Assistant(e) de direction DDE
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Offre n° O002240608000019
Publiée le 08/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
58, boulevard Victor Hugo - BP 80352, Saint-Quentin (Aisne)
Poste à pourvoir le
08/08/2024
Date limite de candidature
07/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Description du poste à pourvoir DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE
Assister le directeur dans ses missions administratives et ponctuellement sur des dossiers plus complexes.
S’assurer de la préparation des dossiers en amont des réunions et faire l’interface entre la direction et l’équipe.
Travailler en étroite collaboration avec l’équipe pour le bon fonctionnement de la direction
Assurer le suivi administratif de la pépinière d’entreprises
Assister le directeur dans ses missions administratives et ponctuellement sur des dossiers plus complexes.
S’assurer de la préparation des dossiers en amont des réunions et faire l’interface entre la direction et l’équipe.
Travailler en étroite collaboration avec l’équipe pour le bon fonctionnement de la direction
Assurer le suivi administratif de la pépinière d’entreprises
Missions / conditions d'exercice
DESCRIPTION DES MISSIONS
Organiser et coordonner pour le directeur, le montage, le suivi, la gestion et l’archivage de tous les dossiers et projets
Être informé et connaître l’ensemble des dossiers suivi par le directeur
Assurer l’interface entre le directeur et les partenaires extérieurs
Assurer l’interface entre le directeur et le cabinet du Maire/Président
Gérer l’emploi du temps, l’administratif et la logistique du directeur (agenda – préparation dossiers – logistique – déplacements – notes de frais)
Organiser les réunions pour le directeur (invitation – réservation salle – logistique – ordre du jour – compte-rendu …)
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
Apporter un appui administratif au sein de la Direction (mise à jour des fichiers, réalisation du publipostage, mission de phoning, gestion et rédaction des courriers, notes, organisation des réunions)
Assurer le suivi administratif de la pépinière d’entreprises : convention, état des lieux, suivi des loyers
Traiter, exploiter, suivre une partie des informations de la direction (correspondance, affaires spécifiques)
Saisir et mettre en forme différents documents (bilans, rapports, synthèses)
Participer à l'organisation d'événements tels que les événements liés à l’industrie, à la robonumérique, au commerce …
Être présent à certains événements organisés par la direction pour assurer l’accueil du public
Gérer la vie administrative du personnel (congés, absences…)
Être le référent financier DDE et DGPIM
Organiser et coordonner pour le directeur, le montage, le suivi, la gestion et l’archivage de tous les dossiers et projets
Être informé et connaître l’ensemble des dossiers suivi par le directeur
Assurer l’interface entre le directeur et les partenaires extérieurs
Assurer l’interface entre le directeur et le cabinet du Maire/Président
Gérer l’emploi du temps, l’administratif et la logistique du directeur (agenda – préparation dossiers – logistique – déplacements – notes de frais)
Organiser les réunions pour le directeur (invitation – réservation salle – logistique – ordre du jour – compte-rendu …)
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
Apporter un appui administratif au sein de la Direction (mise à jour des fichiers, réalisation du publipostage, mission de phoning, gestion et rédaction des courriers, notes, organisation des réunions)
Assurer le suivi administratif de la pépinière d’entreprises : convention, état des lieux, suivi des loyers
Traiter, exploiter, suivre une partie des informations de la direction (correspondance, affaires spécifiques)
Saisir et mettre en forme différents documents (bilans, rapports, synthèses)
Participer à l'organisation d'événements tels que les événements liés à l’industrie, à la robonumérique, au commerce …
Être présent à certains événements organisés par la direction pour assurer l’accueil du public
Gérer la vie administrative du personnel (congés, absences…)
Être le référent financier DDE et DGPIM
Profils recherchés
Compétences professionnelles et techniques
Assurer l’interface entre le directeur et les partenaires extérieurs, la DGS, le cabinet du Maire/Président
Gestion de l’agenda du directeur
rédaction et mise en forme de courriers, notes, synthèses, rapports
organisation et suivi de différentes manifestations en lien avec les activités de la Direction
Assister l'équipe DDE dans les évènements Robonumérique
Participer aux événements en assurant l’accueil
bonne maitrise du Pack Office
Assurer la référence financière de la direction + DGPIM
Assurer le suivi administratif de la pépinière
Compétences relationnelles
Excellent relationnel
Capacité à travailler en équipe
Autonomie
Discrétion
Capacité d'expertise (missions spécifiques)
Initiative et sens des responsabilités
Sens de l’organisation et de la hiérarchisation pour faciliter le fonctionnement de la direction
Capacité de gestion des dossiers
Esprit de synthèse
Assurer l’interface entre le directeur et les partenaires extérieurs, la DGS, le cabinet du Maire/Président
Gestion de l’agenda du directeur
rédaction et mise en forme de courriers, notes, synthèses, rapports
organisation et suivi de différentes manifestations en lien avec les activités de la Direction
Assister l'équipe DDE dans les évènements Robonumérique
Participer aux événements en assurant l’accueil
bonne maitrise du Pack Office
Assurer la référence financière de la direction + DGPIM
Assurer le suivi administratif de la pépinière
Compétences relationnelles
Excellent relationnel
Capacité à travailler en équipe
Autonomie
Discrétion
Capacité d'expertise (missions spécifiques)
Initiative et sens des responsabilités
Sens de l’organisation et de la hiérarchisation pour faciliter le fonctionnement de la direction
Capacité de gestion des dossiers
Esprit de synthèse
Contact et modalités de candidature
Contact
0323636803
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à transmettre.
Adresse de l'employeur
CTE D'AGGLOMERATION DU SAINT-QUENTINOIS
>58, boulevard Victor Hugo - BP 80352
02108 SAINT-QUENTIN CEDEX
>58, boulevard Victor Hugo - BP 80352
02108 SAINT-QUENTIN CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.