AGENT ACCUEIL CONSEIL AUX USAGERS
Offre n° O002240921000001
Publiée le 23/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Faubourg de Leuilly, Laon (Aisne)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
18/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent d’Accueil Conseils Usagers accueille, oriente, renseigne et conseille le public, composé en priorité d’usagers desservis par le SIRTOM. En tant que premier interlocuteur, il représente l’image de l’établissement.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES ET TÂCHES PRINCIPALES
Accueil et renseignement du public par téléphone ou sur place
Accompagnement et introduction des visiteurs, après mise en relation avec le service concerné, en ce qui concerne l’accueil sur place,
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité, réguler l’entrée des visiteurs et surveiller les accès,
Adapter son intervention aux différents publics,
Gestion du standard téléphonique, à savoir pouvoir répondre et mettre en attente plusieurs interlocuteurs tout en maîtrisant la procédure afin de limiter au maximum les délais d’attente et répondre aux usagers avec réactivité ; s’exprimer clairement, reformuler les demandes si besoin, favoriser l’expression de la demande, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques tout en gérant les situations de stress,
Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
Gestion de la messagerie téléphonique d’accueil : savoir modifier le message téléphonique d’accueil, au fur et à mesure des besoins, lors d’une fermeture ou d’un changement d’horaires exceptionnel par exemple,
Gestion de la messagerie électronique, d’internet,
Connaissance de l’ensemble des consignes de tri et des règles de prévention des déchets qu’elles soient de la collecte en porte à porte, de la collecte du verre, des déchetteries, du compostage et lombri-compostage, etc… afin de renseigner les usagers instantanément et de leur apporter une réponse fiable, sans omission et/ou erreur,
Doit parfaitement connaître le fonctionnement et l’organisation du SIRTOM mais également l’environnement professionnel au sens large afin de diriger les usagers vers les services ou organismes compétents, et pouvoir les renseigner à ce sujet,
Chargé de la constitution et de l’actualisation d’un fonds de documentation relatifs au fonctionnement des services de la structure et du contexte externe afin de répondre parfaitement et de façon actualisée aux attentes du public.
Gestion des doléances des usagers
Enregistrer informatiquement les doléances et demandes des usagers,
Les transférer aux services concernés,
Suivre régulièrement l’évolution du traitement des dossiers,
Etablir les relances nécessaires auprès des équipes, des agents de communication et des responsables,
Rappeler les usagers pour s’assurer de la résolution et de la non récurrence de l’anomalie,
Procéder à la mise à jour du fichier informatique des doléances,
Etablir et tenir les statistiques et indicateurs.
Gestion des remontées des équipes de collecte par GPS
Appliquer la procédure mise en place,
Extraire et enregistrer informatiquement les signalements des équipes du système GPS,
Les transférer aux services concernés,
Suivre régulièrement l’évolution du traitement des dossiers,
Etablir les relances nécessaires,
Informer les équipes des opérations de communication menées,
Procéder à la mise à jour du fichier informatique des remontées d’information,
Etablir et tenir les statistiques et indicateurs.
Planifier et organiser les opérations de dotation et de maintenance des bacs, sacs et composteurs à domicile
Traiter les demandes correspondantes reçues par téléphone, voie électronique ou courrier : fournir toutes les explications utiles à l’usager et pour le bon déroulement de la prestation,
Préparer les conventions de mise à disposition aux associations et collectivités de bacs et éco-gobelets,
Etablir en conséquence le planning de livraisons et interventions, les ordres de service et le pré-circuit correspondant,
Renseigner le logiciel Gesbac à chaque intervention : préparer, saisir et éditer les ordres de service des livraisons de bacs, sacs, composteurs et pièces détachées, afin de constituer la pochette du jour, et y adjoindre les documents utiles,
Clôturer informatiquement la journée de maintenance,
Pour le suivi, saisir les données dans les tableaux de stock des bacs, sacs et composteurs,
Etablir et tenir les statistiques et indicateurs.
Gestion des demandes d’enlèvement sur rendez-vous des encombrants et organisation de leur collecte en porte à porte
Recevoir et centraliser les demandes afin d’organiser et établir les plannings en fonction du secteur concerné.
