assistant(e) de gestion administrative service citoyenneté - équipe élections
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Offre n° O008240426001292
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville de Mézières, Charleville-Mézières (Ardennes)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
06/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Direction métier : Direction de la Citoyenneté et de la Sécurité Domaine d’activité : Service Citoyenneté
Localisation du poste : Hôtel de Ville
Autorité hiérarchique : Responsable Service Citoyenneté
contexte du poste : Dans le cadre de la mise en place d’une démarche qualité et de relation à l’usager au sein du service citoyenneté, des mairies de quartier, de l’accueil ainsi que du standard téléphonique, l’agent devra faire preuve de polyvalence en tant que de besoin.
Localisation du poste : Hôtel de Ville
Autorité hiérarchique : Responsable Service Citoyenneté
contexte du poste : Dans le cadre de la mise en place d’une démarche qualité et de relation à l’usager au sein du service citoyenneté, des mairies de quartier, de l’accueil ainsi que du standard téléphonique, l’agent devra faire preuve de polyvalence en tant que de besoin.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion de la liste électorale : Mettre à jour la liste électorale, Organiser les cérémonies de remise des cartes d’électeurs, Conduire des enquêtes dans le cadre de retour de carte d’électeur et de propagande, Assurer la saisie informatique des inscriptions sur la liste électorale (nouveaux arrivants, modifications d’adresse, modifications des noms d’usage, affectations des bureaux de vote...), Préparer et suivre les travaux de la Commission de contrôle : convocations, tableaux des mouvements, procès-verbal.
Organisation administrative et technique des scrutins lors des élections politiques : Préparer les documents nécessaires à un scrutin (tableaux divers, gestion du personnel travaillant lors des scrutins, listes d’émargements, des cartes retournées, des procurations, de différents imprimés et affiches ...) en lien avec le responsable, Organiser les scrutins en transversalité avec les services opérationnels (services techniques, informatique, police municipale, moyens généraux, cuisine centrale, etc.) en lien avec le responsable, Préparer tout le matériel nécessaire dans chaque bureau de vote (caisses, enveloppes et bulletins de vote, caisses administratives, caisses alimentations et petit matériel), Gérer les procurations
Recensement militaire des jeunes : Gérer les attestations pour les jeunes dès 16 ans, Assurer la transmission trimestrielle auprès du Centre du Service National
Recensement des Immeubles Locatifs : Contribuer à l’alimentation et la mise à jour du répertoire et de la base de données, Déplacement sur site
Recensement de la population : Organiser la collecte de recensement, Organiser les opérations entre la Ville et l’Insee, Encadrer les agents recenseurs, Déplacement sur site
Recensement des syndicats professionnels : Réceptionner les statuts et les transmettre au procureur de la République, Tenir à jour le répertoire
Désignation de Jurés d’assises, Organiser le tirage au sort, Informer et gérer la liste des jurés, Faire l’interface avec les autorités judiciaires
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES
Gestion des relations avec les usagers : assurer le suivi des indicateurs de suivi de la démarche Qualité
Gestion du personnel d’accueil lors des cérémonies le samedi et l’office des élus
Gestion du courrier de l’ensemble du service Citoyenneté via le logiciel KIOSK
Suivi des demandes du service reprographie via le logiciel EASYREPRO ainsi que les demandes techniques via le logiciel ASTECK
Assistance au responsable de service
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Travail de bureau / à l’extérieur
Déplacements sur le territoire de la commune
Contact avec le public / travail en équipe
Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
Horaires du lundi au vendredi :
Fixes : 08h45-11h30 / 13h45-16h30
Variables : 07h45-08h45 / 16h30-18h00
Amplitudes horaires : 08h30-12h00 / 13h00-17h00 (ouverture au public)
RTT
Moyens matériels : poste informatique, téléphone
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion de la liste électorale : Mettre à jour la liste électorale, Organiser les cérémonies de remise des cartes d’électeurs, Conduire des enquêtes dans le cadre de retour de carte d’électeur et de propagande, Assurer la saisie informatique des inscriptions sur la liste électorale (nouveaux arrivants, modifications d’adresse, modifications des noms d’usage, affectations des bureaux de vote...), Préparer et suivre les travaux de la Commission de contrôle : convocations, tableaux des mouvements, procès-verbal.
