Au sein de la mairie du Sauze du Lac, l’adjoint administratif est chargé de réaliser, seul ou accompagné, l’ensemble des opérations relevant de la compétence de la commune : état civil, urbanisme, comptabilité, élections, conseil municipal…
L’agent assure la mise en œuvre des activités de la Mairie du Sauze du Lac sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire de mairie.
Cadre statutaire accessible :
Catégorie : C
Filière : administrative
Cadre d’emploi : adjoint administratif, adjoint administratif de 1ère classe.

Activités et tâches principales du poste :

• Organisation du Conseil Municipal
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).

• Aide à Elaboration du Budget
- aide à l’élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.
- comptabilité

• urbanisme
- Suivi des demandes d'urbanisme.
- Instruction des certificats d’urbanisme.

• Secrétariat interne
- veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
- répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…).
- participer aux réunions diverses
- Faire suivre et répondre aux demandes des partenaires.

• secrétariat
- Accueil du public : accueil téléphonique, gestion des demandes des administrés.
- Gestion de courrier arrivée-départ.
- Rédaction des courriers.
- Classement, archivage.
- Gestion des affaires générales
- Suivi de dossiers d'actualité : plan canicule, directives préfectorales…
- Stocks de fournitures de bureau : commande.

• Etat civil
- Enregistrer les actes et mentions en marges des actes d’Etat Civil.
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil.
- Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière d’Etat civil.
- Pacs.

• Formalités administratives diverses
-Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes – suivi avec les autorités militaires

• Location
- Suivi des contrats de location
- Révision des loyers
- Suivie des assurances

• Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

• Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect

• actions de communication
- Gestion des développements du site web / Gestion des parutions sur le site web ;
- Réalisation du bulletin municipal / Réalisation de communiqué de presse pour la presse locale ;
- Réalisation de supports de communication (brochures, panneaux informatifs, affiches…) ;

• Assurer une veille juridique :
- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,
- rédiger des documents administratifs, conventions…

Activités et tâches secondaires du poste :
• Autres activités :
- recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants.
- Gérer et suivre les dossiers spécifiques en direction du public.
• Participer à la préparation d’évènements et de manifestations diverses.
- établissement de documents en lien avec une manifestation organisée sur la commune.
• Effectuer toutes autres tâches en lien avec ces missions et nécessaires au bon fonctionnement du service public

Relations fonctionnelles :
• Internes :
Maire, équipe municipale, agents.
Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire de mairie.

• En externe :
Contacts quotidiens avec les administrés et le public,
Contacts fréquents avec comptable public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés.

Exigences requises :

Connaître l’environnement de la collectivité.
Bonne maitrise de Word, Excel, logiciel comptabilité.
Connaissances des Instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes,
Règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
Techniques rédactionnelles administratives