Assistant administratif Urbanisme (h/f)
Offre n° O092241220000437
Publiée le 31/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 2 rue Carnot - BP 24, Suresnes (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Votre rôle :
Vous intégrez le service Urbanisme et participez à l’optimisation de l’activité en prenant en charge au quotidien des tâches administratives et en assurant une bonne diffusion de l’information.
Vous intégrez le service Urbanisme et participez à l’optimisation de l’activité en prenant en charge au quotidien des tâches administratives et en assurant une bonne diffusion de l’information.
Missions / conditions d'exercice
Accueil :
Vous recevez le public physiquement ou par téléphone, vous donnez une information sur la réglementation et les procédures, vous délivrez des documents. Vous gérez tous les courriers afférents au dossier.
Secrétariat des instructeurs :
Vous réceptionnez, filtrez et orientez les appels téléphoniques, prenez et transmettez les messages. Vous donnez une information de premier niveau. Vous tenez l’agenda des instructeurs, fixez des rendez-vous. Vous frappez le courrier et différents documents pour le service. Vous réceptionnez, triez, enregistrez, distribuez le courrier et vous pouvez répondre à des courriers administratifs simples.
Gestion des demandes d’enseignes :
Vous enregistrez informatiquement le dépôt du dossier, relance le demandeur en cas de dossier incomplet ou de pièces justificatives manquantes.
Vous avertissez et transmettez, pour avis, les informations aux services et organismes extérieurs concernés par le dossier (service commerce, préfecture, architecte des bâtiments de France…). Vous étudiez la recevabilité du dossier au regard de la réglementation du Règlement Local de Publicité intercommunal (RLPi). Vous rédigez les arrêtés d’autorisation ou de refus, transmettez pour signature et avis aux personnes compétentes.
Vous participez aux permanences enseignes en transversalité avec le service commerce afin de renseigner les démarches nécessaires à effectuer aux commerçants et porteurs de projets pour de la publicité avant le dépôt des demandes d’enseignes.
Communication : Vous assurez la transmission de l’information pour le service et notamment pour les instructeurs. Vous faites remonter les problèmes à bon escient.
Gestion de courriers spécifiques : Vous rédigez des rapports et des comptes-rendus des réunions de chantier, des permis de construire, des certificats de conformité, des déclarations d’achèvement de travaux, des copies de plans …
Archivage : Vous pouvez être amené à archiver des dossiers et faire des recherches de documents ou d’informations.
Vous recevez le public physiquement ou par téléphone, vous donnez une information sur la réglementation et les procédures, vous délivrez des documents. Vous gérez tous les courriers afférents au dossier.
Secrétariat des instructeurs :
Vous réceptionnez, filtrez et orientez les appels téléphoniques, prenez et transmettez les messages. Vous donnez une information de premier niveau. Vous tenez l’agenda des instructeurs, fixez des rendez-vous. Vous frappez le courrier et différents documents pour le service. Vous réceptionnez, triez, enregistrez, distribuez le courrier et vous pouvez répondre à des courriers administratifs simples.
Gestion des demandes d’enseignes :
Vous enregistrez informatiquement le dépôt du dossier, relance le demandeur en cas de dossier incomplet ou de pièces justificatives manquantes.
Vous avertissez et transmettez, pour avis, les informations aux services et organismes extérieurs concernés par le dossier (service commerce, préfecture, architecte des bâtiments de France…). Vous étudiez la recevabilité du dossier au regard de la réglementation du Règlement Local de Publicité intercommunal (RLPi). Vous rédigez les arrêtés d’autorisation ou de refus, transmettez pour signature et avis aux personnes compétentes.
Vous participez aux permanences enseignes en transversalité avec le service commerce afin de renseigner les démarches nécessaires à effectuer aux commerçants et porteurs de projets pour de la publicité avant le dépôt des demandes d’enseignes.
Communication : Vous assurez la transmission de l’information pour le service et notamment pour les instructeurs. Vous faites remonter les problèmes à bon escient.
Gestion de courriers spécifiques : Vous rédigez des rapports et des comptes-rendus des réunions de chantier, des permis de construire, des certificats de conformité, des déclarations d’achèvement de travaux, des copies de plans …
Archivage : Vous pouvez être amené à archiver des dossiers et faire des recherches de documents ou d’informations.
Profils recherchés
Compétences clés :
🔧 Expertise technique :
Connaissances approfondies des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels spécialisés).
Bonne compréhension des enjeux juridiques et territoriaux.
Organisation et gestion :
Sens aigu de l’organisation, garantissant un suivi précis des dossiers.
Réactivité et capacité d’adaptation face aux priorités évolutives.
Polyvalence permettant d’assurer diverses missions en simultané.
Travail en équipe et transversalité :
Aptitude à collaborer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
Esprit d’équipe, favorisant un environnement de travail harmonieux.
Communication et pédagogie :
Bonne communication écrite et orale, adaptée à différents publics.
Esprit de synthèse et sens pédagogique, facilitant la transmission d’informations complexes.
Approche proactive :
Capacité à identifier, rechercher et exploiter des informations pertinentes.
Rigueur dans l’application des règles et procédures.
Qualités personnelles
Rigueur et fiabilité dans le suivi des missions confiées.
Réactivité pour répondre aux imprévus avec efficacité.
Esprit d’analyse et capacité à synthétiser les données pour une prise de décision éclairée.
Adaptabilité pour évoluer dans des environnements variés et dynamiques.
🔧 Expertise technique :
Connaissances approfondies des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels spécialisés).
Bonne compréhension des enjeux juridiques et territoriaux.
Organisation et gestion :
Sens aigu de l’organisation, garantissant un suivi précis des dossiers.
Réactivité et capacité d’adaptation face aux priorités évolutives.
Polyvalence permettant d’assurer diverses missions en simultané.
Travail en équipe et transversalité :
Aptitude à collaborer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
Esprit d’équipe, favorisant un environnement de travail harmonieux.
Communication et pédagogie :
Bonne communication écrite et orale, adaptée à différents publics.
Esprit de synthèse et sens pédagogique, facilitant la transmission d’informations complexes.
Approche proactive :
Capacité à identifier, rechercher et exploiter des informations pertinentes.
Rigueur dans l’application des règles et procédures.
Qualités personnelles
Rigueur et fiabilité dans le suivi des missions confiées.
Réactivité pour répondre aux imprévus avec efficacité.
Esprit d’analyse et capacité à synthétiser les données pour une prise de décision éclairée.
Adaptabilité pour évoluer dans des environnements variés et dynamiques.
Contact et modalités de candidature
Contact
0141181920
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Consultez notre offre et postulez sur:
Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016.
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Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.