Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O010241119000077
Publiée le 19/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Maurice Jacquinot, Lusigny-sur-Barse (Aube)
Poste à pourvoir le
16/01/2025
Date limite de candidature
06/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
selon grille indiciaire + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Missions / conditions d'exercice
• Accueil :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (attestation, etc…).
• Secrétariat général :
- Gérer le courrier entrant et sortant : enregistrement, mise sous pli, dépôt des recommandés au Bureau de poste…
- Gérer les espaces d’affichage intérieur et extérieurs : affichage règlementaire et évènementiel
- Gestion des mises à disposition des salles et du matériel : planning de réservation, conventions
- Fournitures administratives, logistique : recensement des besoins, commande, réception des commande, installation de la salle de conseil, relevé des compteurs des copieurs et communication au prestataire, commande de consommable
- Invitations : évènements, cérémonies…
• Etat civil, cimetière, liste électorale, recensement militaire :
- Tenue des registres et rédaction des actes, préparation des dossiers et cérémonies
- Tenue de la liste électorale : inscription, radiation, édition des cartes, préparation des élections, participation à l’organisation des bureaux de vote, organisation de la commission
- Gestion des concessions, des procédures de renouvellement, de reprises…
- Enregistrer et transmettre les demandes de recensement militaire
• Service des assemblées
- Préparer les séances en lien avec la DGS et les services et tenue des registres : dossiers, convocations, comptes rendus, délibération (transmission au contrôle de légalité), publicité des actes (affichage et diffusion sur le site)
• Régie
- Régisseur : photocopie, inscription médiathèque,
- Dépôts espèces et chèque
- Editions des pièces justificatives
• Autorisations en lien avec les pouvoirs de police du maire
- Débits de boisson : Licences IV (déclaration, conventions), autorisations temporaires
- Autorisation d’occupation du domaine public
- Chiens dangereux : enregistrement des dossiers de déclaration
- Déclarations meublés de tourisme,
- Assurer le remplacement de l'agent absence sur certains domaines .
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (attestation, etc…).
• Secrétariat général :
- Gérer le courrier entrant et sortant : enregistrement, mise sous pli, dépôt des recommandés au Bureau de poste…
- Gérer les espaces d’affichage intérieur et extérieurs : affichage règlementaire et évènementiel
- Gestion des mises à disposition des salles et du matériel : planning de réservation, conventions
- Fournitures administratives, logistique : recensement des besoins, commande, réception des commande, installation de la salle de conseil, relevé des compteurs des copieurs et communication au prestataire, commande de consommable
- Invitations : évènements, cérémonies…
• Etat civil, cimetière, liste électorale, recensement militaire :
- Tenue des registres et rédaction des actes, préparation des dossiers et cérémonies
- Tenue de la liste électorale : inscription, radiation, édition des cartes, préparation des élections, participation à l’organisation des bureaux de vote, organisation de la commission
- Gestion des concessions, des procédures de renouvellement, de reprises…
- Enregistrer et transmettre les demandes de recensement militaire
• Service des assemblées
- Préparer les séances en lien avec la DGS et les services et tenue des registres : dossiers, convocations, comptes rendus, délibération (transmission au contrôle de légalité), publicité des actes (affichage et diffusion sur le site)
• Régie
- Régisseur : photocopie, inscription médiathèque,
- Dépôts espèces et chèque
- Editions des pièces justificatives
• Autorisations en lien avec les pouvoirs de police du maire
- Débits de boisson : Licences IV (déclaration, conventions), autorisations temporaires
- Autorisation d’occupation du domaine public
- Chiens dangereux : enregistrement des dossiers de déclaration
- Déclarations meublés de tourisme,
- Assurer le remplacement de l'agent absence sur certains domaines .
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées,
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…).
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public).
- SAVOIR ETRE :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Sens de la diplomatie
- Savoir rendre compte de son activité
- Esprit d'initiative, anticipation et autonomie.
- Rigueur, organisation, adaptabilité, discrétion, réactivité.
- Qualités relationnelles.
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Capacité à travailler en équipe
- Respect de la hiérarchie,
- Sens du service public : respect de l’image du service public, discrétion professionnelle, disponibilité, égalité de traitement, comportement interne et externe.
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées,
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…).
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public).
- SAVOIR ETRE :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Sens de la diplomatie
- Savoir rendre compte de son activité
- Esprit d'initiative, anticipation et autonomie.
- Rigueur, organisation, adaptabilité, discrétion, réactivité.
- Qualités relationnelles.
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Capacité à travailler en équipe
- Respect de la hiérarchie,
- Sens du service public : respect de l’image du service public, discrétion professionnelle, disponibilité, égalité de traitement, comportement interne et externe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0325412001
Informations complémentaires
CV + LETTRE DE MOTIVATION
Pour les fonctionnaires, dernier arrêté de situation administrative.
Pour les fonctionnaires, dernier arrêté de situation administrative.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.