ASSISTANT ADMINISTRATIF, TECHNIQUE ET FINANCIER H/F
Offre n° O091250324001344
Publiée le 24/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La CCVE compte 21 communes (59 047 habitants).
Lieu de travail
Parvis des Communautés, Ballancourt-sur-Essonne (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
1/ Direction / Service : Directions des pôles cadre de vie et des services à la population
2/ Intitulé du poste : Assistant administratif, technique et financier
3/ Mission : Poste à temps partagé entre deux directions avec :
- Des missions d’assistant de direction (40%) : participe à l’organisation pratique des services, assiste et assure le soutien administratif et logistique en termes de gestion, de communication, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers, statistiques des directions et des responsables de services des 2 directions.
- Des missions d’assistant administratif, technique et financier (60%) : assister le directeur du pôle cadre de vie dans le suivi administratif, technique et financier des opérations en lien avec les services fonctionnels
4/ Lieu(x) de travail :
Communauté de Communes du Val d’Essonne – Parvis des Communautés – 91610 Ballancourt sur Essonne
5/ Horaires : Poste à temps complet
Poste éligible au télétravail (1 journée/semaine)
2/ Intitulé du poste : Assistant administratif, technique et financier
3/ Mission : Poste à temps partagé entre deux directions avec :
- Des missions d’assistant de direction (40%) : participe à l’organisation pratique des services, assiste et assure le soutien administratif et logistique en termes de gestion, de communication, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers, statistiques des directions et des responsables de services des 2 directions.
- Des missions d’assistant administratif, technique et financier (60%) : assister le directeur du pôle cadre de vie dans le suivi administratif, technique et financier des opérations en lien avec les services fonctionnels
4/ Lieu(x) de travail :
Communauté de Communes du Val d’Essonne – Parvis des Communautés – 91610 Ballancourt sur Essonne
5/ Horaires : Poste à temps complet
Poste éligible au télétravail (1 journée/semaine)
Missions / conditions d'exercice
En qualité d’assistant des 2 directions services à la population et cadre de vie, et des responsables de services des deux pôles (40%) :
- Assurer la gestion de l’agenda des 2 directions et des responsables de service : organiser et prendre les rendez-vous en fonction des priorités définies par les commanditaires, suivi de la planification des réunions, des différents RV extérieurs et internes, envoi de mails, d’invitations, de courriers
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques pour les 2 directions et les responsables de service : prendre, rédiger des notes et mettre en forme tous types de courriers via l’outil Maarch (mise en forme, enregistrement et envoi), organiser le classement et l’archivage des dossiers, réaliser des documents de forme et contenu divers, gérer et actualiser les bases de données des services, créer et suivre les tableaux de bord, rechercher des informations et vérifier leur validité, utiliser l’outil informatique et les logiciels du pack office (y compris outlook), rédiger des comptes rendus et PV de réunions
- Préparer sur le plan administratif les réunions : préparation des dossiers, réservation de salle, préparation des réunions dématérialisées avec le service informatique
- Préparer des dossiers pour les instances : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations, transmission dans le respect des délais
- Participation à l’organisation des évènements sectoriels (préparation des dossiers, réservation et agencement de salle)
En qualité d’assistant administratif, technique et financier pour le pôle cadre de vie (60%) :
- Assister le directeur du pôle cadre de vie dans le suivi administratif et l’exécution comptable des opérations en lien avec les services Finances/Marchés publics : rédaction de documents, engagements comptables des marchés, états d’acompte, suivi des factures, des clauses d’exécution des marchés ...
- Participer à la gestion administrative des astreintes techniques des bâtiments communautaires (réalisation et suivi des plannings, transmission des fiches d’intervention au responsable des astreintes et des plannings d’intervention au service RH)
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi de l’activité du service sur tous les supports nécessaires
- Assurer l’exécution et le suivi des procédures, des décisions administratives (budgétaire et comptable), suivi des délibérations, conventions…
- Établissement de documents administratifs et suivi des procédures (ordres de services, procès-verbaux, mises en demeure, fiches de constat ...)
