Chargé d'accueil et assistant administratif (h/f)
Offre n° O006250424000952
Publiée le 24/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
11 boulevard du Général de Gaulle
CS35100
06531 PEYMEINADE Cedex
04 93 66 10 05
CS35100
06531 PEYMEINADE Cedex
04 93 66 10 05
Lieu de travail
Mairie de Peymeinade BD GAL DE GAULLE (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
24/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du directeur des services techniques, vous aurez pour mission la gestion administrative du service. Vous serez amené(e) à assister les sous-directions dans leur organisation administrative et assurerez un rôle de référent(e) ressources humaines.
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la citoyenneté et des affaires générales, vous assurerez l'accueil téléphonique et physique de l'hôtel de ville afin de renseigner et orienter le public.
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la citoyenneté et des affaires générales, vous assurerez l'accueil téléphonique et physique de l'hôtel de ville afin de renseigner et orienter le public.
Missions / conditions d'exercice
Activités au sein de la direction des Services Techniques 3 jours/semaine :
- Accueillir, renseigner et orienter le public ;
- Réceptionner et enregistrer les demandes sur le logiciel métier ASTECH ;
- Transmettre les doléances et répartir/attribuer les petits travaux urgents ;
- Gérer la boîte mail du service ;
- Rédiger des courriers ;
- Assurer le suivi du courrier entrée et départ ;
- Gérer l'agenda et la prise de rendez-vous des cadres de la direction ;
- Assister le directeur des services techniques et ses adjoints ;
- Etablir et transmettre le tableau récapitulatif mensuel des besoins en matériel pour les manifestations ;
- Réceptionner les demandes, élaborer un planning et transmettre la liste des encombrants ;
- Réaliser les plannings avec le responsable de la régie municipale, les diffuser aux chefs de cellules ;
- Assurer le lien entre les agents du service et la direction des ressources humaines ;
- Préparer, contrôler et transmettre les variables de paie (primes, heures supplémentaires, astreintes, etc) ;
- Gérer les demandes d'absences (congés, RTT, etc) et les soumettre à la validation de la direction ;
- Etablir et transmettre le planning des astreintes ;
- Suivre le plan de formation et accompagner les agents de la direction ;
- Préparer les commandes de vêtements et d'équipements (collecte et contrôle des besoins, préparation de devis, bon de commande, suivi des commandes, suivi de réception et distribution aux agents) ;
- Gérer le magasin habillement / EPI ;
- Assister dans la gestion des dossiers ERP/ERT (gestion administrative, commission de sécurité, communication des arrêtés et classement des documents) ;
- Créer les bons de commandes, assurer le suivi, rapprocher les factures dans le logiciel CIRIL GF ;
- Enregistrer et suivre les demandes de travaux ou d'interventions ;
- Gérer le classement et le rangement des archives ;
- Assurer un lien avec la direction des affaires générales pour la conservation des archives communales.
Activités au sein de la direction Citoyenneté et Affaires Générales 2 jours /semaine :
- Accueil physique et téléphonique : transmettre les appels externes et internes, identifier les demandes et appréhender les urgences, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services et / ou partenaires compétents ;
- Prendre des messages ;
- Actualiser les informations mises à disposition du public (documentation, affichage, etc) ;
- Accompagner et aider les administrés dans leurs démarches administratives (dispositif aidant connect) ;
- Apporter son soutien administratif et logistique aux agents du service citoyenneté (affaires funéraires / élections / recensement de la population/ archives communales) ;
- Participer aux manifestations organisées par le service ;
- En cas de nécessité, assurer la gestion du courrier (affranchissement, enregistrement, distribution).
Rémunération et autres conditions d'emploi :
- Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année ;
- Adhésion possible au Comité des œuvres sociales ;
- Poste à temps complet, 37h30 hebdomadaires, avec des dépassements d'horaires possibles ;
- 5 semaines de congés + 15 jours ARTT (base actuelle révisable).
