Assistant de direction chargé de relations publiques
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013240708000282
Publiée le 08/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Place du Docteur Joseph Bagnaninchi, Saint-Martin-de-Crau (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
08/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
La rémunération nette mensuelle sera basée sur la grille indiciaire d’un Rédacteur territorial relevant de la catégorie B
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité directe du Directeur de Cabinet, l’Assistant(e) de Direction a en charge les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
RELATIONS PUBLIQUES
Programme et met en œuvre toutes opérations de promotion du Maire et des élus
Prend en charge le suivi complet d’évènements spécifiques (séminaires…)
Organise les réceptions et inaugurations diverses
Anticipe les besoins
Encadre les agents de service et assure avec eux, l’installation et le service des réceptions
Gère les relations publiques
Coopère avec d’autres collectivités (intercommunalité…)
Organise les déplacements des élus
Actionne la presse locale par l’intermédiaire du service communication
Participe à la mise en œuvre de projets et outils de communication interne, en lien avec le service communication.
Conçoit et organise des actions d’information
Assure la mise à jour des différents fichiers et listings
Prépare et suit le budget « protocole »
Gère les commandes et les stocks
Traite les diverses demandes des services
Organise les cérémonies patriotiques et autres opérations mémorielles en lien avec l’élu délégué et le Comité de coordination des Associations Patriotiques
Assiste aux réunions aux côtés de l’Elu délégué des Associations Patriotiques et en rédige des comptes rendus.
ASSISTANTE DU DIRECTEUR DE CABINET
Assure la gestion de l’agenda du Maire
Programme les réunions du maire et des élus
Gère la planification et la logistique
Veille à la représentation du maire et/ou de ses élus délégués, sur toutes les manifestations et opérations protocolaires
Assure le suivi administratif de certains rendez-vous
Participe, à la demande du directeur de cabinet, à certaines réunions internes et externes
Rédige divers courriers, notes et comptes rendus
Suit et actualise la mise en œuvre du programme municipal
Elabore et suit des dossiers administratifs
Assure un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs internes et externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles
CABINET DU MAIRE
Prend les appels téléphoniques, renseigne et effectue la prise de messages
Assure l’accueil des personnes
Réceptionne, rédige et transmet les courriers et e-mails
Met à jour les fichiers de suivis : demande de décisions et objectifs, demandes d’interventions, tableau protocole…
Effectue diverses mises sous pli et envois
Assure le suivi Outlook : gestion des mails, archivage et classement de dossiers
Gère en liaison avec les agents du Cabinet du Maire, l’aspect matériel des réunions programmées dans les salles de la Mairie – Gestion des formulaires de réservation des salles de la Mairie – Gestion des réunions avec visioconférence : création du lien pour la connexion et mise en route des réunions
RELATIONS PUBLIQUES
Programme et met en œuvre toutes opérations de promotion du Maire et des élus
Prend en charge le suivi complet d’évènements spécifiques (séminaires…)
Organise les réceptions et inaugurations diverses
Anticipe les besoins
Encadre les agents de service et assure avec eux, l’installation et le service des réceptions
Gère les relations publiques
Coopère avec d’autres collectivités (intercommunalité…)
Organise les déplacements des élus
Actionne la presse locale par l’intermédiaire du service communication
Participe à la mise en œuvre de projets et outils de communication interne, en lien avec le service communication.
Conçoit et organise des actions d’information
Assure la mise à jour des différents fichiers et listings
Prépare et suit le budget « protocole »
Gère les commandes et les stocks
Traite les diverses demandes des services
Organise les cérémonies patriotiques et autres opérations mémorielles en lien avec l’élu délégué et le Comité de coordination des Associations Patriotiques
Assiste aux réunions aux côtés de l’Elu délégué des Associations Patriotiques et en rédige des comptes rendus.