Affichage d’informations
Gestion et mise à jour du contenu des panneaux d’affichage
Tenue à jour des registres correspondants,
Saisie informatique, mise en forme et rédaction de courriers divers
Par exemple pour le service de collecte lors d’avis émis sur les permis de construire
Préparation des réunions de la collectivité en binôme avec l’agent en charge de ce dossier
Etablissement et envoi des convocations ou invitations
Gestion et mise à jour des fichiers informatiques d’adresses, en vue d’effectuer des publipostages
Tenue du planning de salle
Organisation matérielle et administratives des réunions notamment les réunions du Bureau et du Comité Syndical, vérification des stocks et préparation des commandes s’y rapportant
Participation à des missions de réception
Gestion des fournitures administratives
Tenue et rangement du stock
Préparation des commandes
Etablissement et saisie des bons de commandes en binôme avec l’agent en charge des marchés publics
- des bacs
- des composteurs,
- des EPI,
- des fournitures administratives et outils de communication
- Tenue à jour des tableaux de bord correspondants.
Réception et expédition du courrier
Réceptionner ou aller chercher à la boite aux lettres le courrier arrivé
Affranchir en vue de son expédition le courrier des différents services à l’aide de la machine à affranchir
Suivre et remplir les tableaux de bord liés aux coûts de l’affranchissement
Surveillance et contrôle des accès
Recueillir sur un registre les signatures des visiteurs, à leur arrivée et à leur départ
Application des consignes de sécurité relative à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
Gestion des cartes et disques chauffeurs
Vider hebdomadairement le boitier des cartes chauffeurs
Enregistrer les cartes des chauffeurs à l’aide des outils électroniques et informatiques ad hoc
Tenir à jour les tableaux de bord et notamment l’ensemble des statistiques, ratios et indicateurs liés au service
Tenir à jour, classer et procéder à l’archivage des dossiers du service.
Repérer les problèmes et proposer des actions correctives, apporter conseil et appui technique.
Délivrer les cartes d’accès en déchetterie.
Application, dans le cadre de ses missions, de la règlementation sur la protection des données.
Accueil et renseignement du public par téléphone ou sur place
Accompagnement et introduction des visiteurs, après mise en relation avec le service concerné, en ce qui concerne l’accueil sur place,
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité, réguler l’entrée des visiteurs et surveiller les accès,
Adapter son intervention aux différents publics,
Gestion du standard téléphonique, à savoir pouvoir répondre et mettre en attente plusieurs interlocuteurs tout en maîtrisant la procédure afin de limiter au maximum les délais d’attente et répondre aux usagers avec réactivité ; s’exprimer clairement, reformuler les demandes si besoin, favoriser l’expression de la demande, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques tout en gérant les situations de stress,
Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
Gestion de la messagerie téléphonique d’accueil : savoir modifier le message téléphonique d’accueil, au fur et à mesure des besoins, lors d’une fermeture ou d’un changement d’horaires exceptionnel par exemple,
Gestion de la messagerie électronique, d’internet,
Connaissance de l’ensemble des consignes de tri et des règles de prévention des déchets qu’elles soient de la collecte en porte à porte, de la collecte du verre, des déchetteries, du compostage et lombri-compostage, etc… afin de renseigner les usagers instantanément et de leur apporter une réponse fiable, sans omission et/ou erreur,
Doit parfaitement connaître le fonctionnement et l’organisation du SIRTOM mais également l’environnement professionnel au sens large afin de diriger les usagers vers les services ou organismes compétents, et pouvoir les renseigner à ce sujet,
Chargé de la constitution et de l’actualisation d’un fonds de documentation relatifs au fonctionnement des services de la structure et du contexte externe afin de répondre parfaitement et de façon actualisée aux attentes du public.
Gestion des doléances des usagers
Enregistrer informatiquement les doléances et demandes des usagers,
Les transférer aux services concernés,
Suivre régulièrement l’évolution du traitement des dossiers,
Etablir les relances nécessaires auprès des équipes, des agents de communication et des responsables,
Rappeler les usagers pour s’assurer de la résolution et de la non récurrence de l’anomalie,
Procéder à la mise à jour du fichier informatique des doléances,
Etablir et tenir les statistiques et indicateurs.
Gestion des remontées des équipes de collecte par GPS
Appliquer la procédure mise en place,
Extraire et enregistrer informatiquement les signalements des équipes du système GPS,
Les transférer aux services concernés,
Suivre régulièrement l’évolution du traitement des dossiers,
Etablir les relances nécessaires,
Informer les équipes des opérations de communication menées,
Procéder à la mise à jour du fichier informatique des remontées d’information,
Etablir et tenir les statistiques et indicateurs.
Planifier et organiser les opérations de dotation et de maintenance des bacs, sacs et composteurs à domicile
Traiter les demandes correspondantes reçues par téléphone, voie électronique ou courrier : fournir toutes les explications utiles à l’usager et pour le bon déroulement de la prestation,
Préparer les conventions de mise à disposition aux associations et collectivités de bacs et éco-gobelets,
Etablir en conséquence le planning de livraisons et interventions, les ordres de service et le pré-circuit correspondant,
Renseigner le logiciel Gesbac à chaque intervention : préparer, saisir et éditer les ordres de service des livraisons de bacs, sacs, composteurs et pièces détachées, afin de constituer la pochette du jour, et y adjoindre les documents utiles,
Clôturer informatiquement la journée de maintenance,
Pour le suivi, saisir les données dans les tableaux de stock des bacs, sacs et composteurs,
Etablir et tenir les statistiques et indicateurs.
