Gestionnaire administratif (h/f)
Offre n° O006241004000376
Publiée le 04/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville Mairie de Nice 5 RUE HOTEL DE VILLE (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
04/12/2024
Date limite de candidature
05/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction Sécurité, Proximité et Citoyenneté, le gestionnaire administratif soutient la Direction Générale Adjointe en participant à l'organisation logistique des événements et réunions publiques, la gestion administrative des dossiers et la coordination des plannings.
Il participe également à la recherche documentaire pour éclairer la prise de décision et assure l'accueil de citoyens et partenaires.
Il participe également à la recherche documentaire pour éclairer la prise de décision et assure l'accueil de citoyens et partenaires.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Le gestionnaire administratif jouera un rôle essentiel dans l'appui administratif et logistique pour divers dossiers relavant du périmètre de la DGA. Il interviendra de manière transversale sur les activités suivantes :
* Appui à l'organisation d'événements et de réunions publiques :
- Organisation logistique : préparation des supports administratifs et logistiques pour les réunions publiques, les événements, les réunions de quartier et les conseils de territoire (réservation des salles, coordination avec les intervenants, diffusion des invitations, etc) ;
- Gestion des plannings et des invitations : assurer la gestion et la diffusion des invitations, le suivi des participants et la coordination des plannings pour les événements publics, y compris la gestion des présences des élus ;
- Coordination logistique des événements : assurer la mise en place logistique, la gestion des besoins en matériel et la liaison avec les services internes concernés (technique, communication, services porteurs, etc).
* Soutien administratif transversal :
- Suivi des dossiers de proximité : appuyer les actions dans le traitement des dossiers relatifs à la vie des quartiers et aux actions locales ;
- Gestion documentaire : classement et archivage des dossiers, suivi des correspondances administratives liées aux projets, rédaction de courriers types et élaboration de comptes-rendus de réunions ;
- Traitement des courriers : assurer la rédaction, la diffusion et le suivi des correspondances (courriels et courriers) ainsi que le suivi des réponses aux sollicitations des habitants et partenaires.
* Recherche documentaire et analyses pour aide à la décision :
- Benchmarking et veille sectorielle : réalisation d'analyses comparatives et de benchmark sur les bonnes pratiques en matière de participation citoyenne, d'animation de quartier, d'engagement des citoyens ou tout autre sujet relevant du périmètre de la DGA. Synthèse des informations recueillies pour éclairer la prise de décision par la DGA ;
- Recherche documentaire : appui à la DGA dans la collecte d'informations et la réalisation de recherches documentaires sur des thématiques spécifiques (ex : nouvelles approches en matière de démocratie participative, initiatives citoyennes innovantes dans d'autres collectivités, etc).
* Accueil et gestion des relations avec le public :
- Accueil téléphonique et physique : réception, orientation et traitement des demandes des citoyens, partenaires ou associations en lien avec les actions locales ;
- Accueil des invités et/ou participants, placements, etc...
Conditions de travail :
- Cycle de travail : de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- NBI : non ;
- RIFSEEP : 5 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : ligne 1 arrêt Opéra Vieille Ville ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : non ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Le gestionnaire administratif jouera un rôle essentiel dans l'appui administratif et logistique pour divers dossiers relavant du périmètre de la DGA. Il interviendra de manière transversale sur les activités suivantes :
* Appui à l'organisation d'événements et de réunions publiques :
- Organisation logistique : préparation des supports administratifs et logistiques pour les réunions publiques, les événements, les réunions de quartier et les conseils de territoire (réservation des salles, coordination avec les intervenants, diffusion des invitations, etc) ;
- Gestion des plannings et des invitations : assurer la gestion et la diffusion des invitations, le suivi des participants et la coordination des plannings pour les événements publics, y compris la gestion des présences des élus ;
- Coordination logistique des événements : assurer la mise en place logistique, la gestion des besoins en matériel et la liaison avec les services internes concernés (technique, communication, services porteurs, etc).
* Soutien administratif transversal :
- Suivi des dossiers de proximité : appuyer les actions dans le traitement des dossiers relatifs à la vie des quartiers et aux actions locales ;
- Gestion documentaire : classement et archivage des dossiers, suivi des correspondances administratives liées aux projets, rédaction de courriers types et élaboration de comptes-rendus de réunions ;
- Traitement des courriers : assurer la rédaction, la diffusion et le suivi des correspondances (courriels et courriers) ainsi que le suivi des réponses aux sollicitations des habitants et partenaires.
* Recherche documentaire et analyses pour aide à la décision :
- Benchmarking et veille sectorielle : réalisation d'analyses comparatives et de benchmark sur les bonnes pratiques en matière de participation citoyenne, d'animation de quartier, d'engagement des citoyens ou tout autre sujet relevant du périmètre de la DGA. Synthèse des informations recueillies pour éclairer la prise de décision par la DGA ;
- Recherche documentaire : appui à la DGA dans la collecte d'informations et la réalisation de recherches documentaires sur des thématiques spécifiques (ex : nouvelles approches en matière de démocratie participative, initiatives citoyennes innovantes dans d'autres collectivités, etc).
* Accueil et gestion des relations avec le public :
- Accueil téléphonique et physique : réception, orientation et traitement des demandes des citoyens, partenaires ou associations en lien avec les actions locales ;
- Accueil des invités et/ou participants, placements, etc...
Conditions de travail :
- Cycle de travail : de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- NBI : non ;
- RIFSEEP : 5 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : ligne 1 arrêt Opéra Vieille Ville ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : non ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de catégorie C de la filière administrative.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : idéalement BEP/CAP - BAC PRO.
Compétences :
- Connaître l'organisation fonctionnelle de sa direction ; être en mesure de renseigner et d'orienter ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Assurer la diffusion de l'information au sein de son service.
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Capacité à planifier, organiser et assurer la logistique d'événements publics et de réunions ;
- Maîtriser la rédaction de documents administratifs et correspondances professionnelles ;
- Aptitude à la recherche documentaire ;
- Maîtriser les procédures de traitement du courrier.
Qualités recherchées :
- Aisance informatique ;
- Esprit de synthèse et de rédaction ;
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Sens relationnel ;
- Disponibilité ;
- Réserve.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : idéalement BEP/CAP - BAC PRO.
Compétences :
- Connaître l'organisation fonctionnelle de sa direction ; être en mesure de renseigner et d'orienter ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Assurer la diffusion de l'information au sein de son service.
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Capacité à planifier, organiser et assurer la logistique d'événements publics et de réunions ;
- Maîtriser la rédaction de documents administratifs et correspondances professionnelles ;
- Aptitude à la recherche documentaire ;
- Maîtriser les procédures de traitement du courrier.
Qualités recherchées :
- Aisance informatique ;
- Esprit de synthèse et de rédaction ;
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Sens relationnel ;
- Disponibilité ;
- Réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497133261
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.