Vous rêvez de rejoindre une équipe dynamique et engagée ? La Communauté de Communes de Miribel et du Plateau (CCMP) vous offre cette opportunité en tant qu'Assistant Administratif (H/F). Vous contribuerez activement au développement de notre territoire, en travaillant au sein de deux directions clés : la direction de l'Eau et la direction Ressources et Moyens Généraux. Venez découvrir un environnement stimulant, où vos compétences seront valorisées et votre travail aura un impact réel sur la vie de nos citoyens. Rejoignez-nous pour faire la différence au quotidien !


Sous l’autorité de la directrice de l’eau, l’Assistant administratif a pour mission la gestion administrative du pôle :
o Échanges permanents d'informations avec les agents du pôle et le directeur
o Relations avec les services intercommunaux et municipaux
o Relations avec d'autres collectivités, partenaires publics, institutions privées, entreprises, associations…
o Contacts avec les usagers

Sous l’autorité de la Directrice des Ressources et moyens généraux l’Assistant administratif a pour mission la gestion administrative du pôle et participera à la vie des assemblées de la collectivité.

DIRECTION DE L’EAU
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages

• Gestion des courriers et e-mails
o Traiter et transmettre les courriers écrits et électroniques
o Rédiger des courriers et e-mails

• Suivi des dossiers et projets
o Assister les techniciens et le responsable dans leurs taches (participation aux analyses des candidatures et des offres, suivi administratif et financier des marchés publics de prestation de services et de travaux en lien avec le service comptabilité)
o Renseigner des tableaux de bords et de suivis des activités des services
o Rechercher des informations auprès des partenaires et assurer les relances
o Création et suivi des dossiers de subventions
o Traitement et suivi des dossiers de demande de raccordement assainissement collectif (instruction, contact délégataire et usager, facturation PFAC)
o Suivi des permis de construire concernés par l’obligation de raccordement (recherche dossier en cours, DAACT, courriers d’information usagers)
o SPANC : suivi des dossiers, contacts avec les usagers (courriers, informations administratives), facturation des contrôles

• Gestion des agendas
o Organiser les agendas et prendre des rendez-vous
o Organiser les déplacements

• Organisation, planification et suivi des réunions
o Rédiger les ordres du jour, les convocations et les comptes rendus
o Préparer et envoyer les documents par voie postale et électronique
o Réserver les salles et préparer l'organisation matérielle des réunions

• Gestion et affichage des informations
o Diffuser des informations par voie d'affichage et électronique
o Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations

• Missions transversales
o Assister le responsable de service dans le suivi des budgets liés au service
o Concevoir et réaliser des documents de communication
o Assistance à la rédaction des rapports d'activité des services
o Mettre en place des procédures en vue d'améliorer la qualité du service public et d'optimiser la gestion administrative


DIRECTION RESSOURCES ET MOYENS GENERAUX
• Gestion du secrétariat des assemblées (conseil communautaire)
o En charge du rétroplanning d’élaboration ; référente au sein des services de la CCMP
o Participation à l’élaboration de la liasse et son envoi via Dematis
o En cas d’absence du DGS/Directeur de Cabinet, prise de notes lors des séances du conseil communautaire
o Rédaction des délibérations
o Diffusion au contrôle de légalité des différents actes liés et publication (voie affichage et dématérialisé)

• Missions transversales en lien avec la Direction
o Gérer les différents abonnements magazine de la collectivité
o Être le référent au sein de la collectivité de l’outil de gestion du courrier (Le Parapheur) : formation et accompagnement des agents, développement de l’outil en partenariat avec la Directrice
o Participer à différents projets en lien avec la Direction (déménagement du siège et choix du mobilier, mise à jour du classement sur le réseau, etc.).

• Remplacement ponctuel des agents d’accueil à l’accueil de la CCMP : En cas d’absence des deux agents d’accueil ou pour assurer la continuité pendant les congés (en cas d’absence non prévue)
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages

• Missions annexes
o Gestion des urgences sur le site internet de la CCMP, Intramuros et les réseaux sociaux (Facebook) en cas d’absence de la chargée de communication

Niveau de diplôme ou de compétences requis : Bac

Compétences :

Maîtrise des procédures administratives.
Connaissances de base liées aux marchés publics et à la comptabilité publique.
Maîtrise du pack office.
Permis B obligatoire.

Qualités requises :

Sens du service public.
Qualités de rigueur, d’organisation, d’autonomie et de confidentialité.
Aisance rédactionnelle.
Aptitude à la polyvalence.
Bon relationnel, dynamisme et capacité à travailler en équipe.
Être force de proposition.