Assistant(e) gestion administrative pôle gestion domaine public
Offre n° O001250124000853
Publiée le 24/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - place robert marcelpoil - bp 429, Ambérieu-en-Bugey (Ain)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
25/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
rémunération statutaire + IFSE + CIA / CNAS, participation employeur contrat mutuelle et/ou prévoyance labellisé
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service urbanisme - stratégie foncière, l'assistant(e) de gestion administratif du pôle gestion du domaine public, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle Gestion du domaine public. Met en œuvre les procédures d’instruction et de suivi des dossiers selon l’organisation du service. Apporte une aide au service en termes de gestion, de communication, d’information
Missions / conditions d'exercice
• Gestion des demandes d’occupation temporaire et d’intervention sur le domaine public
- Recevoir les demandes (à l’exception de celles ayant trait à l’évènementiel et aux marchés forains) et les enregistrer
- Vérifier leur complétude et la validité des informations traitées au regard des règlements de la ville (règlement d’occupation du domaine public, règlement de voirie), envoyer un accusé réception ou une demande de mise en conformité de la demande
- Transmettre les demandes d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public à des fins commerciales, de permis de stationnement, de permission de voirie, d’accord technique préalable et les demandes d’arrêté temporaire de circulation aux services instructeurs compétents (contrôleur du DP et police municipale)
- Centraliser hebdomadairement les arrêtés et les accords techniques préalables pris par les services instructeurs
- Contrôler le respect des délais d’instruction au regard des dates de réception des demandes conformes et servir d’alerte aux services instructeurs
- Notifier en un envoi l’intégralité des autorisations aux demandeurs, diffuser au service financier pour la partie taxation et au secrétariat général pour la tenue des registres et la transmission le cas échéant au représentant de l’Etat
- Diffuser au service communication pour publication, les restrictions importantes en matière de stationnement et/ou de circulation
- Classer et archiver les dossiers
• Traitement des déclarations de travaux à proximité des réseaux
- Instruire dans les délais réglementaires les déclarations de travaux à proximité des réseaux (DT), les déclarations d’intention de commencement de travaux (DICT), les DT-DICT conjointes et les avis de travaux urgents (ATU)
• En lien avec l’instructeur des autorisations d’urbanisme et le service financier (TLPE)/
- Instruire les demandes d’autorisation préalable d’enseigne et les déclarations préalables de publicité ou de pré enseigne, en considération des prescriptions du Règlement Local de Publicité (RLP)
• Assistance administrative du service
- Mettre en forme les courriers consécutifs à des constats d’infraction aux différents règlements ou arrêtés (RODP, RV, RLP, arrêté municipal d’entretien des trottoirs etc…) hors du champ de l’urbanisme et de l’habitat
- Recueillir et traiter les informations pour la rédaction des courriers d’attribution des numéros de voirie et des délibérations de dénomination de voies
- Mettre à jour la Base Adresse Locale (BAL) et intégrer les éléments dans la Base Adresse Nationale (BAN)
- Elaborer et renseigner les tableaux de suivi pour tous les pans de son activité
- Classer et archiver les documents en entrée/sortie
- Gérer les mises en signature des courriers de la direction et leur enregistrement sur l’outil dédié (Chrono) avant départ
- Mettre à jour le Chrono en y précisant les courriers Arrivée qui ont fait l’objet d’une réponse par mail des différents services
- Produire et diffuser le planning hebdomadaire de présence à la direction
- Diffuser aux RH les plannings semestriels d’astreinte technique
- Diffuser aux RH et au secrétariat des élus le planning saisonnier d’astreinte neige
• Accueil physique et téléphonique du public :
- Expliquer aux pétitionnaires les démarches à accomplir dans son champ de compétences
- Orienter le public vers l’interlocuteur ou le service/organisme compétent
- Gérer les réclamations par le recueil des informations requises (identité et coordonnées du requérant, objet de la saisine) et par la transmission au responsable de service compétent
- Traiter les signalements d’usagers portant sur des dysfonctionnements/dommages sur des infrastructures communales par une saisie de demande d’intervention sur le logiciel dédié (E-atal)
- Recevoir, trier et orienter les mails de la boîte générique du service, sur le bon interlocuteur, les faire enregistrer au courrier Arrivée lorsque nécessaire
Poste à temps complet : 37h30 - CA +RTT
Horaires de travail : 8h-12h à 13h30-17h
Possibilité de télétravail sur une journée.
