A125 - Chef(fe) de bureau gestion administrative et planification des formations
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O002240627001386
Publiée le 27/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
RUE WILLIAM HENRY WADDINGTON CS 20659, Laon (Aisne)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
15/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Coordonne, gère et contrôle les procédures de gestion administrative du bureau. Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du service.
Rémunération statutaire + IFSE (B2) + CIA + prime semestrielle
Adhésion au CNAS + participation à la mutuelle de santé et à la prévoyance
Rémunération statutaire + IFSE (B2) + CIA + prime semestrielle
Adhésion au CNAS + participation à la mutuelle de santé et à la prévoyance
Missions / conditions d'exercice
•Encadrement du Bureau
- S’assurer de la bonne gestion administrative des formations, des accidents de service, du respect des délais, du bon fonctionnement du processus de versement des indemnités dues aux SPV, de l’ensemble de l’activité du bureau ainsi que du respect du règlement intérieur
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
• Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
• Planification et suivi
- Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc)
- Utiliser des logiciels et des progiciels
• Réalisation des stages extérieurs
- Programmation et relation avec les organismes extérieurs
- Suivi de l’exécution des FMAPA
- Inscription des agents
- Etablissement des conventions de formation avec les organismes de formation
- Gestion de la présence des formateurs et stagiaires
- Gestion des déplacements en formation
- Suivi du budget
- Elaboration des statistiques liées aux formations extérieures
- S’assurer de la bonne gestion administrative des formations, des accidents de service, du respect des délais, du bon fonctionnement du processus de versement des indemnités dues aux SPV, de l’ensemble de l’activité du bureau ainsi que du respect du règlement intérieur
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
• Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
• Planification et suivi
- Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc)
- Utiliser des logiciels et des progiciels
• Réalisation des stages extérieurs
- Programmation et relation avec les organismes extérieurs
- Suivi de l’exécution des FMAPA
- Inscription des agents
- Etablissement des conventions de formation avec les organismes de formation
- Gestion de la présence des formateurs et stagiaires
- Gestion des déplacements en formation
- Suivi du budget
- Elaboration des statistiques liées aux formations extérieures
Profils recherchés
-aptitudes à gérer une équipe
- disponibilité
- rigueur
- facilité d'adaptation
- méthodes d'élaboration et étapes d'un plan de formation
- connaissances du droit à la formation et ses aspects réglementaires
- connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- disponibilité
- rigueur
- facilité d'adaptation
- méthodes d'élaboration et étapes d'un plan de formation
- connaissances du droit à la formation et ses aspects réglementaires
- connaissance du statut de la fonction publique territoriale
Contact et modalités de candidature
Contact
0364161000
Informations complémentaires
Transmettre obligatoirement CV et lettre de motivation, et le dernier compte-rendu d'évaluation annuelle.
Adresse de l'employeur
SDIS de Aisne
>RUE WILLIAM HENRY WADDINGTON CS 20659
02007 LAON CEDEX
>RUE WILLIAM HENRY WADDINGTON CS 20659
02007 LAON CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.