Le Musée muséum départemental est le seul établissement doté de l’appellation Musée de France sur le territoire départemental, il comptabilise 20 000 visiteurs en 2023. Lieu de connaissance et de transmission du savoir, ses missions principales sont la conservation de collections encyclopédiques – archéologie, beaux-arts, ethnologie, spécimens naturalisés, minéralogie, entomologie, botanique – et leur valorisation auprès des publics. Dans le cadre du Projet Scientifique et Culturel, le musée se dote d’un service des publics et de l’accueil dans la perspective d’une montée en compétence de l’ensemble des services et offres destinés aux publics.

Service public et gardiennes de 14 kilomètres linéaires d’archives du Moyen Âge à nos jours, les Archives départementales collectent, conservent, classent et communiquent les archives du territoire des Hautes-Alpes. Outre ces missions obligatoires, l’ouverture du nouveau bâtiment des Archives à l’automne 2024 va permettre à l’institution de déployer une programmation culturelle sur site destinée à des publics très variés, tout en reprenant l’accueil des usagers en salle de lecture et les services aux administrations productrices d’archives. Dans ce cadre, les Archives constituent en leur sein une fonction et une cellule accueil.

Missions :
Au Musée Muséum Départemental :
Accueil du public

- Assurer la tenue du poste d’accueil du public et transmettre les informations de visite sur les expositions (particuliers et groupes)
- Avertir sa hiérarchie de tout incident et lui rendre compte des dispositions prises
- Accueillir les livraisons, les prestataires et les rendez-vous extérieurs et avertir la direction ou les agents référents.
- Connaitre et veiller à la mise en œuvre du règlement intérieur du musée

Fréquentation du musée

- Suivre et actualiser la fréquentation du musée en temps réel grâce à un outil de suivi numérique

Standard téléphonique

- Assurer l’accueil téléphonique via le standard et orienter les appels

Mandataire de la Régie boutique

- Assurer l’encaissement des ventes de la librairie-boutique du musée

Communication

- Participer ponctuellement à la distribution des supports de communication à Gap


Aux Archives Départementales :
Gestion de l’accueil physique et téléphonique

- Orienter et apporter une première réponse aux demandes extérieures, aux visiteurs et usagers en banque d’accueil comme au téléphone.
- Accueillir les livraisons, les prestataires et les rendez-vous extérieurs (espace d’attente) et avertir la direction ou les agents référents.
- Assurer les prises de rendez-vous pour l’ensemble de la direction.
- Inscrire les personnes aux activités organisées par les Archives.

Inscrire et orienter les usagers de la salle de lecture

- Transmettre les informations de premier niveau aux usagers de la salle de lecture
- Inscrire les usagers de la salle de lecture
- Expliquer les règles de fonctionnement de la salle de lecture des Archives

Coordonner les plannings de réservations

- En coordination avec la cellule administration générale, gérer les réservations de salles internes ou demandes extérieures
- Participer à la mise en place des espaces (matériel, mobilier, informatique) avec les fonctions de régie et les services
- Participer à l’accueil physique de groupes

Participer à des actions de médiation culturelle

- Participer à l’accueil de groupes de visiteurs (scolaires, grand public, professionnels) en relai d’un médiateur culturel ou d’un archiviste
- Assurer la surveillance de l’espace d’accueil et des circuits de visite et comptabiliser les visiteurs
- Mettre en place une signalétique éphémère pour l’accueil de groupe ou des événements particuliers

Mandataire de la Régie

- Enregistrement des opérations et encaissements.
- Conservation l’encaissement dans la limite du montant défini et contrôle des opérations.
- Versement des sommes encaissées auprès du comptable et transmission des pièces justificatives.

Compétences – Expérience

Bureautique :
EXCEL
WORD
POWERPOINT

Expérience :
Expériences significatives en accueil physique et téléphonique en service public, idéalement dans une structure culturelle ou patrimoniale

Permis de conduire : C  E  B ☒


Savoirs :
• Connaissance de l’environnement institutionnel de la collectivité
• Connaissance des fonctions des Archives départementales et du Musée muséum départemental
• Déontologie de la fonction publique
• Pratique de la langue des signes bienvenue.

Savoir-faire :
• Contact avec le public et les usagers
• Capacité à transmettre les informations, les consignes et les procédures de sûreté et de sécurité
• Capacité à s’adapter à son public
• Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
• Ponctualité
• Maitrise des gestes de premiers secours

Savoir-être :
• Sens du service public
• Rigueur et discrétion
• Bonne présentation
• Sens des relations humaines et capacité à établir de bonnes relations avec le public et les équipes du musée et des archives
• Capacité d’écoute et de gestion des relations
• Savoir faire preuve de réactivité, d’initiative et de sang-froid

Sujétions particulières : déplacements fréquents, possibilités de travail en soirée ou le week-end, participation aux permanences d’accueil et d’orientation du public en salle de lecture.
Le Musée muséum départemental et les Archives départementales sont deux directions culturelles du Département des Hautes-Alpes dépendant du Pôle Cohésion Sociale et Solidarités, situées à Gap (parc de la Pépinière et quartier Bellevue).

À titre indicatif, le planning alternera entre les matinées aux archives et les après-midis au musée.