- Recevoir les demandes (à l’exception de celles ayant trait à l’évènementiel et aux marchés forains) et les enregistrer
- Vérifier leur complétude et la validité des informations traitées au regard des règlements de la ville (règlement d’occupation du domaine public, règlement de voirie), envoyer un accusé réception ou une demande de mise en conformité de la demande
- Transmettre les demandes d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public à des fins commerciales, de permis de stationnement, de permission de voirie, d’accord technique préalable et les demandes d’arrêté temporaire de circulation aux services instructeurs compétents (contrôleur du DP et police municipale)
- Centraliser hebdomadairement les arrêtés et les accords techniques préalables pris par les services instructeurs
- Contrôler le respect des délais d’instruction au regard des dates de réception des demandes conformes et servir d’alerte aux services instructeurs
- Notifier en un envoi l’intégralité des autorisations aux demandeurs, diffuser au service financier pour la partie taxation et au secrétariat général pour la tenue des registres et la transmission le cas échéant au représentant de l’Etat
- Diffuser au service communication pour publication, les restrictions importantes en matière de stationnement et/ou de circulation
- Classer et archiver les dossiers
• Traitement des déclarations de travaux à proximité des réseaux
- Instruire dans les délais réglementaires les déclarations de travaux à proximité des réseaux (DT), les déclarations d’intention de commencement de travaux (DICT), les DT-DICT conjointes et les avis de travaux urgents (ATU)
• En lien avec l’instructeur des autorisations d’urbanisme et le service financier (TLPE)/
- Instruire les demandes d’autorisation préalable d’enseigne et les déclarations préalables de publicité ou de pré enseigne, en considération des prescriptions du Règlement Local de Publicité (RLP)
• Assistance administrative du service
- Mettre en forme les courriers consécutifs à des constats d’infraction aux différents règlements ou arrêtés (RODP, RV, RLP, arrêté municipal d’entretien des trottoirs etc…) hors du champ de l’urbanisme et de l’habitat
- Recueillir et traiter les informations pour la rédaction des courriers d’attribution des numéros de voirie et des délibérations de dénomination de voies
- Mettre à jour la Base Adresse Locale (BAL) et intégrer les éléments dans la Base Adresse Nationale (BAN)
- Elaborer et renseigner les tableaux de suivi pour tous les pans de son activité
- Classer et archiver les documents en entrée/sortie
- Gérer les mises en signature des courriers de la direction et leur enregistrement sur l’outil dédié (Chrono) avant départ
- Mettre à jour le Chrono en y précisant les courriers Arrivée qui ont fait l’objet d’une réponse par mail des différents services
- Produire et diffuser le planning hebdomadaire de présence à la direction
- Diffuser aux RH les plannings semestriels d’astreinte technique
- Diffuser aux RH et au secrétariat des élus le planning saisonnier d’astreinte neige
• Accueil physique et téléphonique du public :
- Expliquer aux pétitionnaires les démarches à accomplir dans son champ de compétences
- Orienter le public vers l’interlocuteur ou le service/organisme compétent
- Gérer les réclamations par le recueil des informations requises (identité et coordonnées du requérant, objet de la saisine) et par la transmission au responsable de service compétent
- Traiter les signalements d’usagers portant sur des dysfonctionnements/dommages sur des infrastructures communales par une saisie de demande d’intervention sur le logiciel dédié (E-atal)
- Recevoir, trier et orienter les mails de la boîte générique du service, sur le bon interlocuteur, les faire enregistrer au courrier Arrivée lorsque nécessaire
Poste à temps complet : 37h30 - CA +RTT
Horaires de travail : 8h-12h à 13h30-17h
Possibilité de télétravail sur une journée.
Profils recherchés
Formation et qualification professionnelles nécessaires
- Maîtrise des outils bureautiques, des nouveaux services numériques, des outils de recherche documentaire
- Maîtrise des progiciels métiers (SIG, E-atal, etc..), pourra être acquis par le biais de la formation
- Maîtrise des techniques et outils de gestion
- Maîtrise des règles d’expression orale et écrite
- Connaissances des règlementations relatives à l’occupation et à l’intervention sur le domaine public, à l’exécution des travaux en proximité de réseaux, à la publicité ( pourra être acquis par le biais de la formation)
Qualités nécessaires
- Esprit d’équipe
- Disponibilité
- Bon relationnel et rédactionnel
- Capacités organisationnelles avérées
- Rigueur
Obligations et devoirs du fonctionnaire
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Devoir de neutralité et d’information vis-à-vis de l’administré
- Devoir et obligation de formation
- Maîtrise des outils bureautiques, des nouveaux services numériques, des outils de recherche documentaire
- Maîtrise des progiciels métiers (SIG, E-atal, etc..), pourra être acquis par le biais de la formation
- Maîtrise des techniques et outils de gestion
- Maîtrise des règles d’expression orale et écrite
- Connaissances des règlementations relatives à l’occupation et à l’intervention sur le domaine public, à l’exécution des travaux en proximité de réseaux, à la publicité ( pourra être acquis par le biais de la formation)
Qualités nécessaires
- Esprit d’équipe
- Disponibilité
- Bon relationnel et rédactionnel
- Capacités organisationnelles avérées
- Rigueur
Obligations et devoirs du fonctionnaire
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Devoir de neutralité et d’information vis-à-vis de l’administré
- Devoir et obligation de formation
Contact et modalités de candidature
Contact
0474461700
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser avant le 25 mars 2025 par lettre de motivation accompagnée d'un CV détaillé à Monsieur le Maire Place Robert Marcelpoil 01500 AMBERIEU-EN-BUGEY ou par mail sous emploi@ville-amberieu.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.