ASSISTANTE DU DIRECTEUR DE CABINET
Assure la gestion de l’agenda du Maire
Programme les réunions du maire et des élus
Gère la planification et la logistique
Veille à la représentation du maire et/ou de ses élus délégués, sur toutes les manifestations et opérations protocolaires
Assure le suivi administratif de certains rendez-vous
Participe, à la demande du directeur de cabinet, à certaines réunions internes et externes
Rédige divers courriers, notes et comptes rendus
Suit et actualise la mise en œuvre du programme municipal
Elabore et suit des dossiers administratifs
Assure un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs internes et externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles
CABINET DU MAIRE
Prend les appels téléphoniques, renseigne et effectue la prise de messages
Assure l’accueil des personnes
Réceptionne, rédige et transmet les courriers et e-mails
Met à jour les fichiers de suivis : demande de décisions et objectifs, demandes d’interventions, tableau protocole…
Effectue diverses mises sous pli et envois
Assure le suivi Outlook : gestion des mails, archivage et classement de dossiers
Gère en liaison avec les agents du Cabinet du Maire, l’aspect matériel des réunions programmées dans les salles de la Mairie – Gestion des formulaires de réservation des salles de la Mairie – Gestion des réunions avec visioconférence : création du lien pour la connexion et mise en route des réunions
Profils recherchés
COMPETENCES RELATIVES AU POSTE
Savoirs
Connaissance des institutions
Connaissance de la municipalité et du fonctionnement de ses services, de l’environnement social, économique, associatif et politique
Connaissance du décret n°89-655 relatif aux cérémonies publiques, préséance, honneurs civils et militaires
Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook, e-atal, e-finances)
Connaissance et respect des procédures de marchés publics
Savoir-faire
Maîtriser de l’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les règles de l’expression écrite et orale
Maîtriser les techniques de secrétariat
Conserver une attitude de neutralité et d’objectivité face aux différentes situations rencontrées
Disposer d’un sens aigu de l’organisation
Disposer de capacité de recherche et de synthèse
Faire preuve d’une capacité d’écoute active
Savoir communiquer de manière claire et professionnelle
Avoir le sens du service public, de la responsabilité et du travail en équipe
Savoir être
Disponible et autonome
Faculté d’adaptation aux changements de situation et aux autres
Savoir gérer son temps ainsi que des plannings
Savoir gérer avec sang-froid, maîtrise de soi, les situations complexes.
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Avoir le sens de la discrétion
Développer un sens aigu du détail et de la rigueur
Savoirs
Connaissance des institutions
Connaissance de la municipalité et du fonctionnement de ses services, de l’environnement social, économique, associatif et politique
Connaissance du décret n°89-655 relatif aux cérémonies publiques, préséance, honneurs civils et militaires
Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook, e-atal, e-finances)
Connaissance et respect des procédures de marchés publics
Savoir-faire
Maîtriser de l’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les règles de l’expression écrite et orale
Maîtriser les techniques de secrétariat
Conserver une attitude de neutralité et d’objectivité face aux différentes situations rencontrées
Disposer d’un sens aigu de l’organisation
Disposer de capacité de recherche et de synthèse
Faire preuve d’une capacité d’écoute active
Savoir communiquer de manière claire et professionnelle
Avoir le sens du service public, de la responsabilité et du travail en équipe
Savoir être
Disponible et autonome
Faculté d’adaptation aux changements de situation et aux autres
Savoir gérer son temps ainsi que des plannings
Savoir gérer avec sang-froid, maîtrise de soi, les situations complexes.
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Avoir le sens de la discrétion
Développer un sens aigu du détail et de la rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0490471729
Informations complémentaires
De formation BAC+2 ou équivalent en tant qu’Assistante de Direction, Assistante de Gestion ou Assistante en relations publiques et disposer d’une expérience significative sur un poste similaire.
Type d’emploi – Titulaire au grade de rédacteur ou ayant réussi le concours et étant inscrit sur liste d’aptitude.
Type d’emploi – Titulaire au grade de rédacteur ou ayant réussi le concours et étant inscrit sur liste d’aptitude.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT-MARTIN DE CRAU
>1 Place du Docteur Joseph Bagnaninchi
13558 ST MARTIN DE CRAU CEDEX
>1 Place du Docteur Joseph Bagnaninchi
13558 ST MARTIN DE CRAU CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.