Assistant(e) Administratif(ve)
Offre n° O012241031000399
Publiée le 31/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Rodez (Aveyron)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
30/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la direction du Responsable du service Environnement Urbain, l’agent a pour fonctions :
- Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure
- Assistance à sa hiérarchie immédiate
- Gestion des engagements et liquidations budgétaires du pôle, refacturation et Etat de recouvrement
- Participation à la gestion administrative du parc auto et de la station à carburant
- Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure
- Assistance à sa hiérarchie immédiate
- Gestion des engagements et liquidations budgétaires du pôle, refacturation et Etat de recouvrement
- Participation à la gestion administrative du parc auto et de la station à carburant
Missions / conditions d'exercice
Comptabilité des engagements et liquidations du Centre Technique Municipal
• Saisie, analyse et orientation des bons de commandes
• Saisie des engagements et liquidations budgétaires
• Ventilation analytique des bons de commandes
• Edition des documents budgétaires pour les différents services, aide au budget, DM et BS.
Tâches administratives sur l’activité du Parc Automobile
• Saisie et suivi des bons de commande des pièces automobiles
• Saisie de l’activité du parc auto dans le logiciel Astech (pièces, contrôles réglementaires…)
• Transmission des coûts de fonctionnement et réalisation de titres de recettes
• Gestion des prêts des véhicules
• Gestion de la station en collaboration avec le responsable environnement urbain : affectation des badges, suivi des consommations, autorisation de prise de carburant et assurer le réapprovisionnement de carburant.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
• Accueil physique, recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
• Suivi des actions de la brigade verte.
• Transmission des messages aux responsables d’équipes et de secteurs
• Accueil et gestion des appels en période de déneigement
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi et traitement de tous les documents se rapportant aux marchés, des courriers, des rapports et des Comptes rendus divers
• Réception et distribution du courrier, archivage
• Gestion des rendez-vous
• Gestion des congés et réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel
Gestion des procédures et activités des services
• Suivi administratif des astreintes du week-end
• Diffusion et affichage des informations et documents réglementaires et d'information
• Commande et gestion des fournitures
• Gestion des prêts des salles de réunion
• Gestion des réservations des salles de réunion du CTM et des Véhicules
• Saisie, analyse et orientation des bons de commandes
• Saisie des engagements et liquidations budgétaires
• Ventilation analytique des bons de commandes
• Edition des documents budgétaires pour les différents services, aide au budget, DM et BS.
Tâches administratives sur l’activité du Parc Automobile
• Saisie et suivi des bons de commande des pièces automobiles
• Saisie de l’activité du parc auto dans le logiciel Astech (pièces, contrôles réglementaires…)
• Transmission des coûts de fonctionnement et réalisation de titres de recettes
• Gestion des prêts des véhicules
• Gestion de la station en collaboration avec le responsable environnement urbain : affectation des badges, suivi des consommations, autorisation de prise de carburant et assurer le réapprovisionnement de carburant.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
• Accueil physique, recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
• Suivi des actions de la brigade verte.
• Transmission des messages aux responsables d’équipes et de secteurs
• Accueil et gestion des appels en période de déneigement
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi et traitement de tous les documents se rapportant aux marchés, des courriers, des rapports et des Comptes rendus divers
• Réception et distribution du courrier, archivage
• Gestion des rendez-vous
• Gestion des congés et réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel
Gestion des procédures et activités des services
• Suivi administratif des astreintes du week-end
• Diffusion et affichage des informations et documents réglementaires et d'information
• Commande et gestion des fournitures
• Gestion des prêts des salles de réunion
• Gestion des réservations des salles de réunion du CTM et des Véhicules
Profils recherchés
Savoir :
• Techniques de secrétariat, rédaction de courrier
• Maîtriser les techniques de communication
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Pratique de Word, Excel, Tokheim, Central Parc, Civil Finances, Workflow (Saisies et liquidations des engagements, Balance budgétaire, grand livre pour les services Mécanique, E. Verts, Propreté, Mécanique, Magasin).
• Maitrise du budget
Savoir-faire :
• Organiser, planifier, recevoir, filtrer…
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Adaptabilité en fonction de l'environnement professionnel
• Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Savoir être :
• Sens du service public
• Disponibilité et écoute
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité d’adaptation
• Techniques de secrétariat, rédaction de courrier
• Maîtriser les techniques de communication
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Pratique de Word, Excel, Tokheim, Central Parc, Civil Finances, Workflow (Saisies et liquidations des engagements, Balance budgétaire, grand livre pour les services Mécanique, E. Verts, Propreté, Mécanique, Magasin).
• Maitrise du budget
Savoir-faire :
• Organiser, planifier, recevoir, filtrer…
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Adaptabilité en fonction de l'environnement professionnel
• Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Savoir être :
• Sens du service public
• Disponibilité et écoute
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité d’adaptation
Contact et modalités de candidature
Contact
0565778800
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation et CV.
Pour les candidats statutaires, joindre le dernier arrêté fixant la position administrative.
Pour les candidats statutaires, joindre le dernier arrêté fixant la position administrative.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.