Placé à 50% sous l'autorité du chef(fe) de service de l'administration générale, l'agent chargé d'accueil a pour vocation d'accueillir et renseigner les administrés physiquement et téléphoniquement. Il est capable d'orienter vers les personnes et services compétents. Il est en charge de la gestion administrative du courrier et des
locations de salle.
Placé à 50% sous l'autorité du chef(e) de service population, l'officier de l'état civil délivre, au guichet, les copies d'actes d'état civil, les livrets de famille, divers certificats, légalise les signatures et assure l'accueil physique et téléphonique du public. Il instruit les demandes de cartes nationales d'identité et passeports, d'attestations d'accueil et réceptionne les demandes d'inscriptions sur les listes électorales Il est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur.

- Accueil physique et téléphonique des usagers :
o Accueillir le public avec amabilité
o Savoir prendre des messages
o S'exprimer clairement et reformuler les demandes
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et physiques
o Gérer les situations de stress et réguler les tensions
o Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
o Conserver neutralité et objectivité face aux situations
o Savoir s'adapter aux publics de cultures différentes
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
o Saisir les demandes des usagers par le biais d'Annonay le fil

- Gestion et affichage des informations, du courrier et des réservations de salles
(chargé(e) d'accueil) :
o Diffuser des informations ou des documents par voie affichage ou au
sein des services
o Assurer l'affichage (arrêté, permis de construire, bans, ...) pour les
services extérieurs
o Tenir à jour le fichier des " fiches procédures " sur intranet
o Créer des fiches procédures et les mettre à jour
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Assurer la polyvalence sur différents sites de la collectivité
o Réaliser l'ouverture et enregistrement du courrier départ et arrivée
o S'assurer de la transmission et du dispatching aux services concernés
des courriers et des instructions
o Affranchissement du courrier
o Réception des marchés publics et colis
o Réaliser un ensemble de tâches administratives ; archivage courriers, (ouverture, enregistrement, ventilation, affranchissement), tenue de certains fichiers (suivi des consommations affranchissements du courrier, des horaires d'ouvertures des différents sites...), et de secrétariat
o Gérer un planning de réservation de salle
o Gérer la location des salles dans son ensemble (visite des salles, contrat,
facturation, titres de recette).
o Établir les conventions si nécessaires et les décisions sur Air'délib
o Faire appliquer les règles et consignes d'hygiène et de sécurité liées aux salles
o Travailler en transversalité avec d'autres services

- Gestion du courrier papier et dématérialisé (OEC) :
o Répondre quotidiennement au courrier : délivrance de copies d'actes
de l'état civil
o Apposer les mentions en marge des actes de l'état civil reçues par voie
postale
o Traiter les demandes (dématérialisées) COMEDEC émanant des notaires
et du CERT
Instruction des dossiers de
cartes nationales d'identité et
des passeports
(OEC)
o Prendre les rendez-vous en vue d'établir une pièce d'identité
o Informer les administrés des pièces justificatives à fournir, selon leur
situation, pour l'établissement de leur pièce d'identité
o Saisir les dossiers sur le dispositif de recueil et assurer le suivi de ses
dossiers

Compétences requises pour le poste :

- Sens du service public et ses valeurs
- Savoir accueillir, renseigner et orienter les usagers
- Savoir faire preuve de discrétion et de respect du secret professionnel
- Réactivité et autonomie
- Savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie
- Maîtrise des logiciels métiers et des outils bureautiques
- Esprit d'équipe, qualités relationnelles et humaines
- Polyvalence et autonomie
- Capacité d'organisation, d'initiatives et d'anticipation