Chargé de l'accueil / assistant de gestion administrative (h/f)
Offre n° O012241216000328
Publiée le 16/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Chemin de treize pierres, Villefranche-de-Rouergue (Aveyron)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
15/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Située au cœur de l’Occitanie, Ouest Aveyron Communauté (OAC) est au carrefour des départements de l’Aveyron et du Lot. Composée de 29 communes et 28 000 habitants, OAC est un territoire bénéficiant d’atouts forts par sa localisation, son patrimoine naturel et historique, et son tissu économique diversifié.
Engagée dans une véritable démarche de transition territoriale de responsabilité sociétale autour de son projet de territoire « Oser, Accompagner, Concrétiser », la communauté de communes construit sa dynamique autour de deux axes fondateurs : l’attractivité et le développement du territoire, et la transition écologique. C’est au travers de ces lignes directrices que les services d’OAC participent pleinement à la mise en œuvre de projets structurants.
D’un PCAET ambitieux à un Projet Alimentaire Territorial fédérateur, et d’une politique d’accompagnement des entreprises reconnue (certifiée ISO 9001) à l’impulsion de contrats territoriaux (Convention Territoriale Globale, Contrat Local de Santé, Contrat Territoire Lecture,…), OAC offre à ses équipes les conditions d’un épanouissement professionnel et personnel en prise avec des projets d’avenir innovants dans un environnement où responsabilisation, autonomie, transversalité prennent tout leur sens.
Ouest Aveyron Communauté recrute un-e chargé(e) de l’accueil / Assistant(e) de gestion administrative à temps complet.
Engagée dans une véritable démarche de transition territoriale de responsabilité sociétale autour de son projet de territoire « Oser, Accompagner, Concrétiser », la communauté de communes construit sa dynamique autour de deux axes fondateurs : l’attractivité et le développement du territoire, et la transition écologique. C’est au travers de ces lignes directrices que les services d’OAC participent pleinement à la mise en œuvre de projets structurants.
D’un PCAET ambitieux à un Projet Alimentaire Territorial fédérateur, et d’une politique d’accompagnement des entreprises reconnue (certifiée ISO 9001) à l’impulsion de contrats territoriaux (Convention Territoriale Globale, Contrat Local de Santé, Contrat Territoire Lecture,…), OAC offre à ses équipes les conditions d’un épanouissement professionnel et personnel en prise avec des projets d’avenir innovants dans un environnement où responsabilisation, autonomie, transversalité prennent tout leur sens.
Ouest Aveyron Communauté recrute un-e chargé(e) de l’accueil / Assistant(e) de gestion administrative à temps complet.
Missions / conditions d'exercice
CHARGE(E) DE L'ACCUEIL :
- Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ; comprendre les demandes, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'administration : connaître l’organigramme et les missions des différents services, acquérir des connaissances des services afin d’apporter un premier niveau d’informations…
- Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Animer et organiser l’espace d’accueil et d’information
- Mettre à jour les outils logistiques
- Assurer en lien avec le service communication la mise à jour permanente des supports d’affichage public
- Tenir des registres des appels et des visites
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Travail en binôme : nécessité de communiquer, de transmettre les informations pour un suivi efficace des demandes
- Accueillir le public lié à l’action économique de la communauté de communes
- Accueillir les porteurs de projets, les partenaires du guichet unique et les acteurs économiques
- Récolter et organiser les informations relatives aux publics accueillis nécessaire au suivi de l’action de la direction du développement économique
- Renseigner l’outil de gestion de relation usagers (AGDE)
- Représenter l’image de la collectivité auprès des partenaires économiques
- Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés : identifier, qualifier la demande et apporter l’information de premier niveau aux porteurs de projets économiques
ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE :
- Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus
- Après avis du supérieur hiérarchique : enregistrer et distribuer le courrier dans les services
- Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire
- Assurer l’envoi des courriers de toute la collectivité
- Tenir les registres des courriers « entrants et sortants »
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers, tenir les bases de données à jour, réaliser des publipostages
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Mise à jour du site Internet
- Assurer la gestion des salles de réunion en interne et les demandes de locations (rédaction des conventions), établissement d’états des lieux, effectuer le contrôle après utilisation des salles, veiller à garder les espaces de réunions propres (lien avec l’entreprise qui réalise le ménage)
- Assurer la gestion des réservations des véhicules : vérifier les réservations, délivrer les clés
- Planifier les permanences et les sessions d’information et de formations des porteurs de projet
- Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ; comprendre les demandes, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'administration : connaître l’organigramme et les missions des différents services, acquérir des connaissances des services afin d’apporter un premier niveau d’informations…
- Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Animer et organiser l’espace d’accueil et d’information
- Mettre à jour les outils logistiques
- Assurer en lien avec le service communication la mise à jour permanente des supports d’affichage public
- Tenir des registres des appels et des visites
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Travail en binôme : nécessité de communiquer, de transmettre les informations pour un suivi efficace des demandes
- Accueillir le public lié à l’action économique de la communauté de communes
- Accueillir les porteurs de projets, les partenaires du guichet unique et les acteurs économiques
- Récolter et organiser les informations relatives aux publics accueillis nécessaire au suivi de l’action de la direction du développement économique
- Renseigner l’outil de gestion de relation usagers (AGDE)
- Représenter l’image de la collectivité auprès des partenaires économiques
- Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés : identifier, qualifier la demande et apporter l’information de premier niveau aux porteurs de projets économiques
ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE :
- Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus
- Après avis du supérieur hiérarchique : enregistrer et distribuer le courrier dans les services
- Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire
- Assurer l’envoi des courriers de toute la collectivité
- Tenir les registres des courriers « entrants et sortants »
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers, tenir les bases de données à jour, réaliser des publipostages
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Mise à jour du site Internet
- Assurer la gestion des salles de réunion en interne et les demandes de locations (rédaction des conventions), établissement d’états des lieux, effectuer le contrôle après utilisation des salles, veiller à garder les espaces de réunions propres (lien avec l’entreprise qui réalise le ménage)
- Assurer la gestion des réservations des véhicules : vérifier les réservations, délivrer les clés
- Planifier les permanences et les sessions d’information et de formations des porteurs de projet
Profils recherchés
Compétences requises :
• Savoirs :
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des circuits de décision, du fonctionnement de l’établissement public
- Contexte, enjeux et évolutions des collectivités territoriales et plus particulièrement des communautés de communes, cadre règlementaire des politiques publiques
- Techniques de secrétariat, rédactionnelles et de prise de notes, de synthèse, de compte-rendu, publipostage, bases de données
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Techniques de classement et d’archivage
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Règles d’orthographe, de syntaxe et grammaire
- Fonctionnement d’internet
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Annuaire de la collectivité et des autres collectivités, partenariats institutionnels, médias, permanences
- Méthode de recueils et de traitement de l’information
- Bonne connaissance des outils de standard téléphonique
- Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse et de communication / langages de communication et vocabulaire professionnel du service et des instances
- Techniques de communication orale et écrite, de reformulation (connaître les règles de qualité)
• Savoir-faire
- Tenir un document de liaison des sollicitations et demandes des usagers et transmettre au service concerné ; Elaborer des supports, concevoir et organiser des informations
- Capacité d'analyse, d'initiative et de réaction,
- Adaptation aux changements,
- Grande disponibilité dans la gestion de la relation d'accueil des usagers et des élus,
- Être relativement autonome et avoir le sens du service public
- Informer les usagers sur les activités de la communauté de communes ou d’un service
- Remettre les documents ou transmettre les informations aux usagers sur la collectivité et les permanences tenues au sein du bâtiment
- Rédiger divers courriers, notes et documents selon les demandes
- Recueillir, vérifier sélectionner et hiérarchiser des informations afin de diffuser en interne ou en externe
- Entretenir des réseaux relationnels multiples
- Gérer les demandes de la collectivité et faire remonter les informations au supérieur
- Synthétiser les informations
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur et gérer les conflits ou les réclamations
• Savoir-être :
Être organisé, disponible, rigoureux sur le langage de la communication, polyvalent, réactif, à l’écoute, diplomate, communiquant, avoir des facilités relationnelles, avoir l’esprit d’initiative et d’équipe, être force de proposition en vue de l’amélioration des outils de gestion administrative, de liaison et de transmission des informations collectées à l'accueil, avoir une bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, avoir le sens du service public, devoir de réserve; être autonome, faire preuve de discrétion et de réserve.
