Assistant administratif du service petite enfance et de la crèche les petits explorateurs (F-H)s explorateurs
Offre n° O091241010000288
Publiée le 10/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune dynamique de 22 000 habitants, au Sud de Paris Ville Internet 4 arobases, et au sein de la Communauté d'agglomération de Paris Saclay, pôle économique et d'emplois majeur en Ile-de-France, Longjumeau s'inscrit pleinement dans l'ère du numérique. La ville développe son image moderne notamment à travers de nouveaux services numériques accessibles à tous.
Lieu de travail
6 bis rue Léontine Sohier, Longjumeau (Essonne)
Poste à pourvoir le
09/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
• Assurer les tâches administratives du service et de la crèche en collaboration avec la coordinatrice petite enfance, la directrice et l’éducatrice de Jeunes Enfants de la crèche
• Assurer l’accueil physique et téléphoniques des familles, des partenaires, des services
• Faire le lien avec les différents membres de l’équipe, la direction, les partenaires et les familles
• Assurer l’accueil physique et téléphoniques des familles, des partenaires, des services
• Faire le lien avec les différents membres de l’équipe, la direction, les partenaires et les familles
Missions / conditions d'exercice
Tâches communes
• Accueil
- Standard téléphonique (réception des appels, filtrage, inscription des appels sur le cahier de transmission, renseignements, orientation…)
- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du service (activités, objectifs, règlement…)
• Tâches Administratives
- Rédiger, mettre en forme et rédiger des courriers, mails, notes et comptes-rendus
- Elaborer et suivre des dossiers administratifs (CDD pour l’accueil des enfants, demandes d’aides départementales….)
- Gérer les agendas, réservations de salle
- Suivre les invitations pour les manifestations du service et des élus
- Suivre et mettre à jour des statistiques (tenue de tableaux de bords et suivi, aide à la complétude des rapports d’activité….)
- Classement, archivage
- Participer aux différentes réunions d’équipe
• Gestion et utilisation des différents logiciels et outils
- INCOVAR
- CONCERTO
- CIRIL FINANCES
- EATAL
Tâches pour le service petite enfance
• Accueil
- Accueil des partenaires (renseignements, orientation, prise de rendez-vous…)
-Cogestion de la boîte mail générique petite enfance avec la coordinatrice
• Tâches Administratives
- Elaborer et suivre des dossiers administratifs (Conventions, décisions, délibérations……)
- Réceptionner les courriers du service et rédiger des courriers de réponse
- Réceptionner, vérifier, instruire et suivre les dossiers de préinscription et d’inscription en crèches
- Assurer la mise à jour de la liste d’attente des demandes de place en crèche
- Suivre et participer aux commissions d’attribution des places en crèches (convocations, préparation des dossiers, des listes, comptes rendus, courriers de réponses, tableaux attributions…)
- Assurer le suivi financier pour les actions liées à la parentalité : bon de commandes, conventions, décisions, lien avec les prestataires en collaboration avec la coordinatrice
Tâches pour la crèche les petits explorateurs
• Accueil
- Standard téléphonique (réception des appels, filtrage, inscription des appels sur le cahier de transmission, renseignements, orientation…)
- Accueil du public, notamment des familles et des partenaires (renseignements, orientation, prise de rendez-vous…)
- Cogestion de la boîte mail de la structure avec la directrice
• Tâches Administratives
- Elaborer et suivre des différents tableaux de bord (plannings de présence et de congés des enfants, planning RH, divers documents HACCP, création du document d’Accompagnement Personnalisé……)
- Préparer la rentrée (création et suivi des dossiers des enfants, préparation des documents destinés aux familles, création et gestion des plannings des adaptations…) et la mise à jour des dossiers tout au long de l’année
- Créer des affichages d’informations destinés aux familles
- Elaborer et suivre les bons de commande, les devis et les factures en collaboration avec la directrice
- Assurer la commande des repas avec suivi régulier de l’évolution alimentaire des enfants, création d’outils destinés à faire le lien entre les professionnelles et la cuisine, lien avec le prestataire, respect du marché
- Faire les demandes et suivre les travaux
• Accueil
- Standard téléphonique (réception des appels, filtrage, inscription des appels sur le cahier de transmission, renseignements, orientation…)
- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du service (activités, objectifs, règlement…)
• Tâches Administratives
- Rédiger, mettre en forme et rédiger des courriers, mails, notes et comptes-rendus
- Elaborer et suivre des dossiers administratifs (CDD pour l’accueil des enfants, demandes d’aides départementales….)
