Un ou une gestionnaire en charge des représentations 15358-25
Offre n° O093250107000962
Publiée le 07/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
08/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la responsable du Bureau des Représentations, vous assurez la gestion et le suivi administratif de membre de l’exécutif ainsi que pour la Direction du Protocole, du Courrier et des Représentations (DPCR)
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : Réalisation de courriers en lien avec les encadrants N+1 et N+2
Rédaction de courriers simples de notification, de courriers protocolaires, réponses aux sollicitations de particuliers, en effectuant les recherches documentaires nécessaires et le publipostage
Suivi des courriers et réponses selon le circuit de validation du logiciel d'enregistrement des courriers "Elise »
MISSION 2 : Appui au service
Appui au Bureau des Représentations en cas de pics d’activités en qualité de binôme des autres gestionnaires du Bureau des Représentations
Aide à la gestion administrative des stagiaires de la DPCR
Participation à la rédaction d’arrêtés de délégation
MISSION 3 Secrétariat de membre de l’exécutif
Gestion d’agendas (planning détaillé quotidien, prise de rendez-vous, organisation de réunions, préparation de réunions des commissions et séances CP CR,
Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD
Gestion des courriers via le logiciel d’enregistrement des courriers Elise, des courriers et courriels
Rédaction et/ou frappe de courriers, de comptes rendus, recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation d’élu
MISSION 4 : Activité de classement, archivage et recherche
Classement courant, photocopies, et mise en place d'un système d'archivage
Recherche d'information en fonction des besoins
Rédaction de courriers simples de notification, de courriers protocolaires, réponses aux sollicitations de particuliers, en effectuant les recherches documentaires nécessaires et le publipostage
Suivi des courriers et réponses selon le circuit de validation du logiciel d'enregistrement des courriers "Elise »
MISSION 2 : Appui au service
Appui au Bureau des Représentations en cas de pics d’activités en qualité de binôme des autres gestionnaires du Bureau des Représentations
Aide à la gestion administrative des stagiaires de la DPCR
Participation à la rédaction d’arrêtés de délégation
MISSION 3 Secrétariat de membre de l’exécutif
Gestion d’agendas (planning détaillé quotidien, prise de rendez-vous, organisation de réunions, préparation de réunions des commissions et séances CP CR,
Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD
Gestion des courriers via le logiciel d’enregistrement des courriers Elise, des courriers et courriels
Rédaction et/ou frappe de courriers, de comptes rendus, recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation d’élu
MISSION 4 : Activité de classement, archivage et recherche
Classement courant, photocopies, et mise en place d'un système d'archivage
Recherche d'information en fonction des besoins
Profils recherchés
- Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale
- Maîtrise des procédures administratives
- Principes rédactionnels des notes, comptes rendus et courriers
- Parfaite maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et d'enregistrement des courriers Elise
- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Expérience souhaitée de collaboration avec des élus
- Formation en secrétariat (BTS secrétariat) et/ou expérience confirmée de secrétariat ou d'assistanat de direction
- Organiser, gérer, anticiper,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité et de discrétion
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale
- Maîtrise des procédures administratives
- Principes rédactionnels des notes, comptes rendus et courriers
- Parfaite maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et d'enregistrement des courriers Elise
- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Expérience souhaitée de collaboration avec des élus
- Formation en secrétariat (BTS secrétariat) et/ou expérience confirmée de secrétariat ou d'assistanat de direction
- Organiser, gérer, anticiper,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité et de discrétion
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Adresse de l'employeur
Conseil Régional d'Ile de France
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.