Organisation administrative et technique des scrutins lors des élections politiques : Préparer les documents nécessaires à un scrutin (tableaux divers, gestion du personnel travaillant lors des scrutins, listes d’émargements, des cartes retournées, des procurations, de différents imprimés et affiches ...) en lien avec le responsable, Organiser les scrutins en transversalité avec les services opérationnels (services techniques, informatique, police municipale, moyens généraux, cuisine centrale, etc.) en lien avec le responsable, Préparer tout le matériel nécessaire dans chaque bureau de vote (caisses, enveloppes et bulletins de vote, caisses administratives, caisses alimentations et petit matériel), Gérer les procurations
Recensement militaire des jeunes : Gérer les attestations pour les jeunes dès 16 ans, Assurer la transmission trimestrielle auprès du Centre du Service National
Recensement des Immeubles Locatifs : Contribuer à l’alimentation et la mise à jour du répertoire et de la base de données, Déplacement sur site
Recensement de la population : Organiser la collecte de recensement, Organiser les opérations entre la Ville et l’Insee, Encadrer les agents recenseurs, Déplacement sur site
Recensement des syndicats professionnels : Réceptionner les statuts et les transmettre au procureur de la République, Tenir à jour le répertoire
Désignation de Jurés d’assises, Organiser le tirage au sort, Informer et gérer la liste des jurés, Faire l’interface avec les autorités judiciaires
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES
Gestion des relations avec les usagers : assurer le suivi des indicateurs de suivi de la démarche Qualité
Gestion du personnel d’accueil lors des cérémonies le samedi et l’office des élus
Gestion du courrier de l’ensemble du service Citoyenneté via le logiciel KIOSK
Suivi des demandes du service reprographie via le logiciel EASYREPRO ainsi que les demandes techniques via le logiciel ASTECK
Assistance au responsable de service
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Travail de bureau / à l’extérieur
Déplacements sur le territoire de la commune
Contact avec le public / travail en équipe
Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
Horaires du lundi au vendredi :
Fixes : 08h45-11h30 / 13h45-16h30
Variables : 07h45-08h45 / 16h30-18h00
Amplitudes horaires : 08h30-12h00 / 13h00-17h00 (ouverture au public)
RTT
Moyens matériels : poste informatique, téléphone
Profils recherchés
Diplôme(s)
Bac et +
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques (Word®, Excel®, Powerpoint®, Outlook®…)
Qualités rédactionnelles et organisationnelles
Aisance avec l’outil informatique (travail sur logiciels métiers spécifiques)
Maîtrise du cadre réglementaire et législatif
Savoir être
Sens du travail en équipe
Discrétion
Rigueur
Autonomie et prise d’initiative
Capacité à s’intégrer rapidement et à travailler en transversalité
Maîtrise des techniques d'écoute, d'accueil et de régulation
Autres
Permis B
Bac et +
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques (Word®, Excel®, Powerpoint®, Outlook®…)
Qualités rédactionnelles et organisationnelles
Aisance avec l’outil informatique (travail sur logiciels métiers spécifiques)
Maîtrise du cadre réglementaire et législatif
Savoir être
Sens du travail en équipe
Discrétion
Rigueur
Autonomie et prise d’initiative
Capacité à s’intégrer rapidement et à travailler en transversalité
Maîtrise des techniques d'écoute, d'accueil et de régulation
Autres
Permis B
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE
Veuillez contacter la direction de la sécurité et de la citoyenneté par courriel à l’adresse suivante :
aurélie.bruyerre@mairie-charlevillemezieres.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
Adressez CV et lettre de motivation par courriel à l’adresse suivante :
recrutement@ardenne-metropole.fr
Jusqu’au 6 septembre 2024
en précisant l’intitulé du poste en objet
Veuillez contacter la direction de la sécurité et de la citoyenneté par courriel à l’adresse suivante :
aurélie.bruyerre@mairie-charlevillemezieres.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
Adressez CV et lettre de motivation par courriel à l’adresse suivante :
recrutement@ardenne-metropole.fr
Jusqu’au 6 septembre 2024
en précisant l’intitulé du poste en objet
Adresse de l'employeur
CHARLEVILLE-MEZIERES
>mairie place du Théâtre
08109 Charleville-Mézières cedex
>mairie place du Théâtre
08109 Charleville-Mézières cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.