Gestion des demandes d’enlèvement sur rendez-vous des encombrants et organisation de leur collecte en porte à porte
Recevoir et centraliser les demandes afin d’organiser et établir les plannings en fonction du secteur concerné.
Affichage d’informations
Gestion et mise à jour du contenu des panneaux d’affichage
Tenue à jour des registres correspondants,
Saisie informatique, mise en forme et rédaction de courriers divers
Par exemple pour le service de collecte lors d’avis émis sur les permis de construire
Préparation des réunions de la collectivité en binôme avec l’agent en charge de ce dossier
Etablissement et envoi des convocations ou invitations
Gestion et mise à jour des fichiers informatiques d’adresses, en vue d’effectuer des publipostages
Tenue du planning de salle
Organisation matérielle et administratives des réunions notamment les réunions du Bureau et du Comité Syndical, vérification des stocks et préparation des commandes s’y rapportant
Participation à des missions de réception
Gestion des fournitures administratives
Tenue et rangement du stock
Préparation des commandes
Etablissement et saisie des bons de commandes en binôme avec l’agent en charge des marchés publics
- des bacs
- des composteurs,
- des EPI,
- des fournitures administratives et outils de communication
- Tenue à jour des tableaux de bord correspondants.
Réception et expédition du courrier
Réceptionner ou aller chercher à la boite aux lettres le courrier arrivé
Affranchir en vue de son expédition le courrier des différents services à l’aide de la machine à affranchir
Suivre et remplir les tableaux de bord liés aux coûts de l’affranchissement
Surveillance et contrôle des accès
Recueillir sur un registre les signatures des visiteurs, à leur arrivée et à leur départ
Application des consignes de sécurité relative à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
Gestion des cartes et disques chauffeurs
Vider hebdomadairement le boitier des cartes chauffeurs
Enregistrer les cartes des chauffeurs à l’aide des outils électroniques et informatiques ad hoc
Tenir à jour les tableaux de bord et notamment l’ensemble des statistiques, ratios et indicateurs liés au service
Tenir à jour, classer et procéder à l’archivage des dossiers du service.
Repérer les problèmes et proposer des actions correctives, apporter conseil et appui technique.
Délivrer les cartes d’accès en déchetterie.
Application, dans le cadre de ses missions, de la règlementation sur la protection des données.
Profils recherchés
Bonnes connaissances du domaine des déchets et de l’environnement professionnel,
Maîtrise de l’outil informatique et des nouvelles technologies,
Aisance rédactionnelle, bonne maîtrise de l’expression écrite et orale, des règles d’orthographe et de grammaire, des techniques et outils de communication, d’internet
Bonne présentation,
Sens du contact, de l’écoute, amabilité, aptitudes à la communication et à la prise de parole, intérêt pour les relations humaines, pédagogie, diplomatie, patience, savoir gérer les situations de stress, connaître les techniques de régulation et d’écoute
Capacité à argumenter,
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Savoir identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
Capacité d’organisation, méthode, connaître les techniques de classement et de capitalisation de documents, les techniques de secrétariat
Esprit de synthèse,
Sens des responsabilités, respect des procédures et délais,
Autonomie, capacité d’initiative et d’adaptation,
Rigueur notamment dans la restitution des actions réalisées,
Sens du travail en équipe,
Sens du devoir de réserve.
Maîtrise de l’outil informatique et des nouvelles technologies,
Aisance rédactionnelle, bonne maîtrise de l’expression écrite et orale, des règles d’orthographe et de grammaire, des techniques et outils de communication, d’internet
Bonne présentation,
Sens du contact, de l’écoute, amabilité, aptitudes à la communication et à la prise de parole, intérêt pour les relations humaines, pédagogie, diplomatie, patience, savoir gérer les situations de stress, connaître les techniques de régulation et d’écoute
Capacité à argumenter,
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Savoir identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
Capacité d’organisation, méthode, connaître les techniques de classement et de capitalisation de documents, les techniques de secrétariat
Esprit de synthèse,
Sens des responsabilités, respect des procédures et délais,
Autonomie, capacité d’initiative et d’adaptation,
Rigueur notamment dans la restitution des actions réalisées,
Sens du travail en équipe,
Sens du devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.