Sous l'autorité de la Direction Générale Adjointe Solidaité, Direction Territoriale d'Action Sociale Centre, Service CMS de Guilherand Granges.

La direction du territoire met en œuvre l’ensemble des missions départementales liées à l’action sociale dans les domaines de la santé, de la famille, de la prévention, de l’insertion, de l’aide sociale à l’enfance et de l’autonomie
Le centre médico-social propose un service de proximité pour l’accès aux droits et l’accompagnement du public

La/le secrétaire du CMS assure l’accueil physique et téléphonique du public. Elle/il informe, évalue, oriente vers les professionnels concernés. Elle/il fait le lien entre la direction du territoire, le centre médico-social, les partenaires (particulièrement en lien étroit avec les maisons de service au public et autre accueil social de proximité) et les usagers. Elle/il veille au fonctionnement global du CMS.

MISSIONS DE SECRETARIAT POLYVALENT :
• Accueil physique et téléphonique du public
• Articulation accueil téléphonique centre de contact et accueil en cms
• Ecoute, recueil d’information, orientation
• Saisie dans les logiciels professionnels de l’institution
• Prise de rendez-vous
• Liaison avec organismes extérieurs
• Organisation de l’information en salle d’attente (espace « ressources »)

MISSIONS DE SECRETARIAT POLYVALENT :
• Suppléance entre secrétaires (avec une priorité sur l’accueil du public)
• Gestion des missions pmi
• Traitement du courrier (enregistrement, saisie…)
• Constitution de dossiers
• Tenue des plannings des locaux
• Evaluation des besoins en fournitures et mobilier
• Classement/archivage, activités documentaires
• Rédaction de compte-rendu, appui technique aux professionnels en matière d’écrits (rapports sociaux et courriers)
• Tenue de statistiques
• Rapport d’activités
• Participation à la vie du pôle : réunions d’équipe, instances d’évaluation, etc.
• Coordination des informations entre professionnelles

ACTIVITES OU FONCTIONS SPECIFIQUES
• Soutien aux secrétaires référentes RSA, MDPH, FUL et PMI et prise de relais en leur absence.
• Instruction de certains dossiers selon les besoins en lien direct avec les usagers.
• Secrétariat du centre de santé sexuelle : tenue de dossiers médicaux, prise de rendez-vous, suivi des protocoles institués sous l’autorité technique du médecin (liens avec les laboratoires, liens avec les structures de soins et les partenaires, protocole ivg médicamenteuse) renseignements et orientation de premier niveau.

SAVOIR :
- Connaissance du fonctionnement institutionnel des collectivités
- Connaissance du domaine de l’action sociale (ful, pch, insertion, enfance…)
- Connaissance en gestion administrative et comptable des administrations

SAVOIR FAIRE :
- Aptitude à accueillir, écouter, informer et orienter
- Capacité à adapter son intervention aux différents publics, au téléphone ou physiquement
- Capacité pour procéder à un premier niveau d’analyse de la demande de l’usager
- Maitrise de l’outil informatique, saisie, classement et archivage (word, excel, power point, genesis, horus, viesion)
- Capacités rédactionnelles et organisationnelles
- Capacité à rechercher l’information, et à réactualiser ses connaissances
- Capacité à organiser les informations nécessaires dans la salle d’attente, repérer les besoins en termes d’informations nécessaires, et autorisées en fonction des besoins des usagers
- Capacité à créer des outils pratiques d’informations aux usagers ou de mettre en évidence l’information
- Aptitude à recenser les problématiques les plus prégnantes pour faciliter si nécessaire une analyse des besoins sociaux de la population
- Capacité à s’impliquer dans les actions collectives
- Connaissance de l’institution, de ses missions, de son fonctionnement, la législation et les droits sociaux

SAVOIR ETRE PROFESSIONNEL :
- Sens des relations humaines, disponibilité et bienveillance
- Droit de réserve et discrétion professionnelle
- Garant du secret professionnel (par missions)
- Sensibilité aux problématiques sociales
- Inscription dans une démarche participative à l’égard des usagers
- Inscription dans l’aller-vers avec les usagers et les partenaires
- Travail en équipe et dans l’interdisciplinarité
- Savoir rendre compte de son activité

CONTRAINTES HORAIRES (PLAGES HORAIRES VARIABLES / WEEK-END…) : obligation de présence en fonction de l’ouverture du service au public (8h30-12h et 13h30-17h)
Assurer le secrétariat sur l’ensemble des CMS de la DTAS en cas de situation dégradée.

DEPLACEMENTS : réguliers, notamment pour dépôt de prélèvements au laboratoire