Secrétaire (h/f)
Offre n° O006250223000003
Publiée le 24/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieux de travail
- Hôtel de Ville - Mairie de Tourrettes-sur-Loup (Alpes-Maritimes)
- Route de Provence, Tourrettes-sur-Loup (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
31/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La commune de Tourrettes-sur-Loup recherche un(e) secrétaire pour son centre technique municipal.
Situé route de Provence à Tourrettes-sur-Loup, le centre technique municipal regroupe les agents du Pôle Qualité de Vie et Embellissement de la Commune.
Rattaché(e) au Directeur du Pôle, vous travaillerez en collaboration avec l'ensemble des agents du Pôle ainsi que les différents services de la collectivité.
Vous serez en charge notamment de l'accueil physique et téléphonique, ainsi que de l'ensemble des tâches administratives du Pôle.
Situé route de Provence à Tourrettes-sur-Loup, le centre technique municipal regroupe les agents du Pôle Qualité de Vie et Embellissement de la Commune.
Rattaché(e) au Directeur du Pôle, vous travaillerez en collaboration avec l'ensemble des agents du Pôle ainsi que les différents services de la collectivité.
Vous serez en charge notamment de l'accueil physique et téléphonique, ainsi que de l'ensemble des tâches administratives du Pôle.
Missions / conditions d'exercice
Assurer les tâches administratives du Pôle :
* Assistante de direction :
o Assurer le suivi du courrier et la transmission des parapheurs ;
o Assurer le suivi du planning du DST pour les prises de rdv sur demande des administrés et élus ;
o Assurer le suivi financier avec les techniciens, le DST, et le pôle ressources ;
o Assurer le suivi des tableaux de congés, des EPI, et tous les tableaux de suivi mis en place sur le Pôle ;
o Être force de proposition pour optimiser et fluidifier l'organisation administrative du pôle sous couvert de la validation de la hiérarchie.
* Accueil téléphonique et physique :
o Répondre au standard téléphonique et assurer l'accueil physique au CTM.
* Suivi des commandes et travaux :
o Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs ;
o Assister les référents techniques dans la réalisation des dossiers de marchés sous couvert de la validation de la hiérarchie ;
o Gestion administrative des dossiers (création de comptes,...) ;
o Tenir un tableau de suivi des travaux, en particulier relatifs aux demandes formulées sur le portail citoyen.
* Rédaction de courriers, comptes rendus :
o Participer aux réunions (si nécessaire) et rédiger les comptes- rendus, vérifier et envoyer les CR ;
o Accuser réception de toutes les demandes (formulées par mail, par courrier, par le biais du portail citoyen...) ;
o Réponses aux courriers et mail des administrés et des services ;
o Rédaction et envoi des documents techniques (sous couvert du directeur et des référents techniques) ;
o Travaux : aide rédactionnelle du dossier technique, courrier de consultation, vérification des devis (création de tableaux et comparatifs) ;
Les conditions d'exercice :
Horaires de bureaux sur base de 35h/semaine
Contraintes physiques liées aux gestes et postures et contraintes intellectuelles :
- Stress (accueil téléphonique parfois physique) ;
- Routier (déplacement dans les services si nécessaire) ;
- Fatigue posturale liées au poste de travail (travail de bureau majoritairement) ;
- Déplacement dans une enceinte technique (présence de machines-outils, circulation de véhicules de travaux et d'engins de chantiers ).
* Assistante de direction :
o Assurer le suivi du courrier et la transmission des parapheurs ;
o Assurer le suivi du planning du DST pour les prises de rdv sur demande des administrés et élus ;
o Assurer le suivi financier avec les techniciens, le DST, et le pôle ressources ;
o Assurer le suivi des tableaux de congés, des EPI, et tous les tableaux de suivi mis en place sur le Pôle ;
o Être force de proposition pour optimiser et fluidifier l'organisation administrative du pôle sous couvert de la validation de la hiérarchie.
* Accueil téléphonique et physique :
o Répondre au standard téléphonique et assurer l'accueil physique au CTM.
* Suivi des commandes et travaux :
o Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs ;
o Assister les référents techniques dans la réalisation des dossiers de marchés sous couvert de la validation de la hiérarchie ;
o Gestion administrative des dossiers (création de comptes,...) ;
o Tenir un tableau de suivi des travaux, en particulier relatifs aux demandes formulées sur le portail citoyen.
* Rédaction de courriers, comptes rendus :
o Participer aux réunions (si nécessaire) et rédiger les comptes- rendus, vérifier et envoyer les CR ;
o Accuser réception de toutes les demandes (formulées par mail, par courrier, par le biais du portail citoyen...) ;
o Réponses aux courriers et mail des administrés et des services ;
o Rédaction et envoi des documents techniques (sous couvert du directeur et des référents techniques) ;
o Travaux : aide rédactionnelle du dossier technique, courrier de consultation, vérification des devis (création de tableaux et comparatifs) ;
Les conditions d'exercice :
Horaires de bureaux sur base de 35h/semaine
Contraintes physiques liées aux gestes et postures et contraintes intellectuelles :
- Stress (accueil téléphonique parfois physique) ;
- Routier (déplacement dans les services si nécessaire) ;
- Fatigue posturale liées au poste de travail (travail de bureau majoritairement) ;
- Déplacement dans une enceinte technique (présence de machines-outils, circulation de véhicules de travaux et d'engins de chantiers ).
Profils recherchés
Le profil professionnel :
Connaissance approfondie gestion administrative et logiciels (expérience réelle et réussie).
Les compétences relationnelles :
- Sens de la pédagogie et de la diplomatie ;
- Sociable et courtois(e) ;
- Autonome ;
- Réactif(ve) ;
- Organisation de son temps ;
- Consciencieux(se) ;
- Sait travailler en équipe ;
- Discrétion professionnelle : secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens du service public.
Les compétences professionnelles :
- Maîtrise du fonctionnement et de l'utilisation des outils informatiques et bureautiques ;
- Connaissances des règles financières de la commune et du suivi(formation interne) ;
- Connaissances des logiciels métiers (formation régulière).
Connaissance approfondie gestion administrative et logiciels (expérience réelle et réussie).
Les compétences relationnelles :
- Sens de la pédagogie et de la diplomatie ;
- Sociable et courtois(e) ;
- Autonome ;
- Réactif(ve) ;
- Organisation de son temps ;
- Consciencieux(se) ;
- Sait travailler en équipe ;
- Discrétion professionnelle : secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens du service public.
Les compétences professionnelles :
- Maîtrise du fonctionnement et de l'utilisation des outils informatiques et bureautiques ;
- Connaissances des règles financières de la commune et du suivi(formation interne) ;
- Connaissances des logiciels métiers (formation régulière).
Contact et modalités de candidature
Contact
0493593011
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Mairie de Tourrettes-sur-Loup
Place Maximin Escalier
06140 TOURRETTES SUR LOUP
Monsieur le Maire
Mairie de Tourrettes-sur-Loup
Place Maximin Escalier
06140 TOURRETTES SUR LOUP
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.