ACTIVITES SECONDAIRES
- Remplacement des 2 autres assistantes de direction en cas d’absence
- Assurer la gestion de l’agenda des 2 directions et des responsables de service : organiser et prendre les rendez-vous en fonction des priorités définies par les commanditaires, suivi de la planification des réunions, des différents RV extérieurs et internes, envoi de mails, d’invitations, de courriers
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques pour les 2 directions et les responsables de service : prendre, rédiger des notes et mettre en forme tous types de courriers via l’outil Maarch (mise en forme, enregistrement et envoi), organiser le classement et l’archivage des dossiers, réaliser des documents de forme et contenu divers, gérer et actualiser les bases de données des services, créer et suivre les tableaux de bord, rechercher des informations et vérifier leur validité, utiliser l’outil informatique et les logiciels du pack office (y compris outlook), rédiger des comptes rendus et PV de réunions
- Préparer sur le plan administratif les réunions : préparation des dossiers, réservation de salle, préparation des réunions dématérialisées avec le service informatique
- Préparer des dossiers pour les instances : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations, transmission dans le respect des délais
- Participation à l’organisation des évènements sectoriels (préparation des dossiers, réservation et agencement de salle)
En qualité d’assistant administratif, technique et financier pour le pôle cadre de vie (60%) :
- Assister le directeur du pôle cadre de vie dans le suivi administratif et l’exécution comptable des opérations en lien avec les services Finances/Marchés publics : rédaction de documents, engagements comptables des marchés, états d’acompte, suivi des factures, des clauses d’exécution des marchés ...
- Participer à la gestion administrative des astreintes techniques des bâtiments communautaires (réalisation et suivi des plannings, transmission des fiches d’intervention au responsable des astreintes et des plannings d’intervention au service RH)
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi de l’activité du service sur tous les supports nécessaires
- Assurer l’exécution et le suivi des procédures, des décisions administratives (budgétaire et comptable), suivi des délibérations, conventions…
- Établissement de documents administratifs et suivi des procédures (ordres de services, procès-verbaux, mises en demeure, fiches de constat ...)
ACTIVITES SECONDAIRES
- Remplacement des 2 autres assistantes de direction en cas d’absence
Profils recherchés
1/ Connaissances de base et diplômes/spécialités détenues (savoirs) :
-Profil d’assistante de direction expérimentée – Expérience d’assistante d’un service/direction technique appréciée
-Maitrise de l’outil informatique et du pack office, des logiciels bureautiques, d’Outlook, connaissance du logiciel CIRIL finances appréciée
-Techniques de communication et de secrétariat (prise de notes, rédaction de courriers, gestion de planning, de RV etc.)
- Connaissance de l’environnement territorial et des procédures techniques et normes, notamment de sécurité
2/ Qualités personnelles (savoir être) :
-Organisation, réactivité, discrétion
-Rigueur, capacité d’adaptation
-Aptitude au travail en équipe et en transversalité
-Capacité d’écoute, de reformulation, diplomatie, anticipation
-Profil d’assistante de direction expérimentée – Expérience d’assistante d’un service/direction technique appréciée
-Maitrise de l’outil informatique et du pack office, des logiciels bureautiques, d’Outlook, connaissance du logiciel CIRIL finances appréciée
-Techniques de communication et de secrétariat (prise de notes, rédaction de courriers, gestion de planning, de RV etc.)
- Connaissance de l’environnement territorial et des procédures techniques et normes, notamment de sécurité
2/ Qualités personnelles (savoir être) :
-Organisation, réactivité, discrétion
-Rigueur, capacité d’adaptation
-Aptitude au travail en équipe et en transversalité
-Capacité d’écoute, de reformulation, diplomatie, anticipation
Contact et modalités de candidature
Contact
0164932120
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
Parvis des Communautés
91610 BALLANCOURT SUR ESSONNE
recrutement@ccvalessonne.com
Monsieur le Président
Parvis des Communautés
91610 BALLANCOURT SUR ESSONNE
recrutement@ccvalessonne.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.