Chef de projet protocole (h/f)
Offre n° O006241127000005
Publiée le 27/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Métropole Nice Côte d'Azur, première métropole de France, regroupe 51 communes et 550 000 habitants pour constituer un seul et même bassin de vie entre la méditerranée et les sommets du Mercantour. Enrichie par la diversité de son patrimoine, la Métropole Nice Côte d'Azur est un territoire dynamique et attractif. La Métropole Nice Côte d'Azur est désormais l'un des principaux acteurs de l'action publique sur le territoire en partenariat étroit avec chacune de ses communes-membres.
Lieu de travail
5 Rue de l'Hôtel de Ville, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
28/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, la Direction du Protocole a pour mission d'organiser de de veiller au bon déroulement des évènements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.
Vous serez en charge de la préparation, de l'organisation et du suivi du bon déroulement des manifestations officielles des élus et de la collectivité, de la coordination entre le Cabinet, les différents services de l'administration, les prestataires et intervenants extérieurs des différentes étapes de l'organisation des manifestations, et de l'accueil et placement des officiels, invités et/ou intervenants.
Vous serez en charge de la préparation, de l'organisation et du suivi du bon déroulement des manifestations officielles des élus et de la collectivité, de la coordination entre le Cabinet, les différents services de l'administration, les prestataires et intervenants extérieurs des différentes étapes de l'organisation des manifestations, et de l'accueil et placement des officiels, invités et/ou intervenants.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront :
* La préparation et l'organisation de manifestations :
- Vous organiserez des manifestations protocolaires à partir des agendas de Monsieur le Maire-Président, des Elus et de la collectivité principalement ;
- Vous recenserez les moyens humains, matériels et financiers nécessaires ;
- Vous effectuerez des déplacements sur sites pour évaluer et repérer les lieux ;
- Vous planifierez et coordonnerez les interventions des différents services municipaux (services techniques, police municipale, règlementation, espaces verts...) et suivrez les actions ;
- Vous collaborerez avec les prestataires extérieurs (détermination des besoins spécifiques, négociations, rédaction du cahier des charges) ;
- Vous gérerez les invitations avec le pôle "invitations protocolaires" (listing d'invités, élaboration de cartons d'invitation, publipostage...) ;
- Vous gérerez la sonorisation et la restauration en collaboration avec les services de la direction du protocole ou des prestataires extérieurs ;
- Vous assurerez la médiation entre le Cabinet, les services internes et les intervenants extérieurs dans le cadre de l'organisation des manifestations.
* Le contrôle du déroulement des manifestations :
- Vous assurerez une présence sur site au préalable afin de vérifier la mise en place ;
- Vous contrôlerez le bon déroulement des étapes le jour de la manifestation et coordonnerez les différents intervenants (suivi du déroulé, résolution de problèmes techniques, gestion des imprévus...) ;
- Vous gérerez l'ensemble des actions protocolaires du Maire-Président et des Elus dans le cadre de manifestations internes ou de celles organisées par des partenaires externes (accueil et placement des invités et des Elus, suivi de la liste des invitations, contrôle de l'ordre des allocutions...).
* La rédaction et la diffusion de documents :
- Vous élaborerez des fiches d'opérations recensant les objectifs, les moyens humains et matériels ;
- Vous créerez des cartons d'invitation en interne ;
- Vous créerez un déroulé détaillant le scénario minuté de la manifestation ;
- Vous rédigerez et transmettrez aux intéressés des documents de synthèse (rapports d'étape, bilans des événements, récapitulatif financier) ;
- Vous transmettrez des informations à la réglementation des espaces dans le cadre des délimitations de stationnement et de circulation ;
- Vous diffuserez auprès du service comptabilité des bons de commande des prestataires extérieurs pour traitement.
* La participation à des réunions de travail :
- Vous vous participerez à des réunions de travail et/ou repérage sur site avec les différents services concernés (technique, presse, communication, évènementiel, réception, espaces verts, police municipale, nettoiement, etc...).
