Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d’Avignon, la communauté d’agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (60 500 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l’habitat, l’action sociale, le tourisme et l’aménagement du territoire.

Au sein du pôle aménagement et cadre de vie et sous la responsabilité du responsable du service mobilités, le gestionnaire transports exercera les missions suivantes :

Activités et tâches principales du poste :
• Activités et tâches liées à l’accueil des usagers :
o Accueillir le public selon le protocole en vigueur (téléphonique, physique, digital)
o Renseigner sur le fonctionnement du service des transports réguliers et scolaires
o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
o Renseigner le public sur les modalités d’inscription du service transport scolaire, les contenus du service (horaires, lignes...)
o Traiter et transmettre les courriers écrits et électroniques

• Activités de gestion des dossiers d’inscription numériques :
o Vérification des pièces jointes, du trajet attendu par l’élève
o Instruction de la demande déclenchant la demande de paiement
o Vérification du paiement, émission et envoi de la carte de transport
o Gestion des renouvellements des cartes et des duplicatas

• Régie des recettes :
o Collecter les recettes se rapportant aux titres de transports scolaires
o Réaliser les bordereaux de versement
o Gérer les titres de transports (commandes, impression, diffusion)

• Gestion des factures liées au fonctionnement du service :
o Participer à la vérification du service rendu par les transporteurs prestataires
o Elaborer les bons de commandes et les ordres de services des services de transport
o Vérification des factures (tableau de suivi) en interne
o Lien avec les fournisseurs

• Suivi des services auprès des transporteurs :
o Echanger avec les transporteurs pour vérifier des défauts de service signalés
o Collecter et réaliser les fiches horaires des transports scolaires
o Répondre aux interrogations des usagers
o Signaler aux établissements scolaires les difficultés rencontrées et les modifications horaires

• Activités de gestion des courriers et courriels :
o Proposer des éléments de réponse et conserver les documents

• Savoir-faire :
- Techniques d’accueil, règles de communication
- Connaitre l’organisation et les activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’internet
- Techniques de communication téléphonique
- Caractéristiques des usagers
- Techniques et outils de communication
- Techniques de médiation,
- Techniques de secrétariat
- Techniques de capitalisation et de classement de documents
- Techniques de recherche d’information
- Procédures de transmission des demandes
- Droits et obligations des usagers

• Savoir-être :
o A l’écoute et savoir reformuler les demandes
o Autonome, efficace, discrète, méthodique, diplomatique, rigoureux
o Gérer les situations de stress et réguler les tensions
o Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
o Conserver neutralité et objectivité face aux situations
o Adapter son intervention aux différents usagers