Secrétaire
Offre n° O974240923000327
Publiée le 30/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
10 Rue de la Source, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir à la Direction des Organisations et des Ressources Humaines – Service Recrutement et Mobilité.
Sous l’autorité du responsable de service, l’agent assure l'accueil et les tâches administratives de secrétariat du service ainsi que le suivi des besoins logistiques.
Sous l’autorité du responsable de service, l’agent assure l'accueil et les tâches administratives de secrétariat du service ainsi que le suivi des besoins logistiques.
Missions / conditions d'exercice
• Orienter et renseigner le public
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Apporter un premier niveau d’informations
- Alerter les responsables et l’équipe sur les situations sensibles
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- Suivre les envois de publicité d’appels à candidatures et gérer les relations avec les organes de publication interne/externes
- Saisir les offres sur le site du Département
- Engager les bons de commande sous le logiciel dédié et en assurer le suivi jusqu’à la transmission de la facturation au service budget
• Gérer les courriers
- Enregistrer et suivre sous AIRS les courriers, les parapheurs et tous les documents entrant et sortant du service
• Mettre en forme et présenter des dossiers
- Réaliser des tâches de secrétariat
- Effectuer la frappe, la mise en forme, et le traitement de documents divers (courriers/appels à candidatures/fiches navettes)
- Diffuser les appels sur les différents supports
- Aviser l’agent concerné des anomalies repérées lors de la réalisation des travaux
• Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord
- Saisir les données d’activité dans un tableau de bord
- Proposer des tableaux de suivi (Excel, …) en lien avec l’activité du service
• Suivre l'agenda de l’équipe
- Gérer les rendez-vous
- Organiser les réunions (invitations et organisation logistique)
- Suivre les absences des agents (congés, RTT, formations)
• Gérer les stocks et les demandes de fournitures et de mobilier
• Exécuter et suivre les procédures administratives
• Vérifier la validité des informations traitées
• Réceptionner et diffuser les informations
• Classer et/ou archiver les dossiers du service
La résidence administrative est fixée à Saint Denis.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Apporter un premier niveau d’informations
- Alerter les responsables et l’équipe sur les situations sensibles
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- Suivre les envois de publicité d’appels à candidatures et gérer les relations avec les organes de publication interne/externes
- Saisir les offres sur le site du Département
- Engager les bons de commande sous le logiciel dédié et en assurer le suivi jusqu’à la transmission de la facturation au service budget
• Gérer les courriers
- Enregistrer et suivre sous AIRS les courriers, les parapheurs et tous les documents entrant et sortant du service
• Mettre en forme et présenter des dossiers
- Réaliser des tâches de secrétariat
- Effectuer la frappe, la mise en forme, et le traitement de documents divers (courriers/appels à candidatures/fiches navettes)
- Diffuser les appels sur les différents supports
- Aviser l’agent concerné des anomalies repérées lors de la réalisation des travaux
• Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord
- Saisir les données d’activité dans un tableau de bord
- Proposer des tableaux de suivi (Excel, …) en lien avec l’activité du service
• Suivre l'agenda de l’équipe
- Gérer les rendez-vous
- Organiser les réunions (invitations et organisation logistique)
- Suivre les absences des agents (congés, RTT, formations)
• Gérer les stocks et les demandes de fournitures et de mobilier
• Exécuter et suivre les procédures administratives
• Vérifier la validité des informations traitées
• Réceptionner et diffuser les informations
• Classer et/ou archiver les dossiers du service
La résidence administrative est fixée à Saint Denis.
Profils recherchés
• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
Recrutement par voie statutaire ou par voie statutaire
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word –Excel)
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Connaissance du progiciel RH de Berger Levrault (SEDIT)
• Maîtrise des logiciels AIRS et ASTRE
• Capacité à communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
• Capacité à orienter la demande au sein des services
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à gérer les priorités
• Capacité à gérer le stress
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication
• Sens des relations humaines
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Esprit d’initiative
• Rigueur
Recrutement par voie statutaire ou par voie statutaire
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word –Excel)
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Connaissance du progiciel RH de Berger Levrault (SEDIT)
• Maîtrise des logiciels AIRS et ASTRE
• Capacité à communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
• Capacité à orienter la demande au sein des services
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à gérer les priorités
• Capacité à gérer le stress
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication
• Sens des relations humaines
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Esprit d’initiative
• Rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0262903916
Informations complémentaires
Merci de candidater en ligne sur le site https://www.departement974.fr/recrutement en transmettant notamment les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n°974240923000327
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d’identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n°974240923000327
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d’identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.