Chargé de gestion administrative et matérielle (h/f)
Offre n° O092250414001081
Publiée le 14/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Située au nord des Hauts-de-Seine, Bois-Colombes est située entre Paris St Lazare et la Défense. Desservie par les transports en commun, elle est également accessible depuis l'autoroute A 86.
Ses 29.555 habitants bénéficient d'un cadre de vie agréable, grâce à une démarche qualitative du renouvellement de ses espaces publics et à la mise en valeur du patrimoine existant. Elle est également l'une des communes du secteur les plus engagées en terme d'environnement avec l'obtention d'une 4ème fleur, de développement durable et particulièrement investie dans le bien-être au travail.
Ses 29.555 habitants bénéficient d'un cadre de vie agréable, grâce à une démarche qualitative du renouvellement de ses espaces publics et à la mise en valeur du patrimoine existant. Elle est également l'une des communes du secteur les plus engagées en terme d'environnement avec l'obtention d'une 4ème fleur, de développement durable et particulièrement investie dans le bien-être au travail.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 15 rue Charles Duflos, Bois-Colombes (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
16/06/2025
Date limite de candidature
13/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurant comme l’ensemble des membres de l’équipe du service enseignement la réponse quotidienne aux demandes des usagers (école, inspection, parents d’élèves etc…), le bon fonctionnement des écoles, et la réalisation des manifestations, il.elle est plus particulièrement chargé.e des procédures liées aux inscriptions et aux effectifs élèves comme du suivi des moyens mis à disposition des école qu’ils soient matériels ou humains (études accompagnées). Pour ce faire, il tient et adapte les outils administratifs et comptables du service, utilise les logiciels métiers et se déplace régulièrement sur le terrain.
Son action s’inscrit en cohérence et en solidarité avec les autres services de la Direction de l’Action éducative (service enfance, service Restauration Entretien Gardiennage)
Son action s’inscrit en cohérence et en solidarité avec les autres services de la Direction de l’Action éducative (service enfance, service Restauration Entretien Gardiennage)
Missions / conditions d'exercice
Connaissance des effectifs élèves et information
• Classe les informations et tient à jour les tableaux de bords relatifs au recensement des élèves bois-colombiens (scolarisés ou non dans les écoles publiques de la ville), les structures de classe, comme le suivi des situations particulières appelant réponse aux familles (élèves scolarisés dans le privé, instruction dans la famille, PAI , … ). Il complète les outils de gestion du service et utilise le logiciel scolaire.
• Instruit en particulier les demandes de dérogation, prépare la commission et met en production les courriers de réponse.
• Avec le chef de service, construit des outils nécessaires à la prospective scolaire, à la connaissance du public, à l’information des familles, à la réponse aux enfants à besoins particuliers
• Collecte et diffuse des informations nécessaires à la préparation de la rentrée scolaire : structure de classes, ouverture des écoles etc..
Suivi du budget, et des procédures RH.
• Est chargé dans les règles de la comptabilité publique de l’exécution du budget du service enseignement : établissement de devis, bons de commande, collecte des bons de livraison, facturation, construction du calendrier et contrôle de la passation des commandes des écoles … etc…), participe à la préparation budgétaire en évaluant les besoins.
• Assiste le chef de service dans la passation des marchés publics
• Assure la relation aux fournisseurs correspondant et/ou services partenaire et la résolution des problèmes signalés sur le terrain (SAV)
• Collecte, vérification et transmission RH des documents relatifs à la paie (embauche, états d’heure, cumuls d’emploi contrats des études accompagnée) etc…
Logistique et suivi des moyens matériels
• Suit et contrôle le matériel mis à disposition des écoles (fournitures, mobilier, informatique, photocopieuses ….) de la participation à la définition du besoin à la vérification de leur bonne adaptation sur les structures en passant par l’achat et le déploiement sur le terrain. Cela implique par exemple la tenue des inventaires, la réalisation des demandes d’intervention (informatique, manutentionnaires), la programmation de l’allocation de photocopies…
• Organise la livraison et la réception des commandes importantes en veillant aux contraintes de fonctionnement des écoles.
• Prend part aux déménagement de mobiliers dans les écoles. Organisation en concertation avec les directions d’école et les services techniques, présence sur place au besoin.
Activité quotidienne du service
• Réalise des inscriptions scolaires (étude des dossiers, mise à jour du logiciel d’inscription, renseignement des usagers).
• Participe avec le coordinateur en charge des actions pédagogiques à la tenue des projets (classe de découverte, expositions, spectacles, études accompagnées, …etc) à l’organisation des manifestations (fête d’école, élections de parents d’élèves) autant dans la préparation administrative que dans la mise en œuvre opérationnelle. Présence lors des manifestations du service.
• Répond aux appels des usagers et partenaires, les oriente.
• Veille à la boîte mail du service
• Réceptionne et traite les diverses demandes des usagers (réservation de car, de salles…)
• Veille au bon état des bâtiments scolaires en informant le chef de service de toute problématique constatée sur le terrain.
