Missions générales de secrétariat et d'accueil de la Direction Cadre de Vie et Proximité:

Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Orientation des personnes, renseignements, analyse des demandes et réponses aux demandes simples ;
- Traitement des demandes urgentes ou complexes selon une procédure définie avec la Directrice Cadre de Vie et Proximité ;
- Prise en compte des appels téléphonique ;
- Accueil des livraisons au CTM en liaison avec les services.

Gestion et rédaction de courriers et de documents :
- Traitement du courrier " arrivé " et " départ " : chrono courrier, diffusion, gestion des parapheurs et suivi du logiciel MAARCH ;
- Rédaction et gestion d'arrêtés municipaux (stationnement, circulation, dérogation, montage, démontage de grues..) et d'arrêtés préparés par MNCA : mise à la signature, diffusion et scan ;
- Enregistrement informatique (scan) de tous les documents importants (notamment scan de tous les arrêtés dans un tableau) ;
- Mise en forme et envoi de courriers informatiques (acceptation de devis, scans, mails...) ;
- Réalisation de notes d'information ;
- Classement et archivage des dossiers ;
- Organisation de rendez-vous et de réunions ;
- Prise de note lors de réunion de service ;
- Sur un plan technique, le/la gestionnaire administratif(ve) doit avoir une bonne maîtrise des logiciels bureautique (word, excel....) ;
- Alimentation (saisie) des données sur des logiciels ou bases de données.

Suivi comptable et financier :
- Etablissement des bons de commande avec enregistrement sur tableau et envoi par mail aux fournisseurs ;
- Vérification et rapprochement des factures ;
- Tableau de suivi budgétaire en liaison avec les besoins de la cellule administrative.

Liste des missions non exhaustive.