- Accueillir, renseigner et orienter le public ;
- Réceptionner et enregistrer les demandes sur le logiciel métier ASTECH ;
- Transmettre les doléances et répartir/attribuer les petits travaux urgents ;
- Gérer la boîte mail du service ;
- Rédiger des courriers ;
- Assurer le suivi du courrier entrée et départ ;
- Gérer l'agenda et la prise de rendez-vous des cadres de la direction ;
- Assister le directeur des services techniques et ses adjoints ;
- Etablir et transmettre le tableau récapitulatif mensuel des besoins en matériel pour les manifestations ;
- Réceptionner les demandes, élaborer un planning et transmettre la liste des encombrants ;
- Réaliser les plannings avec le responsable de la régie municipale, les diffuser aux chefs de cellules ;
- Assurer le lien entre les agents du service et la direction des ressources humaines ;
- Préparer, contrôler et transmettre les variables de paie (primes, heures supplémentaires, astreintes, etc) ;
- Gérer les demandes d'absences (congés, RTT, etc) et les soumettre à la validation de la direction ;
- Etablir et transmettre le planning des astreintes ;
- Suivre le plan de formation et accompagner les agents de la direction ;
- Préparer les commandes de vêtements et d'équipements (collecte et contrôle des besoins, préparation de devis, bon de commande, suivi des commandes, suivi de réception et distribution aux agents) ;
- Gérer le magasin habillement / EPI ;
- Assister dans la gestion des dossiers ERP/ERT (gestion administrative, commission de sécurité, communication des arrêtés et classement des documents) ;
- Créer les bons de commandes, assurer le suivi, rapprocher les factures dans le logiciel CIRIL GF ;
- Enregistrer et suivre les demandes de travaux ou d'interventions ;
- Gérer le classement et le rangement des archives ;
- Assurer un lien avec la direction des affaires générales pour la conservation des archives communales.
Activités au sein de la direction Citoyenneté et Affaires Générales 2 jours /semaine :
- Accueil physique et téléphonique : transmettre les appels externes et internes, identifier les demandes et appréhender les urgences, apporter un premier niveau de réponse ou orienter vers les services et / ou partenaires compétents ;
- Prendre des messages ;
- Actualiser les informations mises à disposition du public (documentation, affichage, etc) ;
- Accompagner et aider les administrés dans leurs démarches administratives (dispositif aidant connect) ;
- Apporter son soutien administratif et logistique aux agents du service citoyenneté (affaires funéraires / élections / recensement de la population/ archives communales) ;
- Participer aux manifestations organisées par le service ;
- En cas de nécessité, assurer la gestion du courrier (affranchissement, enregistrement, distribution).
Rémunération et autres conditions d'emploi :
- Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année ;
- Adhésion possible au Comité des œuvres sociales ;
- Poste à temps complet, 37h30 hebdomadaires, avec des dépassements d'horaires possibles ;
- 5 semaines de congés + 15 jours ARTT (base actuelle révisable).
Profils recherchés
Profil et aptitudes requises :
- Connaissances en technique d'accueil physique et téléphonique ;
- Connaissances en gestion du temps de travail et en secrétariat ;
- Techniques de gestion et de suivi de dossiers ;
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word et Excel principalement ;
- Connaissance des logiciels ASTECH et CIRIL GF appréciée ;
- L'habilitation au dispositif Aidant Connect serait appréciée ;
- Capacité à adapter son discours à son interlocuteur ;
- Capacité à identifier la nature et le degré d'urgence de la demande ;
- Savoir gérer des publics difficiles et des situations conflictuelles ;
- Sens du travail en équipe et en transversalité ;
- Savoir faire preuve d'initiative, d'autonomie et d'organisation ;
- Savoir rendre compte ;
- Rigueur, réactivité et discrétion ;
- Savoir rechercher des informations ;
- Savoir apprécier la validité des pièces justificatives ;
- Savoir classer et archiver des documents ;
- Avoir le sens du service public.
- Connaissances en technique d'accueil physique et téléphonique ;
- Connaissances en gestion du temps de travail et en secrétariat ;
- Techniques de gestion et de suivi de dossiers ;
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word et Excel principalement ;
- Connaissance des logiciels ASTECH et CIRIL GF appréciée ;
- L'habilitation au dispositif Aidant Connect serait appréciée ;
- Capacité à adapter son discours à son interlocuteur ;
- Capacité à identifier la nature et le degré d'urgence de la demande ;
- Savoir gérer des publics difficiles et des situations conflictuelles ;
- Sens du travail en équipe et en transversalité ;
- Savoir faire preuve d'initiative, d'autonomie et d'organisation ;
- Savoir rendre compte ;
- Rigueur, réactivité et discrétion ;
- Savoir rechercher des informations ;
- Savoir apprécier la validité des pièces justificatives ;
- Savoir classer et archiver des documents ;
- Avoir le sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0493661005
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle.
Envoyer lettre de motivation accompagnée d'un C.V. détaillé + photo, copie des diplômes, 3 dernières évaluations professionnelles, à :
Monsieur le Maire
Mairie de Peymeinade
11 boulevard du Général de Gaulle
CS35100
06531 PEYMEINADE Cedex
ou par mail à : recrutement@peymeinade.fr
Envoyer lettre de motivation accompagnée d'un C.V. détaillé + photo, copie des diplômes, 3 dernières évaluations professionnelles, à :
Monsieur le Maire
Mairie de Peymeinade
11 boulevard du Général de Gaulle
CS35100
06531 PEYMEINADE Cedex
ou par mail à : recrutement@peymeinade.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.