Sous l’autorité de la Directrice des Services à la Population, le Référent du service Etat-Civil et Elections a en charge les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES

REFERENTE ETAT-CIVIL

ETAT CIVIL
Assurer le management de l’équipe et faire remonter les problématiques rencontrées à la Directrice
Gérer et suivre les dossiers de naissances, mariages, décès, PACS, changement de prénoms:
Monter et suivre les dossiers correspondants
Mettre à jour et élaborer les actes - gérer les contentieux y afférant
Demander les livrets de famille
S’occuper de la gestion des dossiers de changements de prénoms
Etablir les actes de reconnaissance
Monter les dossiers de parrainage civil
Gérer et suivre les dossiers « formalités administratives » : carte nationale d’identité, passeport, certificat de vie, certificat d’hébergement, recensement militaire, légalisation des signatures, certifications conformes des documents en provenance d’autorités étrangères, attestation d’accueil

CIMETIERE
En collaboration avec la Directrice des Pompes Funèbres :
Accueillir les familles ou les Sociétés de Pompes Funèbres pour toute demande d’ouverture de caveau
Tenir à jour des plans du cimetière (vérification des constructions des caveaux, disponibilité des emplacements, numérotations des tombes, des allées, du columbarium)
Accueillir les familles pour l’achat d’une concession
Reprendre les concessions abandonnées, les concessions arrivées à expiration ; renouveler les concessions, les terrains communs

REFERENTE DES ELECTIONS
Assurer la gestion des élections politiques
Assurer le pilotage et l’organisation matérielle et administrative des opérations électorales
Assurer la vérification des PV de l’ensemble des bureaux et la rédaction du PV général transmissible en Préfecture
Assurer la formation des agents administratifs présents dans les bureaux de vote lors des élections
Assurer la préparation et le suivi du budget alloué aux élections (demandes de devis, établissement des bons de commande, suivi des dépenses et bilan)
Assurer la gestion des listes électorales et du Répertoire Electoral Unique (la liste nationale, complémentaire européenne et complémentaire municipale) : inscriptions, radiations, changements d’adresse, traitement révisionnel (refonte triennale, révision annuelle)
Assurer le découpage électoral : création de rues et affectation dans un bureau de vote
Traiter la gestion des retours de cartes électorales et des retours de propagandes
Effectuer des échanges avec l’INSEE –Traitement des notifications INSEE : envoi, réception des radiations, inscription d’office et naturalisation
Accueillir le public : inscription, radiations, renseignements divers

Assurer les relations avec la Préfecture et la Sous-Préfecture
Assurer la gestion de la sélection des jurés, la correspondance et le suivi pour les Jury d’assises

REFERENTE RECENSEMENT DE LA POPULATION
Effectuer la mise à jour et l’expertise du RIL de la commune (en continue sur l’année)
Vérifier les listes d’adresses transmises par l’Insee et lors de l’expertise du RIL : sur le terrain (avec le responsable de service) et en concertation avec les autres services municipaux (urbanisme, logement, état civil, voirie, finances…)
Coordonnateur communal adjoint pour le recensement de la population
Préparer, organiser et suivre le recensement de la population avec le responsable du service (vérification des adresses tirées au sort par l’Insee pour le recensement de la population, préparation des documents nécessaires au recensement)
Assurer le recrutement des agents recenseurs
Assurer le suivi des agents recenseurs et saisir informatiquement les données recensées (logiciel de suivi du recensement de l’Insee) pendant le recensement

REFERENTE DES ASSURANCES

MISSIONS SECONDAIRES

Aider le CCAS sur la tenue et révision du fichier des plus de 65 ans
Organiser le prêt de matériel électoral aux services ou entreprises privées
Faire les réponses aux enquêtes administratives
Assurer la polyvalence auprès du service des Affaires Scolaires et de l’accueil de la Maison du Citoyen
Assurer la gestion partagée du Portail famille

Savoirs :
Connaissance du Droit électoral
Connaissance des règles du recensement de la population
Connaissance du territoire

Savoirs faire :
Disposer de capacité d’encadrement et de management d’équipe
Savoir travailler en équipe
Disposer d’une aisance rédactionnelle ainsi que d’une bonne expression orale
Disposer d’une bonne maîtrise de l’outil informatique
Disposer de capacité à rendre compte, à transmettre les informations, à communiquer

Savoirs-être :
Avoir le sens du service public
Etre rigoureux(se), organisé(e) et méthodique
Disposer de qualités humaines et relationnelles
Faire preuve de discrétion et de neutralité
Savoir s’adapter, être dynamique
Avoir un esprit d’initiative et être force de proposition et d’innovation
Etre disponible