Assistant manager
Offre n° O013240712000804
Publiée le 12/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le Balthazar, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
11/09/2024
Date limite de candidature
10/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Poste rattaché à la Direction Générale Déléguée Transition Environnementale Culture Sport et Equipements
Missions / conditions d'exercice
Apporter une aide permanente au directeur de Pôle en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de classement et suivi de dossiers ; de l'assister pour l’ensemble des démarches administratives, organisationnelles ; mais également de participer à l’organisation et à la coordination administrative du Pôle.Proposer méthode d’organisation, de centralisation, de classement et de mise à disposition des dossiers et projets mis en œuvre par les 5 directions du Pôle.
Assurer l’accueil physique et téléphonique,
Gérer l’agenda du Directeur de Pôle, organiser et ajuster les emplois du temps de l’ensemble des directions de pôle par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc…), organiser les réunions (programmation, convocations, réservations des salles),
Coordonner la diffusion des informations et coordonner les retours,
Rédiger les comptes rendus de réunions du Pôle et assurer leur transmission, classement,
Gérer et traiter le courrier (AIRMESS et hors AIRMESS), vérifier les courriers présentés à la signature de la hiérarchie, gérer les parapheurs,
Organiser, classer et archiver les dossiers du Directeur de Pôle,
Assurer la transversalité entre les services et coordonner les productions des directions,
Contrôler le respect des procédures internes à l’institution avant de soumettre à la validation du directeur de pôle,
Prioriser et hiérarchiser les urgences,
Proposer méthode et processus pour faciliter le fonctionnement des équipes du Pôle en matière d’administration,
Participer à l’amélioration des procédures du pôle.
Assurer l’accueil physique et téléphonique,
Gérer l’agenda du Directeur de Pôle, organiser et ajuster les emplois du temps de l’ensemble des directions de pôle par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc…), organiser les réunions (programmation, convocations, réservations des salles),
Coordonner la diffusion des informations et coordonner les retours,
Rédiger les comptes rendus de réunions du Pôle et assurer leur transmission, classement,
Gérer et traiter le courrier (AIRMESS et hors AIRMESS), vérifier les courriers présentés à la signature de la hiérarchie, gérer les parapheurs,
Organiser, classer et archiver les dossiers du Directeur de Pôle,
Assurer la transversalité entre les services et coordonner les productions des directions,
Contrôler le respect des procédures internes à l’institution avant de soumettre à la validation du directeur de pôle,
Prioriser et hiérarchiser les urgences,
Proposer méthode et processus pour faciliter le fonctionnement des équipes du Pôle en matière d’administration,
Participer à l’amélioration des procédures du pôle.
Profils recherchés
Poste accessible uniquement au grade d'avancement adjoint administratif principal 2eme classe ou 1ère classe .
Compétences métiers attendues :
Connaissance des institutions,
Connaissance des procédures administratives,
Prioriser les urgences et missions,
Utilisation des logiciels dédiés aux activités, des outils de gestion de base de données.
Compétences comportementales attendues :
Bonne expression orale/écrite,
Autonomie,
Capacité d'adaptation,
Curiosité d'esprit,
Esprit d'équipe,
Sens de l'organisation,
Capacité de synthèse et d'analyse,
Capacité rédactionnelle et de mise en forme,
Rigueur,
Capacité d’analyse,
Rapidité d’exécution,
Ecoute et discrétion.
Compétences transversales attendues :
Connaître et mettre en œuvre les techniques de secrétariat
Aptitude à la communication orale
Capacités rédactionnelles
Maîtriser l’outil informatique et les applications DECADE, AIRMESS…
Savoir- faire en matière d’échanges avec les élus.
Compétences métiers attendues :
Connaissance des institutions,
Connaissance des procédures administratives,
Prioriser les urgences et missions,
Utilisation des logiciels dédiés aux activités, des outils de gestion de base de données.
Compétences comportementales attendues :
Bonne expression orale/écrite,
Autonomie,
Capacité d'adaptation,
Curiosité d'esprit,
Esprit d'équipe,
Sens de l'organisation,
Capacité de synthèse et d'analyse,
Capacité rédactionnelle et de mise en forme,
Rigueur,
Capacité d’analyse,
Rapidité d’exécution,
Ecoute et discrétion.
Compétences transversales attendues :
Connaître et mettre en œuvre les techniques de secrétariat
Aptitude à la communication orale
Capacités rédactionnelles
Maîtriser l’outil informatique et les applications DECADE, AIRMESS…
Savoir- faire en matière d’échanges avec les élus.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Candidater uniquement via le lien suivant : https://recrutement.ampmetropole.fr/front-jobs-detail.html?id_job=4783
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.