- Gérer les agendas, réservations de salle
- Suivre les invitations pour les manifestations du service et des élus
- Suivre et mettre à jour des statistiques (tenue de tableaux de bords et suivi, aide à la complétude des rapports d’activité….)
- Classement, archivage
- Participer aux différentes réunions d’équipe
• Gestion et utilisation des différents logiciels et outils
- INCOVAR
- CONCERTO
- CIRIL FINANCES
- EATAL
Tâches pour le service petite enfance
• Accueil
- Accueil des partenaires (renseignements, orientation, prise de rendez-vous…)
-Cogestion de la boîte mail générique petite enfance avec la coordinatrice
• Tâches Administratives
- Elaborer et suivre des dossiers administratifs (Conventions, décisions, délibérations……)
- Réceptionner les courriers du service et rédiger des courriers de réponse
- Réceptionner, vérifier, instruire et suivre les dossiers de préinscription et d’inscription en crèches
- Assurer la mise à jour de la liste d’attente des demandes de place en crèche
- Suivre et participer aux commissions d’attribution des places en crèches (convocations, préparation des dossiers, des listes, comptes rendus, courriers de réponses, tableaux attributions…)
- Assurer le suivi financier pour les actions liées à la parentalité : bon de commandes, conventions, décisions, lien avec les prestataires en collaboration avec la coordinatrice
Tâches pour la crèche les petits explorateurs
• Accueil
- Standard téléphonique (réception des appels, filtrage, inscription des appels sur le cahier de transmission, renseignements, orientation…)
- Accueil du public, notamment des familles et des partenaires (renseignements, orientation, prise de rendez-vous…)
- Cogestion de la boîte mail de la structure avec la directrice
• Tâches Administratives
- Elaborer et suivre des différents tableaux de bord (plannings de présence et de congés des enfants, planning RH, divers documents HACCP, création du document d’Accompagnement Personnalisé……)
- Préparer la rentrée (création et suivi des dossiers des enfants, préparation des documents destinés aux familles, création et gestion des plannings des adaptations…) et la mise à jour des dossiers tout au long de l’année
- Créer des affichages d’informations destinés aux familles
- Elaborer et suivre les bons de commande, les devis et les factures en collaboration avec la directrice
- Assurer la commande des repas avec suivi régulier de l’évolution alimentaire des enfants, création d’outils destinés à faire le lien entre les professionnelles et la cuisine, lien avec le prestataire, respect du marché
- Faire les demandes et suivre les travaux
Profils recherchés
Bac pro assistante à la gestion des organisations et de leurs activités – bac STMG – BAC + 2 dans le secteur de la gestion
• Maîtrise outils informatique (World & Excel + pack Office)
• Adaptation et utilisation du logiciel Pôle famille (Concerto, civil finance)
• Une expérience similaire est un plus pour la prise du poste
Rigueur – Organisation – Capacité d’adaptation – Sens relations humaines – Esprit d’équipe et Initiative – Polyvalence
• Maîtrise outils informatique (World & Excel + pack Office)
• Adaptation et utilisation du logiciel Pôle famille (Concerto, civil finance)
• Une expérience similaire est un plus pour la prise du poste
Rigueur – Organisation – Capacité d’adaptation – Sens relations humaines – Esprit d’équipe et Initiative – Polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0164541900
Informations complémentaires
Adresser votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) de préférence via le portail citoyen de la ville de Longjumeau :
https://www.espace-citoyens.net/longjumeau/espace-citoyens/Demande/NouvelleDemande/M_RH/D_OFFRE
https://www.espace-citoyens.net/longjumeau/espace-citoyens/Demande/NouvelleDemande/M_RH/D_OFFRE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.