Assistant(e) de direction
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Offre n° O004241113000742
Publiée le 13/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PL DE LA REPUBLIQUE - BP 100 - HOTEL DE VILLE, Sisteron (Alpes-de-Hte-Provence)
Poste à pourvoir le
18/12/2024
Date limite de candidature
15/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Rémunération indiciaire
Descriptif de l'emploi
La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. elle compte plus de 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.
Missions / conditions d'exercice
- Participation à l’organisation de la vie professionnelle du directeur :
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
o Organiser les déplacements et réunions du cadre (réservation de salle, de la voiture, etc) ;
o Établir une relation de confiance avec le cadre ;
o Accompagner le directeur dans son organisation du quotidien.
- Réalisation de missions de secrétariat :
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
o Rédaction de courriers ;
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Assurer l’accueil téléphonique du pôle et orienter l’usager vers le bon interlocuteur ;
o Gérer les boites mails génériques du pôle ;
o Assurer le suivi du courrier entrant et sortant du pôle ;
o Organiser et planifier des réunions en lien avec le directeur de pôle, les élus et les agents.
- Suivi des projets et activités du pôle :
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
o Demander des devis et suivre les achats en relation avec les prestataires et les agents du pôle ;
o Traiter les engagements comptables du pôle du devis à la validation de la facture, en lien avec le service finances de la collectivité ;
o Participer à la gestion quotidienne du pôle comme le suivi des congés payés, des heures supplémentaires, du tableau de suivi des titres restaurants, des besoins en logistique, etc, en lien avec les services RH, commande publique et logistiques de la collectivité ;
o Participer au traitement administratif des conventions et des contrats avec notamment la rédaction de « décisions » ;
o Participer à la rédaction des dossiers de demande de subvention (volet administratif) et au suivi financier des subventions ;
o Suivre des dossiers en propre et en rendre compte au directeur du pôle ;
o Assurer la gestion de la régie du pont bascule intercommunal en assumant la fonction de régisseur ;
o Accompagner les agents du pôle dans leurs missions en cas de besoin ;
o Assister le directeur dans la gestion administrative et financière des zones d’activités ;
o Assister le directeur dans la gestion et le suivi de la taxe de séjour ;
o Être un soutien lors des pics d’activités auprès des sites isolés comme la base de loisirs de la Germanette, la via ferrata du Caire ou la navette de la Méouge.
- Actions complémentaires :
o Assurer l’accueil général du bâtiment siège de Sisteron en absence du chargé d’accueil ;
o Gérer le courrier du bâtiment siège de Sisteron en absence du chargé d’accueil ;
o Intervenir auprès d’autres services du bâtiment siège en cas de besoins urgents.
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
o Organiser les déplacements et réunions du cadre (réservation de salle, de la voiture, etc) ;
o Établir une relation de confiance avec le cadre ;
o Accompagner le directeur dans son organisation du quotidien.
- Réalisation de missions de secrétariat :
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
o Rédaction de courriers ;
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Assurer l’accueil téléphonique du pôle et orienter l’usager vers le bon interlocuteur ;
o Gérer les boites mails génériques du pôle ;
o Assurer le suivi du courrier entrant et sortant du pôle ;
o Organiser et planifier des réunions en lien avec le directeur de pôle, les élus et les agents.
- Suivi des projets et activités du pôle :
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
o Demander des devis et suivre les achats en relation avec les prestataires et les agents du pôle ;
o Traiter les engagements comptables du pôle du devis à la validation de la facture, en lien avec le service finances de la collectivité ;
o Participer à la gestion quotidienne du pôle comme le suivi des congés payés, des heures supplémentaires, du tableau de suivi des titres restaurants, des besoins en logistique, etc, en lien avec les services RH, commande publique et logistiques de la collectivité ;
o Participer au traitement administratif des conventions et des contrats avec notamment la rédaction de « décisions » ;
o Participer à la rédaction des dossiers de demande de subvention (volet administratif) et au suivi financier des subventions ;
o Suivre des dossiers en propre et en rendre compte au directeur du pôle ;
o Assurer la gestion de la régie du pont bascule intercommunal en assumant la fonction de régisseur ;
o Accompagner les agents du pôle dans leurs missions en cas de besoin ;
o Assister le directeur dans la gestion administrative et financière des zones d’activités ;
o Assister le directeur dans la gestion et le suivi de la taxe de séjour ;
o Être un soutien lors des pics d’activités auprès des sites isolés comme la base de loisirs de la Germanette, la via ferrata du Caire ou la navette de la Méouge.
- Actions complémentaires :
o Assurer l’accueil général du bâtiment siège de Sisteron en absence du chargé d’accueil ;
o Gérer le courrier du bâtiment siège de Sisteron en absence du chargé d’accueil ;
o Intervenir auprès d’autres services du bâtiment siège en cas de besoins urgents.
Profils recherchés
- Formation et qualification :
o Niveau requis : Bac
- Compétences :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
o Fonctionnement des institutions, des collectivités territoriales et de la fonction publique en général ;
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
o Techniques de secrétariat ;
o Gestion des outils internet et bureautique ;
o Gestion des imprévus et des pics d’activités ;
o Sens du relationnel ;
o Faire preuve d’efficacité, d’autonomie et de réactivité ;
o Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve.
o Niveau requis : Bac
- Compétences :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
o Fonctionnement des institutions, des collectivités territoriales et de la fonction publique en général ;
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
o Techniques de secrétariat ;
o Gestion des outils internet et bureautique ;
o Gestion des imprévus et des pics d’activités ;
o Sens du relationnel ;
o Faire preuve d’efficacité, d’autonomie et de réactivité ;
o Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0492651371
Informations complémentaires
Avantages : Tickets restaurants, CNAS, Régime indemnitaire
CV et lettre de motivation à adresser à M.Daniel SPAGNOU, Président de la CCSB, par mail: ressources.humaines@sisteronais-buech.fr
CV et lettre de motivation à adresser à M.Daniel SPAGNOU, Président de la CCSB, par mail: ressources.humaines@sisteronais-buech.fr
Adresse de l'employeur
CC DU SISTERONAIS-BUECH
> PL DE LA REPUBLIQUE - BP 100 - HOTEL DE VILLE
04200 SISTERON
> PL DE LA REPUBLIQUE - BP 100 - HOTEL DE VILLE
04200 SISTERON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.