AGENT ADMINISTRATIF
Offre n° O004241108001303
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la République, Sisteron (Alpes-de-Hte-Provence)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
10/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Suite à un départ en retraite la Commune recrute un agent administratif pour son service Etat-Civil.
Placés sous la responsabilité hiérarchique du responsable du Service Etat-Civil.
MOYENS MIS A DISPOSITION
- Outils informatiques dans la limite du filtre mis en place par le service informatique, dispositif de recueils, téléphone, fax, photocopieuse et imprimante,
- Budget alloué au chef de service pour l’ensemble du service,
- Travail en équipe.
CONTRAINTES ET DIFFICULTÉS DU POSTE
1) Certaines contraintes génèrent une forte pression et obligent à une très grande disponibilité à certains moments :
- dimension cyclique des activités (avec des périodes ou jours à très forte charge de travail),
- Accueil de public parfois difficile à gérer,
- Grande polyvalence aux niveaux des activités obligeant à une très grande concentration.
2) Respect de contraintes temporelles, légales et réglementaires :
- Présence obligatoire aux heures de service selon le planning délivré par le chef de service,
- permanence le lundi soir par roulement,
- Se tenir informé de l’évolution des procédures,
- La continuité du service public peut entrainer une polyvalence de poste, en fonction des besoins du service, et à la demande du chef de service.
Placés sous la responsabilité hiérarchique du responsable du Service Etat-Civil.
MOYENS MIS A DISPOSITION
- Outils informatiques dans la limite du filtre mis en place par le service informatique, dispositif de recueils, téléphone, fax, photocopieuse et imprimante,
- Budget alloué au chef de service pour l’ensemble du service,
- Travail en équipe.
CONTRAINTES ET DIFFICULTÉS DU POSTE
1) Certaines contraintes génèrent une forte pression et obligent à une très grande disponibilité à certains moments :
- dimension cyclique des activités (avec des périodes ou jours à très forte charge de travail),
- Accueil de public parfois difficile à gérer,
- Grande polyvalence aux niveaux des activités obligeant à une très grande concentration.
2) Respect de contraintes temporelles, légales et réglementaires :
- Présence obligatoire aux heures de service selon le planning délivré par le chef de service,
- permanence le lundi soir par roulement,
- Se tenir informé de l’évolution des procédures,
- La continuité du service public peut entrainer une polyvalence de poste, en fonction des besoins du service, et à la demande du chef de service.
Missions / conditions d'exercice
1) Missions d’Accueil :
- accueillir et renseigner le public sur place, par téléphone et par mail avec courtoisie, attention, efficacité et empathie,
- cerner l’objet de la demande et orienter le public vers le bon interlocuteur,
- renseigner sur le déroulé de la prestation demandée : pièces à fournir, délai de traitement, étapes, prises de rendez-vous etc . . .
- vérifier minutieusement les pièces constitutives des dossiers,
- recevoir les administrés,
- donner des informations obligatoires à l’usager,
- anticiper les demandes d’informations nécessaires à l’usager,
- optimiser au quotidien la qualité du service rendu.
2) Missions d’instruction des dossiers :
- recevoir, enregistrer et transmettre les demandes de carte nationale d’identité, de passeports, par voie dématérialisée « ants »,
- effectuer les remises de ceux-ci,
- venir le matin dans le service pour chercher dans le coffre le matériel, en fin de matinée le ramener dans le coffre, à 13 h 30 le remonter et en fin de journée le redescendre dans le coffre,
- répondre aux recueils complémentaires concernant l’instruction des dossiers CNI et passeports,
- enregistrer les cartes nationales d’identité, les passeports reçus et convocation des intéressés par téléphone, ou par courrier,
- délivrance de documents administratifs (carte nationale d’identité, passeport).
3) Réalisation des travaux de bureautique :
- réceptionner les mails transmis par les administrés, par le service, par les mairies,
- penser au réapprovisionnement en imprimés
- trier et archiver.
- accueillir et renseigner le public sur place, par téléphone et par mail avec courtoisie, attention, efficacité et empathie,
- cerner l’objet de la demande et orienter le public vers le bon interlocuteur,
- renseigner sur le déroulé de la prestation demandée : pièces à fournir, délai de traitement, étapes, prises de rendez-vous etc . . .
