Assistante de direction auprès des élus h/f
Offre n° O091241121000160
Publiée le 21/11/2024
Synthèse de l'offre
Le Syndicat Intercommunal d'Aménagement, de Rivières et du Cycle de l'Eau (SIARCE), établissement public classé 80-150 000 habitants, fondé en 1958, est aujourd'hui, du fait d'adhésions et fusions successives avec 10 autres syndicats depuis 2014, l'un des 5 principaux syndicats franciliens dans ses domaines de compétence (Eau potable, assainissement, GEMAPI-Rivière Essonne et ses affluents et Berges de Seine).
Lieu de travail
58 rue Fernand Laguide, Corbeil-Essonnes (Essonne)
Poste à pourvoir le
22/01/2025
Date limite de candidature
20/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du Secrétariat des élus,
l'assistante de direction assistera les élus du syndicat en matière d'organisation et de gestion d'agenda, d'information, d'accueil, de classement, de préparation et de suivi de dossiers, de réunions
l'assistante de direction assistera les élus du syndicat en matière d'organisation et de gestion d'agenda, d'information, d'accueil, de classement, de préparation et de suivi de dossiers, de réunions
Missions / conditions d'exercice
- Organiser les activités professionnelles des élus, membres du Bureau Syndical : agenda, déplacements, etc.
- Constituer les dossiers des élus
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Gérer et actualiser une base d'information
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des réunions
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement des élus membres du Bureau Syndical
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter au Président
Ces missions seront exercées en étroite collaboration avec le secrétariat général.
- Constituer les dossiers des élus
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Gérer et actualiser une base d'information
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des réunions
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement des élus membres du Bureau Syndical
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter au Président
Ces missions seront exercées en étroite collaboration avec le secrétariat général.
Profils recherchés
Connaissances principales attendues sur le poste :
- Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel) et téléphonie
- Qualité rédactionnelle
- Connaissance de l'organisation administrative
Compétences principales attendues sur le poste :
- Organisation, réactivité, polyvalence
- Priorisation des tâches, esprit de synthèse
- Anticipation
- Capacité à alerter en cas de besoin - savoir rendre compte
- Rigueur et adaptabilité
- Capacité à gérer son stress et des pics d'activité
- Compétences relationnelles attendues sur le poste :
- Disponibilité, diplomatie, écoute
- Discrétion, confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
- Garantir l'image de la collectivité
- Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel) et téléphonie
- Qualité rédactionnelle
- Connaissance de l'organisation administrative
Compétences principales attendues sur le poste :
- Organisation, réactivité, polyvalence
- Priorisation des tâches, esprit de synthèse
- Anticipation
- Capacité à alerter en cas de besoin - savoir rendre compte
- Rigueur et adaptabilité
- Capacité à gérer son stress et des pics d'activité
- Compétences relationnelles attendues sur le poste :
- Disponibilité, diplomatie, écoute
- Discrétion, confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
- Garantir l'image de la collectivité
Contact et modalités de candidature
Contact
siarce@siarce.fr
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
58-60 rue Fernand Laguide
91100 CORBEIL ESSONNES
Monsieur le Président
58-60 rue Fernand Laguide
91100 CORBEIL ESSONNES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.