Adjoint administratif chargé de l'accueil
Offre n° O003240920001442
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Rue de la Poste, Saint-Hilaire (Allier)
Poste à pourvoir le
20/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Basée sur la grille indiciaire de la Fonction Publique
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d'un Service Public de proximité et dans une relation d'interface avec les élus, la secrétaire de mairie et la population, l'adjoint administratif en charge de l'accueil conduit l'ensemble des activités lié à l'accueil du public présentiel, téléphonique ou distanciel. Il aura en charge te traitement du courrier sur l'ensemble des canaux, ainsi que la gestion des locations des salles, matériel et parc locatif. Il aura en charge les missions de secrétariat et d'aide au montage de dossiers et à leur suivi auprès des élus et de la secrétaire de mairie.
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste:
* Accueillir le public
* Guider le public dans ses démarches administratives
* Répondre au public en ligne ou par internet
* Conseiller le public
* Convoquer le Conseil Municipal
* Mettre en forme le procès verbal du Conseil Municipal
* Mettre en forme les délibérations
* Mettre en forme les arrêtés
* Rédiger différents courriers ou compte-rendu
* Relire l'ensemble des documents administratifs et techniques
* Recevoir, enregistrer, trier le courrier
* Répondre au courrier
* Rédiger les actes et extraits d'actes d'état civil
* Enregistrer et instruire les dossiers d'urbanisme
* Suivre les locations de salles
* Rédiger les baux des différents logements, garages et commerces
* Réaliser les états des lieux
* Proposer de maintenir le parc locatif en bon état
* Gérer les tickets de cantine
* Régler les factures cantine
* Gérer la régie Accueil de Loisirs
* Facturer l'Accueil de Loisirs
* Suivre l'activité du camping
* Gérer la régie camping
* Gérer et passer les commandes d'achats groupés
* Lire l'ensemble du courrier postal et en assurer une veille en direction du Maire et de la secrétaire Générale de Mairie
* Lire l'ensemble des mails et en assurer une veille en direction du Maire et de la secrétaire Générale de Mairie
* Proposer des réponses aux mails
* Gérer et suivre les différents agendas
Relations fonctionnelles :
En interne à la commune :
* En relation quotidienne avec le Maire et la secrétaire de Mairie
* Les agents de la commune plusieurs fois par semaine
Les personnes extérieures à la collectivité :
* La population, les associations et les différentes collectivités en relation avec la commune (Syndicats, CDG, Conseil Départemental...)
* Coopération avec d'autres administrations (Trésor Public, Gendarmerie, Préfecture, Impôts, Cadastre...) et les différents fournisseurs, artisans et entrepris
Conditions d'exercice :
Compétences techniques :
* Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales. Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
* Connaître la réglementation juridique et financière des collectivités locales.
* Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, droit d'occupation des sols, marchés publics, gestion du domaine public, droit des assurances, aide sociale.
* Maîtriser la rédaction administrative.
* Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Compétences relationnelles :
Disposer d'un excellent relationnel.
Maîtriser les techniques de communication, de négociation et de médiation.
Développer et entretenir un réseau professionnel.
Être organisé, rigoureux et méthodique. Être efficace et réactif.
Avoir un esprit d'analyse et de synthèse.
* Accueillir le public
* Guider le public dans ses démarches administratives
* Répondre au public en ligne ou par internet
* Conseiller le public
* Convoquer le Conseil Municipal
* Mettre en forme le procès verbal du Conseil Municipal
* Mettre en forme les délibérations
* Mettre en forme les arrêtés
* Rédiger différents courriers ou compte-rendu
* Relire l'ensemble des documents administratifs et techniques
* Recevoir, enregistrer, trier le courrier
* Répondre au courrier
* Rédiger les actes et extraits d'actes d'état civil
* Enregistrer et instruire les dossiers d'urbanisme
* Suivre les locations de salles
* Rédiger les baux des différents logements, garages et commerces
* Réaliser les états des lieux
* Proposer de maintenir le parc locatif en bon état
* Gérer les tickets de cantine
* Régler les factures cantine
* Gérer la régie Accueil de Loisirs
* Facturer l'Accueil de Loisirs
* Suivre l'activité du camping
* Gérer la régie camping
* Gérer et passer les commandes d'achats groupés
* Lire l'ensemble du courrier postal et en assurer une veille en direction du Maire et de la secrétaire Générale de Mairie
* Lire l'ensemble des mails et en assurer une veille en direction du Maire et de la secrétaire Générale de Mairie
* Proposer des réponses aux mails
* Gérer et suivre les différents agendas
Relations fonctionnelles :
En interne à la commune :
* En relation quotidienne avec le Maire et la secrétaire de Mairie
* Les agents de la commune plusieurs fois par semaine
Les personnes extérieures à la collectivité :
* La population, les associations et les différentes collectivités en relation avec la commune (Syndicats, CDG, Conseil Départemental...)
* Coopération avec d'autres administrations (Trésor Public, Gendarmerie, Préfecture, Impôts, Cadastre...) et les différents fournisseurs, artisans et entrepris
Conditions d'exercice :
Compétences techniques :
* Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales. Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
* Connaître la réglementation juridique et financière des collectivités locales.
* Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, droit d'occupation des sols, marchés publics, gestion du domaine public, droit des assurances, aide sociale.
* Maîtriser la rédaction administrative.
* Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Compétences relationnelles :
Disposer d'un excellent relationnel.
Maîtriser les techniques de communication, de négociation et de médiation.
Développer et entretenir un réseau professionnel.
Être organisé, rigoureux et méthodique. Être efficace et réactif.
Avoir un esprit d'analyse et de synthèse.
Profils recherchés
Avoir le sens du service public, bon relationnel, capacité d'écoute, discrétion et diplomatie.
Maitriser les méandres du système administratif français.
Savoir utiliser couramment les outils informatiques et suite bureautique.
Savoir s'intégrer rapidement à une équipe.
Polyvalence, disponibilité et réactivité.
Aimer participer et s'investir dans la vie d'une Commune.
Etre en possession du permis B valide.
Suivre les formations proposées
Maitriser les méandres du système administratif français.
Savoir utiliser couramment les outils informatiques et suite bureautique.
Savoir s'intégrer rapidement à une équipe.
Polyvalence, disponibilité et réactivité.
Aimer participer et s'investir dans la vie d'une Commune.
Etre en possession du permis B valide.
Suivre les formations proposées
Contact et modalités de candidature
Contact
0470665078
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à l'attention de Monsieur le Maire de SAINT-HILAIRE, soit par courrier : 1 Rue de la Poste 03440 SAINT-HILAIRE, soit par mail : commune-saint.hilaire@wanadoo.fr.
Pièce à fournir : -CV -Lettre de motivation
Pièce à fournir : -CV -Lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.