Assistant administratif en charge du suivi budgétaire (h/f)
Offre n° O093241016000610
Publiée le 16/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 20 rue Claude Pernès, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
17/12/2024
Date limite de candidature
15/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du directeur de la Fabrique artistique et numérique, l’assistant(e) administratif(ve) accueille, oriente et renseigne le public. Il/elle représente l'image de la collectivité et de la Fabrique auprès des usagers et contribue activement à la vie du lieu.
L’assistant(e) administratif(ve) assure en priorité le suivi budgétaire de la structure ainsi que les inscriptions aux activités, en binôme avec le second assistant administratif. Il/elle planifie le bon déroulement des activités et répond aux besoins de gestion de l’équipement. De plus, il/elle traite ponctuellement des dossiers et saisit des documents administratifs.
Enfin, il/elle organise le classement et l’archivage de documents en collaboration avec le second agent administratif.
L’assistant(e) administratif(ve) assure en priorité le suivi budgétaire de la structure ainsi que les inscriptions aux activités, en binôme avec le second assistant administratif. Il/elle planifie le bon déroulement des activités et répond aux besoins de gestion de l’équipement. De plus, il/elle traite ponctuellement des dossiers et saisit des documents administratifs.
Enfin, il/elle organise le classement et l’archivage de documents en collaboration avec le second agent administratif.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et orientation des usagers
- Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courriel
- Prise en charge et suivi des inscriptions aux activités FAN
- Participe aux temps forts de la FAN en assurant l’accueil et l’orientation des participants
Suivi budgétaire et traitement administratif
- Assurer un suivi rigoureux des budgets alloués à chaque projet de la Fabrique artistique et numérique par l’édition de bons de commande, tout en veillant au suivi et à la liquidation en lien avec le directeur de la structure.
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire (prestations, achats : matériel, consommables) ainsi que d'autres documents nécessaires pour faciliter la prise de décision.
- Assurer la saisie et le suivi de l’ensemble des éléments dans le progiciel CIRIL FINANCES, et être en mesure d’en extraire des informations spécifiques pour garantir le suivi budgétaire.
- S'assurer que toutes les procédures budgétaires sont conformes aux réglementations en vigueur.
- Gérer les demandes de petits travaux via le progiciel E-Atal et veiller aux besoins d’aménagement du bâtiment.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations -
- Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courriel
- Prise en charge et suivi des inscriptions aux activités FAN
- Participe aux temps forts de la FAN en assurant l’accueil et l’orientation des participants
Suivi budgétaire et traitement administratif
- Assurer un suivi rigoureux des budgets alloués à chaque projet de la Fabrique artistique et numérique par l’édition de bons de commande, tout en veillant au suivi et à la liquidation en lien avec le directeur de la structure.
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire (prestations, achats : matériel, consommables) ainsi que d'autres documents nécessaires pour faciliter la prise de décision.
- Assurer la saisie et le suivi de l’ensemble des éléments dans le progiciel CIRIL FINANCES, et être en mesure d’en extraire des informations spécifiques pour garantir le suivi budgétaire.
- S'assurer que toutes les procédures budgétaires sont conformes aux réglementations en vigueur.
- Gérer les demandes de petits travaux via le progiciel E-Atal et veiller aux besoins d’aménagement du bâtiment.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations -
Profils recherchés
Etre titulaire d'une formation dans le domaine administratif.
Connaissances :
- Compréhension des principes de la gestion budgétaire et de la comptabilité publique.
- Connaissance des processus de planification et de contrôle budgétaire.
- Familiarité avec les logiciels et outils utilisés en comptabilité publique
- Bonne communication orale et écrite
Compétences en rédaction pour élaborer des documents administratifs
Compétences techniques :
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams,
- Progiciels liés au poste : Ciril Finances, Concerto (formation assurée à la prise de poste)
- Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels
Compétences comportementales :
- Avoir le sens de l’écoute et du contact
- Être rigoureux, organisé et savoir prendre des initiatives
- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse
- Avoir l’esprit d’équipe (collaboration, communication)
Jours de travail : du mardi au samedi (37h30 par semaine)
Connaissances :
- Compréhension des principes de la gestion budgétaire et de la comptabilité publique.
- Connaissance des processus de planification et de contrôle budgétaire.
- Familiarité avec les logiciels et outils utilisés en comptabilité publique
- Bonne communication orale et écrite
Compétences en rédaction pour élaborer des documents administratifs
Compétences techniques :
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams,
- Progiciels liés au poste : Ciril Finances, Concerto (formation assurée à la prise de poste)
- Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels
Compétences comportementales :
- Avoir le sens de l’écoute et du contact
- Être rigoureux, organisé et savoir prendre des initiatives
- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse
- Avoir l’esprit d’équipe (collaboration, communication)
Jours de travail : du mardi au samedi (37h30 par semaine)
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.