* La préparation et l'organisation de manifestations :
- Vous organiserez des manifestations protocolaires à partir des agendas de Monsieur le Maire-Président, des Elus et de la collectivité principalement ;
- Vous recenserez les moyens humains, matériels et financiers nécessaires ;
- Vous effectuerez des déplacements sur sites pour évaluer et repérer les lieux ;
- Vous planifierez et coordonnerez les interventions des différents services municipaux (services techniques, police municipale, règlementation, espaces verts...) et suivrez les actions ;
- Vous collaborerez avec les prestataires extérieurs (détermination des besoins spécifiques, négociations, rédaction du cahier des charges) ;
- Vous gérerez les invitations avec le pôle "invitations protocolaires" (listing d'invités, élaboration de cartons d'invitation, publipostage...) ;
- Vous gérerez la sonorisation et la restauration en collaboration avec les services de la direction du protocole ou des prestataires extérieurs ;
- Vous assurerez la médiation entre le Cabinet, les services internes et les intervenants extérieurs dans le cadre de l'organisation des manifestations.
* Le contrôle du déroulement des manifestations :
- Vous assurerez une présence sur site au préalable afin de vérifier la mise en place ;
- Vous contrôlerez le bon déroulement des étapes le jour de la manifestation et coordonnerez les différents intervenants (suivi du déroulé, résolution de problèmes techniques, gestion des imprévus...) ;
- Vous gérerez l'ensemble des actions protocolaires du Maire-Président et des Elus dans le cadre de manifestations internes ou de celles organisées par des partenaires externes (accueil et placement des invités et des Elus, suivi de la liste des invitations, contrôle de l'ordre des allocutions...).
* La rédaction et la diffusion de documents :
- Vous élaborerez des fiches d'opérations recensant les objectifs, les moyens humains et matériels ;
- Vous créerez des cartons d'invitation en interne ;
- Vous créerez un déroulé détaillant le scénario minuté de la manifestation ;
- Vous rédigerez et transmettrez aux intéressés des documents de synthèse (rapports d'étape, bilans des événements, récapitulatif financier) ;
- Vous transmettrez des informations à la réglementation des espaces dans le cadre des délimitations de stationnement et de circulation ;
- Vous diffuserez auprès du service comptabilité des bons de commande des prestataires extérieurs pour traitement.
* La participation à des réunions de travail :
- Vous vous participerez à des réunions de travail et/ou repérage sur site avec les différents services concernés (technique, presse, communication, évènementiel, réception, espaces verts, police municipale, nettoiement, etc...).
Profils recherchés
Diplôme et expérience : Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en gestion administrative ou conduite de projets, et expérience similaire souhaitée.
Compétences :
- Vous maîtrisez les usages protocolaires ;
- Vous savez prévoir et gérer les moyens humains et matériels adaptés sur chaque type de manifestation ;
- Vous connaissez l'environnement politique local et national.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(euse) ;
- Vous maîtrisez l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Vous possédez de solides qualités rédactionnelles ;
- Vous êtes disponible et réactif(ive) ;
- Vous êtes discret(ète) et doté(e) d'un bon sens relationnel.
Compétences :
- Vous maîtrisez les usages protocolaires ;
- Vous savez prévoir et gérer les moyens humains et matériels adaptés sur chaque type de manifestation ;
- Vous connaissez l'environnement politique local et national.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(euse) ;
- Vous maîtrisez l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Vous possédez de solides qualités rédactionnelles ;
- Vous êtes disponible et réactif(ive) ;
- Vous êtes discret(ète) et doté(e) d'un bon sens relationnel.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Vous retrouverez sur notre site internet https://recrutement.nicecotedazur.org ainsi que sur chaque site web de nos entités une présentation complète de notre activité, de nos projets et de l'ensemble des postes à pourvoir. Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.