Qualifications requises (diplômes, formations…) :
Être titulaire du permis B, maîtriser l’outil informatique, la bureautique ; Avoir des connaissances sur l’environnement territorial et ses enjeux et évolutions, et sur la modernisation des outils de communication et de rédaction et les procédures administratives/instances.
• Savoirs :
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des circuits de décision, du fonctionnement de l’établissement public
- Contexte, enjeux et évolutions des collectivités territoriales et plus particulièrement des communautés de communes, cadre règlementaire des politiques publiques
- Techniques de secrétariat, rédactionnelles et de prise de notes, de synthèse, de compte-rendu, publipostage, bases de données
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Techniques de classement et d’archivage
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Règles d’orthographe, de syntaxe et grammaire
- Fonctionnement d’internet
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Annuaire de la collectivité et des autres collectivités, partenariats institutionnels, médias, permanences
- Méthode de recueils et de traitement de l’information
- Bonne connaissance des outils de standard téléphonique
- Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse et de communication / langages de communication et vocabulaire professionnel du service et des instances
- Techniques de communication orale et écrite, de reformulation (connaître les règles de qualité)
• Savoir-faire
- Tenir un document de liaison des sollicitations et demandes des usagers et transmettre au service concerné ; Elaborer des supports, concevoir et organiser des informations
- Capacité d'analyse, d'initiative et de réaction,
- Adaptation aux changements,
- Grande disponibilité dans la gestion de la relation d'accueil des usagers et des élus,
- Être relativement autonome et avoir le sens du service public
- Informer les usagers sur les activités de la communauté de communes ou d’un service
- Remettre les documents ou transmettre les informations aux usagers sur la collectivité et les permanences tenues au sein du bâtiment
- Rédiger divers courriers, notes et documents selon les demandes
- Recueillir, vérifier sélectionner et hiérarchiser des informations afin de diffuser en interne ou en externe
- Entretenir des réseaux relationnels multiples
- Gérer les demandes de la collectivité et faire remonter les informations au supérieur
- Synthétiser les informations
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur et gérer les conflits ou les réclamations
• Savoir-être :
Être organisé, disponible, rigoureux sur le langage de la communication, polyvalent, réactif, à l’écoute, diplomate, communiquant, avoir des facilités relationnelles, avoir l’esprit d’initiative et d’équipe, être force de proposition en vue de l’amélioration des outils de gestion administrative, de liaison et de transmission des informations collectées à l'accueil, avoir une bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, avoir le sens du service public, devoir de réserve; être autonome, faire preuve de discrétion et de réserve.
Qualifications requises (diplômes, formations…) :
Être titulaire du permis B, maîtriser l’outil informatique, la bureautique ; Avoir des connaissances sur l’environnement territorial et ses enjeux et évolutions, et sur la modernisation des outils de communication et de rédaction et les procédures administratives/instances.
Contact et modalités de candidature
Contact
0565650801
Informations complémentaires
Statut : Agent de catégorie C (adjoint administratif)
Date limite des candidatures : 15 janvier 2025
Jury de recrutement organisé semaine du 27 janvier 2025
Date prévisionnelle d’embauche : 1er mars 2025
Poste à temps complet
Temps de travail : 39h hebdomadaire et 23 RTT/an
Rémunération statutaire + prime+ avantages divers (CNAS, participation employeur mutuelle)
Merci d’adresser votre candidature,
CV et lettre de motivation,
sous la référence « ACC » à :
Monsieur le Président
Ouest Aveyron Communauté
Bâtiment INTERACTIS
Chemin de treize pierres
BP 421
12204 VILLEFRANCHE DE ROUERGUE
ou par mail, uniquement à l’adresse : recrutement@ouestaveyron.fr
Date limite des candidatures : 15 janvier 2025
Jury de recrutement organisé semaine du 27 janvier 2025
Date prévisionnelle d’embauche : 1er mars 2025
Poste à temps complet
Temps de travail : 39h hebdomadaire et 23 RTT/an
Rémunération statutaire + prime+ avantages divers (CNAS, participation employeur mutuelle)
Merci d’adresser votre candidature,
CV et lettre de motivation,
sous la référence « ACC » à :
Monsieur le Président
Ouest Aveyron Communauté
Bâtiment INTERACTIS
Chemin de treize pierres
BP 421
12204 VILLEFRANCHE DE ROUERGUE
ou par mail, uniquement à l’adresse : recrutement@ouestaveyron.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.