- vérifier minutieusement les pièces constitutives des dossiers,
- recevoir les administrés,
- donner des informations obligatoires à l’usager,
- anticiper les demandes d’informations nécessaires à l’usager,
- optimiser au quotidien la qualité du service rendu.
2) Missions d’instruction des dossiers :
- recevoir, enregistrer et transmettre les demandes de carte nationale d’identité, de passeports, par voie dématérialisée « ants »,
- effectuer les remises de ceux-ci,
- venir le matin dans le service pour chercher dans le coffre le matériel, en fin de matinée le ramener dans le coffre, à 13 h 30 le remonter et en fin de journée le redescendre dans le coffre,
- répondre aux recueils complémentaires concernant l’instruction des dossiers CNI et passeports,
- enregistrer les cartes nationales d’identité, les passeports reçus et convocation des intéressés par téléphone, ou par courrier,
- délivrance de documents administratifs (carte nationale d’identité, passeport).
3) Réalisation des travaux de bureautique :
- réceptionner les mails transmis par les administrés, par le service, par les mairies,
- penser au réapprovisionnement en imprimés
- trier et archiver.
Profils recherchés
EXIGENCES REQUISES
1) niveau requis : équivalent aux exigences demandées aux adjoints administratifs, si possible le BAC,
2) qualifications nécessaires : connaissances en secrétariat, maitrise des logiciels WORD et EXCEL,
3) Compétences requises et connaissances professionnelles :
Les « savoir » :
Connaître le fonctionnement de la Mairie,
Connaître et savoir utiliser les documents support de la réglementation et leurs principes : fiches de procédure de la Préfecture de Toulon
Les « savoir-faire » :
Savoir utiliser l’informatique, internet,
Savoir être rigoureux, précis et méthodique dans son travail oral et écrit,
Savoir évaluer les demandes,
Maitriser les règles de grammaire et d’orthographe,
Ecriture lisible et soignée.
Les « savoir être comportemental » :
Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse,
Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative, recherche des informations
Maitrise de soi : self contrôle et capacité à travailler dans l’urgence, gestion du stress.
Rigueur : organisation, précision et méthode, dynamisme, conscience professionnelle, motivation, et ponctualité,
Sens de l’usager : esprit de qualité (répondre de manière claire et courtoise, quel que soit le contexte).
Sens de la Collectivité : confidentialité des informations traitées, devoir de réserve. Garant de l’image du service public, de la collectivité, et du service.
Communication : sens du contact et de l’écoute. Respect de l’autre, empathie et disponibilité.
1) niveau requis : équivalent aux exigences demandées aux adjoints administratifs, si possible le BAC,
2) qualifications nécessaires : connaissances en secrétariat, maitrise des logiciels WORD et EXCEL,
3) Compétences requises et connaissances professionnelles :
Les « savoir » :
Connaître le fonctionnement de la Mairie,
Connaître et savoir utiliser les documents support de la réglementation et leurs principes : fiches de procédure de la Préfecture de Toulon
Les « savoir-faire » :
Savoir utiliser l’informatique, internet,
Savoir être rigoureux, précis et méthodique dans son travail oral et écrit,
Savoir évaluer les demandes,
Maitriser les règles de grammaire et d’orthographe,
Ecriture lisible et soignée.
Les « savoir être comportemental » :
Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse,
Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative, recherche des informations
Maitrise de soi : self contrôle et capacité à travailler dans l’urgence, gestion du stress.
Rigueur : organisation, précision et méthode, dynamisme, conscience professionnelle, motivation, et ponctualité,
Sens de l’usager : esprit de qualité (répondre de manière claire et courtoise, quel que soit le contexte).
Sens de la Collectivité : confidentialité des informations traitées, devoir de réserve. Garant de l’image du service public, de la collectivité, et du service.
Communication : sens du contact et de l’écoute. Respect de l’autre, empathie et disponibilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0492610037
Informations complémentaires
Par courrier
Hôtel de Ville
4 Place de la République
04200 SISTERON
Hôtel de Ville
4 Place de la République
04200 SISTERON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.