• Réalise des écrits : mails, publipostages des courriers administratifs etc…
• Classe les informations et tient à jour les tableaux de bords relatifs au recensement des élèves bois-colombiens (scolarisés ou non dans les écoles publiques de la ville), les structures de classe, comme le suivi des situations particulières appelant réponse aux familles (élèves scolarisés dans le privé, instruction dans la famille, PAI , … ). Il complète les outils de gestion du service et utilise le logiciel scolaire.
• Instruit en particulier les demandes de dérogation, prépare la commission et met en production les courriers de réponse.
• Avec le chef de service, construit des outils nécessaires à la prospective scolaire, à la connaissance du public, à l’information des familles, à la réponse aux enfants à besoins particuliers
• Collecte et diffuse des informations nécessaires à la préparation de la rentrée scolaire : structure de classes, ouverture des écoles etc..
Suivi du budget, et des procédures RH.
• Est chargé dans les règles de la comptabilité publique de l’exécution du budget du service enseignement : établissement de devis, bons de commande, collecte des bons de livraison, facturation, construction du calendrier et contrôle de la passation des commandes des écoles … etc…), participe à la préparation budgétaire en évaluant les besoins.
• Assiste le chef de service dans la passation des marchés publics
• Assure la relation aux fournisseurs correspondant et/ou services partenaire et la résolution des problèmes signalés sur le terrain (SAV)
• Collecte, vérification et transmission RH des documents relatifs à la paie (embauche, états d’heure, cumuls d’emploi contrats des études accompagnée) etc…
Logistique et suivi des moyens matériels
• Suit et contrôle le matériel mis à disposition des écoles (fournitures, mobilier, informatique, photocopieuses ….) de la participation à la définition du besoin à la vérification de leur bonne adaptation sur les structures en passant par l’achat et le déploiement sur le terrain. Cela implique par exemple la tenue des inventaires, la réalisation des demandes d’intervention (informatique, manutentionnaires), la programmation de l’allocation de photocopies…
• Organise la livraison et la réception des commandes importantes en veillant aux contraintes de fonctionnement des écoles.
• Prend part aux déménagement de mobiliers dans les écoles. Organisation en concertation avec les directions d’école et les services techniques, présence sur place au besoin.
Activité quotidienne du service
• Réalise des inscriptions scolaires (étude des dossiers, mise à jour du logiciel d’inscription, renseignement des usagers).
• Participe avec le coordinateur en charge des actions pédagogiques à la tenue des projets (classe de découverte, expositions, spectacles, études accompagnées, …etc) à l’organisation des manifestations (fête d’école, élections de parents d’élèves) autant dans la préparation administrative que dans la mise en œuvre opérationnelle. Présence lors des manifestations du service.
• Répond aux appels des usagers et partenaires, les oriente.
• Veille à la boîte mail du service
• Réceptionne et traite les diverses demandes des usagers (réservation de car, de salles…)
• Veille au bon état des bâtiments scolaires en informant le chef de service de toute problématique constatée sur le terrain.
• Réalise des écrits : mails, publipostages des courriers administratifs etc…
Profils recherchés
Compétences requises :
- Niveau Bac minimum
- Aisance avec les chiffres
- Maitrise des logiciels bureautiques et plus particulièrement d’excell.
- Savoir gérer des échéances, planifier des tâches et les adapter aux contraintes
- Aptitude au classement
- Savoir rendre compte et expliquer une consigne.
- Savoir rédiger des mails simples
- Savoir rechercher une information et mettre à jour ses connaissances.
- Notions de comptabilités et de l’environnement réglementaire des collectivités territoriales appréciées.
- Permis B souhaité.
Qualités nécessaires à l’exercice de la fonction :
- Rigueur et adaptabilité
- Qualités relationnelles de diplomatie et de fermeté.
- Capacité à s’adapter à l’écrit et à l’oral à des interlocuteurs divers, à se repérer dans un environnement partenarial
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle.
- Esprit d’initiative et Dynamisme.
- Aptitude au travail en équipe
- Gout de la diversité, du contact et du travail de terrain.
- Niveau Bac minimum
- Aisance avec les chiffres
- Maitrise des logiciels bureautiques et plus particulièrement d’excell.
- Savoir gérer des échéances, planifier des tâches et les adapter aux contraintes
- Aptitude au classement
- Savoir rendre compte et expliquer une consigne.
- Savoir rédiger des mails simples
- Savoir rechercher une information et mettre à jour ses connaissances.
- Notions de comptabilités et de l’environnement réglementaire des collectivités territoriales appréciées.
- Permis B souhaité.
Qualités nécessaires à l’exercice de la fonction :
- Rigueur et adaptabilité
- Qualités relationnelles de diplomatie et de fermeté.
- Capacité à s’adapter à l’écrit et à l’oral à des interlocuteurs divers, à se repérer dans un environnement partenarial
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle.
- Esprit d’initiative et Dynamisme.
- Aptitude au travail en équipe
- Gout de la diversité, du contact et du travail de terrain.
Contact et modalités de candidature
Contact
0141198300
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par mail : jepostule.bc@gmail.com ou par courrier à l'adresse ci-dessous
Monsieur le Maire
Mairie, 15 rue Charles Duflos
92277 BOIS COLOMBES CEDEX
Référence :
Monsieur le Maire
Mairie, 15 rue Charles Duflos
92277 BOIS COLOMBES CEDEX
Référence :
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.