assistant de gestion administrative
Offre n° O004241205000111
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
13 rue du docteur romieu, Digne-les-Bains (Alpes-de-Hte-Provence)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Assurer les missions d’accueil, de secrétariat et de gestion administrative de l’unité en charge des mineurs non accompagnés primo arrivants (MNA PA) et des jeunes confiés au Département 04,
- gérer le secrétariat des agents de l’Unité (référents AES).
- gérer le secrétariat des agents de l’Unité (référents AES).
Missions / conditions d'exercice
• Accueil physique et téléphonique de l’unité AES, gestion et orientation des messages des boites mail génériques,
• secrétariat du référent AES et gestion du planning des rendez-vous et organisation des synthèses individuelles
• relais accueil téléphonique du secrétariat Enfance Famille PMI
• traitement du courrier et des demandes de signatures,
• accueil physique et sanitaire des MNA PA,
• création des dossiers des MNA PA, récupération des documents d’identité pour transmission éventuelle à la police aux frontières (PAF),
• liens quotidiens avec les établissements pour la gestion des rendez-vous à l’unité AES,
• saisies dans SOLIS et édition des documents administratifs nécessaires aux établissements et aux partenaires,
• suivi administratif de l’accès aux soins (affiliation CSS pour les MNA PA, renouvellement et sortie pour les jeunes majeurs),
• dépôt et réception des ordonnances de placements provisoires (OPP) au parquet en lien avec la responsable administrative de l’unité AES,
• mise à jour quotidienne du tableau Excel de suivi en binôme avec la responsable administrative,
• préparation des commissions mensuelles de validation des accueils provisoires jeunes majeurs (APJM) et des contrats jeunes majeurs autonomie (CJMA) pour la responsable d’unité. Saisie des mesures et des budgets dans Solis
• suppléance de la régie transport
• secrétariat du référent AES et gestion du planning des rendez-vous et organisation des synthèses individuelles
• relais accueil téléphonique du secrétariat Enfance Famille PMI
• traitement du courrier et des demandes de signatures,
• accueil physique et sanitaire des MNA PA,
• création des dossiers des MNA PA, récupération des documents d’identité pour transmission éventuelle à la police aux frontières (PAF),
• liens quotidiens avec les établissements pour la gestion des rendez-vous à l’unité AES,
• saisies dans SOLIS et édition des documents administratifs nécessaires aux établissements et aux partenaires,
• suivi administratif de l’accès aux soins (affiliation CSS pour les MNA PA, renouvellement et sortie pour les jeunes majeurs),
• dépôt et réception des ordonnances de placements provisoires (OPP) au parquet en lien avec la responsable administrative de l’unité AES,
• mise à jour quotidienne du tableau Excel de suivi en binôme avec la responsable administrative,
• préparation des commissions mensuelles de validation des accueils provisoires jeunes majeurs (APJM) et des contrats jeunes majeurs autonomie (CJMA) pour la responsable d’unité. Saisie des mesures et des budgets dans Solis
• suppléance de la régie transport
Profils recherchés
• Réactivité, capacités organisationnelles, rigueur et discrétion,
• qualités relationnelles indispensables,
• esprit de synthèse et d’initiative,
• savoir rendre compte,
• respect du cadre institutionnel,
• autonomie,
• capacité à prioriser,
• bonne connaissance du fonctionnement institutionnel d’un Conseil départemental (compétences- organisation- fonctionnement) et de ses missions de protection de l’enfance notamment en faveur des MNA et des jeunes majeurs,
• utilisation optimale des N.T.I.C : aptitude à l’utilisation immédiate des logiciels de traitement de texte (Word), tableur (Excel), messagerie interne (Lotus), navigateur internet, présentation (Powerpoint), logiciel métier (SOLIS).
• qualités relationnelles indispensables,
• esprit de synthèse et d’initiative,
• savoir rendre compte,
• respect du cadre institutionnel,
• autonomie,
• capacité à prioriser,
• bonne connaissance du fonctionnement institutionnel d’un Conseil départemental (compétences- organisation- fonctionnement) et de ses missions de protection de l’enfance notamment en faveur des MNA et des jeunes majeurs,
• utilisation optimale des N.T.I.C : aptitude à l’utilisation immédiate des logiciels de traitement de texte (Word), tableur (Excel), messagerie interne (Lotus), navigateur internet, présentation (Powerpoint), logiciel métier (SOLIS).
Contact et modalités de candidature
Contact
0492300400
Informations complémentaires
Environnement du poste
Un travail en binôme nécessaire avec la responsable administrative de l’unité AES
Relations de travail institutionnelles quotidiennes avec :
- en interne : la direction des Solidarités, les cadres participant à l’astreinte ASE, les services territoriaux d’action sociale et les autres services du département, les assistants familiaux
- en externe : le Parquet, la Police aux frontières, la Préfecture, le Tribunal, les autres départements, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, les structures d’accueil
Rattachement hiérarchique
Le responsable d’unité AES
Nature du poste
Poste permanent à temps complet
Résidence administrative : Digne les Bains
Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Dans ce cas, l'agent recruté est engagé par un contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans.
Contexte d’exercice
Présence sur les horaires d’ouverture du service
Fiche de poste susceptible d’évolution en fonction des nécessités de service
Rémunération
Statutaire + RIFSEEP (groupe 2) + CIA
CNAS + mutuelle + prévoyance + titres restaurant
Un travail en binôme nécessaire avec la responsable administrative de l’unité AES
Relations de travail institutionnelles quotidiennes avec :
- en interne : la direction des Solidarités, les cadres participant à l’astreinte ASE, les services territoriaux d’action sociale et les autres services du département, les assistants familiaux
- en externe : le Parquet, la Police aux frontières, la Préfecture, le Tribunal, les autres départements, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, les structures d’accueil
Rattachement hiérarchique
Le responsable d’unité AES
Nature du poste
Poste permanent à temps complet
Résidence administrative : Digne les Bains
Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Dans ce cas, l'agent recruté est engagé par un contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans.
Contexte d’exercice
Présence sur les horaires d’ouverture du service
Fiche de poste susceptible d’évolution en fonction des nécessités de service
Rémunération
Statutaire + RIFSEEP (groupe 2) + CIA
CNAS + mutuelle + prévoyance + titres restaurant
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.