Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978250211000794
Publiée le 13/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
16/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Gestion des commandes sur marché et hors marché, édition des bons de commande
- Recueil et classement des bons de commande
- Information, communication
- Traitement des factures du service
- Classement
- Traitement des factures des autres services de la DMG
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
- Recueil et classement des bons de commande
- Information, communication
- Traitement des factures du service
- Classement
- Traitement des factures des autres services de la DMG
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
A- Edition des bons de commande
Recueillir les demandes de fournitures des services
Faire la saisie et l'édition des bons de commandes et de leurs annexes en vue de leur signature (dématérialisation) (sur marché ou sur simple consultation)
Alimenter le tableau de bord de suivi des bons de commande
Alerter en cas d'anomalie
Tenir informé le service client en cas d'empêchement de l'édition
B- Consultation des entreprises
Recueil des bons de commande signés
Transmission des documents aux prestataires et services clients
Classement informatique des bons de commande
Classement « papier » des documents associés (demandes de fournitures, etc.)
C- Information, communication
Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes
Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents, des usagers
et des opérateurs économiques
D- Traitement des factures
Enregistrement des factures sur le tableau de bord interne
Instruction des factures (rapprochement du bon de commande, vérification des quantités réellement réalisées, suivi des factures partielles) en vue du Service fait
Alerte en cas d'anomalie
E- Classement
Classement des documents : factures, bons de livraison, courriers d'exécution des
marchés, etc
Activités spécifiques:
F. Traitement des factures des autres services de la DMG
Réception des factures dématérialisées
Enregistrement, vérification des pièces jointes et transmission vers les autres
services
A- Edition des bons de commande
Recueillir les demandes de fournitures des services
Faire la saisie et l'édition des bons de commandes et de leurs annexes en vue de leur signature (dématérialisation) (sur marché ou sur simple consultation)
Alimenter le tableau de bord de suivi des bons de commande
Alerter en cas d'anomalie
Tenir informé le service client en cas d'empêchement de l'édition
B- Consultation des entreprises
Recueil des bons de commande signés
Transmission des documents aux prestataires et services clients
Classement informatique des bons de commande
Classement « papier » des documents associés (demandes de fournitures, etc.)
C- Information, communication
Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes
Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents, des usagers
et des opérateurs économiques
D- Traitement des factures
Enregistrement des factures sur le tableau de bord interne
Instruction des factures (rapprochement du bon de commande, vérification des quantités réellement réalisées, suivi des factures partielles) en vue du Service fait
Alerte en cas d'anomalie
E- Classement
Classement des documents : factures, bons de livraison, courriers d'exécution des
marchés, etc
Activités spécifiques:
F. Traitement des factures des autres services de la DMG
Réception des factures dématérialisées
Enregistrement, vérification des pièces jointes et transmission vers les autres
services
Profils recherchés
Savoir:
- Avoir une bonne connaissance des localisations des services
- Avoir de solides notions en matière de règlementation et procédures des marchés simplifiés
- Avoir de solides notions en comptabilité publique (instruction budgétaire M14)
Savoir faire:
- Etre capable d'appliquer les procédures d'achats
- Maîtrise des logiciels spécifiques (CIVIL NET FINANCES)
- Maîtrise Docflow - Bureautique
Savoir être:
- Rigueur et méthode
- Etre diplomate
- Etre disponible et à l'écoute des élus, agents et prestataires
- Avoir une bonne connaissance des localisations des services
- Avoir de solides notions en matière de règlementation et procédures des marchés simplifiés
- Avoir de solides notions en comptabilité publique (instruction budgétaire M14)
Savoir faire:
- Etre capable d'appliquer les procédures d'achats
- Maîtrise des logiciels spécifiques (CIVIL NET FINANCES)
- Maîtrise Docflow - Bureautique
Savoir être:
- Rigueur et méthode
- Etre diplomate
- Etre disponible et à l'écoute des élus, agents et prestataires
Contact et modalités de candidature
Contact
service.recrutement@mairie-saintpaul.fr
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 16/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLETNE SERA PAS TRAITÉ.
TOUT DOSSIER INCOMPLETNE SERA PAS TRAITÉ.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.