Gestionnaire administratif (h/f)
Offre n° O006240925001005
Publiée le 25/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville Mairie de Nice 5 RUE HOTEL DE VILLE (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
26/11/2024
Date limite de candidature
26/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de l'Education de la DGA Famille, Education, Sports et Loisirs, en qualité de Gestionnaire administratif au sein du service Ressources des écoles et temps périscolaire, vous assurerez :
- La gestion des affectations et du suivi des dossiers vacataires sur les temps périscolaires ;
- Le traitement des variables de paie des vacataires ;
- La gestion des problématiques afférentes aux temps périscolaires ;
- Les visites sur site ;
- Les jurys de recrutement ;
- L'accueil physique et téléphonique et délivrance de renseignements.
- La gestion des affectations et du suivi des dossiers vacataires sur les temps périscolaires ;
- Le traitement des variables de paie des vacataires ;
- La gestion des problématiques afférentes aux temps périscolaires ;
- Les visites sur site ;
- Les jurys de recrutement ;
- L'accueil physique et téléphonique et délivrance de renseignements.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
* Gestion des intervenants en temps périscolaires et des familles :
- Accueil téléphonique et physique des directions d'écoles, des vacataires et des familles ;
- Recensement des besoins prévisionnels, analyse et saisie sur les matrices d'affectation (Excel) ;
- Centralisation des demandes d'embauche (intervenants extérieurs ou enseignants), convocation des candidats intervenants extérieurs ;
- Jurys de recrutement, puis accueil des candidats, constitution et validation des dossiers ;
- Rédaction de courriers dans le cadre d'une procédure (exclusion, retard, ...) sur les temps périscolaires et de comptes-rendus ;
- Aide à l'établissement des contrats de vacation en lien avec le service vacataires de la DRH ;
- Remplissage des tableaux de suivis ;
- Gestion administrative des vacataires (rapport disciplinaire, absence, accidents, etc) ;
- Gestion administrative des enfants inscrits sur les temps périscolaires (accidents, suivi dossiers avertissements, retards, information préoccupante, etc) ;
- Etablissement des attestations mensuelles Pôle Emploi pour les vacataires du secteur d'affectation ;
- Envoi mensuel et récupération des bordereaux de présence des enfants aux gérants des temps périscolaires ;
- Suivi et analyse des effectifs (vacataires et enfants) sur les temps périscolaires.
* Gestion des variables de paie :
- Pointage mensuel des états de présence, relances ;
- Envoi mensuel des états de présence des intervenants aux gérants des temps périscolaires ;
- Saisie des vacations effectuées sur tableau Excel et vérification de paie après injection ;
- Vérification des absences des agents municipaux.
* Gestion des incidents sur les temps périscolaires et contrôle sur site :
- Gestion des déclarations d'accidents survenus sur les temps périscolaires ;
- Réception des parents dont les enfants ont fait l'objet de rapport sur leur comportement et mise en place le cas échéant de la procédure d'exclusion ;
- Contrôles sur site et gestion des problématiques sur les écoles (incidents, manière de servir des vacataires).
Missions ponctuelles :
- Reprographie, classement de documents/dossiers ;
- Commande de matériel pour les temps périscolaires en lien avec la comptabilité.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Télétravail possible 1 jour par semaine le mercredi (en fonction du planning de participation aux jurys de recrutement) ;
- Activité sur écran informatique ;
- Visites sur sites ;
- RIFSEEP : 5 ;
- NBI : oui ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Déplacements sur site ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram René Cassin - Park Phoenix ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
* Gestion des intervenants en temps périscolaires et des familles :
- Accueil téléphonique et physique des directions d'écoles, des vacataires et des familles ;
- Recensement des besoins prévisionnels, analyse et saisie sur les matrices d'affectation (Excel) ;
- Centralisation des demandes d'embauche (intervenants extérieurs ou enseignants), convocation des candidats intervenants extérieurs ;
- Jurys de recrutement, puis accueil des candidats, constitution et validation des dossiers ;
- Rédaction de courriers dans le cadre d'une procédure (exclusion, retard, ...) sur les temps périscolaires et de comptes-rendus ;
- Aide à l'établissement des contrats de vacation en lien avec le service vacataires de la DRH ;
- Remplissage des tableaux de suivis ;
- Gestion administrative des vacataires (rapport disciplinaire, absence, accidents, etc) ;
- Gestion administrative des enfants inscrits sur les temps périscolaires (accidents, suivi dossiers avertissements, retards, information préoccupante, etc) ;
- Etablissement des attestations mensuelles Pôle Emploi pour les vacataires du secteur d'affectation ;
- Envoi mensuel et récupération des bordereaux de présence des enfants aux gérants des temps périscolaires ;
- Suivi et analyse des effectifs (vacataires et enfants) sur les temps périscolaires.
* Gestion des variables de paie :
- Pointage mensuel des états de présence, relances ;
- Envoi mensuel des états de présence des intervenants aux gérants des temps périscolaires ;
- Saisie des vacations effectuées sur tableau Excel et vérification de paie après injection ;
- Vérification des absences des agents municipaux.
* Gestion des incidents sur les temps périscolaires et contrôle sur site :
- Gestion des déclarations d'accidents survenus sur les temps périscolaires ;
- Réception des parents dont les enfants ont fait l'objet de rapport sur leur comportement et mise en place le cas échéant de la procédure d'exclusion ;
- Contrôles sur site et gestion des problématiques sur les écoles (incidents, manière de servir des vacataires).
Missions ponctuelles :
- Reprographie, classement de documents/dossiers ;
- Commande de matériel pour les temps périscolaires en lien avec la comptabilité.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Télétravail possible 1 jour par semaine le mercredi (en fonction du planning de participation aux jurys de recrutement) ;
- Activité sur écran informatique ;
- Visites sur sites ;
- RIFSEEP : 5 ;
- NBI : oui ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Déplacements sur site ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram René Cassin - Park Phoenix ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Idéalement BAC, BAC PRO, BTS gestion administration.
Compétences :
- Etre capable d'être autonome sur le terrain ;
- Posséder une bonne capacité rédactionnelle ;
- Connaître les procédures administratives associées à la fonction ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Se conformer à des procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses ;
- Etablir et maintenir des relations courtoises avec divers interlocuteurs ;
- Maîtriser l'outil informatique ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Apporter sa contribution à un groupe de travail ;
- Posséder des notions de gestion statutaire du personnel ;
- Posséder des connaissances élémentaires en traitement et régularisation des éléments de paie.
Qualités recherchées :
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Sens relationnel ;
- Esprit d'équipe.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Idéalement BAC, BAC PRO, BTS gestion administration.
Compétences :
- Etre capable d'être autonome sur le terrain ;
- Posséder une bonne capacité rédactionnelle ;
- Connaître les procédures administratives associées à la fonction ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Se conformer à des procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses ;
- Etablir et maintenir des relations courtoises avec divers interlocuteurs ;
- Maîtriser l'outil informatique ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Apporter sa contribution à un groupe de travail ;
- Posséder des notions de gestion statutaire du personnel ;
- Posséder des connaissances élémentaires en traitement et régularisation des éléments de paie.
Qualités recherchées :
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Sens relationnel ;
- Esprit d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497132000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.