Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des clients et fournisseurs pour soutenir efficacement les agents commerciaux dans leurs missions. Vous assurez la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion des documents (courriers, rapports, tableaux, compte-rendu, graphiques…). Vous rédigez les contrats clients et fournisseurs, les conventions ainsi que les délibérations et décisions en lien avec le secteur commercial.

Dans le cadre de la préparation de l’arrivée des clients, vous faites le lien avec les services hébergement, restauration, salle de réunion et assurez la mise à jour des réservations sportives et des salles sur le logiciel Planitech.

Rôle clé dans l’interface avec le comptable public et la direction des finances de Vichy Communauté, vous avez la charge de la gestion budgétaire (le suivi du budget, engagement et validation des factures, contrôle et suivie des factures des fournisseurs, des marchés et des conventions), à la préparation des reconstitutions des régies d’avance et de recettes, à la préparation des remises de chèques et des dépôts d’espèces. Vous avez également la charge de la déclaration et des écritures comptables relatives au versement de la taxe de séjour.

Garant de la bonne exécution des opérations financières et comptables du pôle commercial, vous suivez l’élaboration des devis par l’équipe commerciale, facturez les prestations, suivez les paiements et gérez les échéanciers. En parallèle, vous récoltez et centralisez les éléments de facturation.