Chargé du suivi des instances communautaires (h/f)
Offre n° O087241001388512
Publiée le 29/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
19 rue bernard palissy, Limoges (Haute-Vienne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
29/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Un poste d' assistant des instances communautaires ( cadre d'emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux) est à pourvoir au sein du service des « assemblées » de la direction des assemblées, des grands équipements et de la contractualisation (pôle « ressources »).
Le service des « assemblées » est au coeur du fonctionnement administratif et politique de Limoges Métropole. En charge de l'organisation et du suivi des instances communautaires, le service des « assemblées » veille également à rendre les actes de Limoges Métropole exécutoires et à les conserver.
En 2023, le service a organisé 30 réunions de commissions thématiques, 6 réunions de bureaux et 6 conseils communautaires. Lors des conseils communautaires 471 délibérations ont été adoptées et 873 actes ont été transmis au contrôle de légalité.
Le service des « assemblées » est au coeur du fonctionnement administratif et politique de Limoges Métropole. En charge de l'organisation et du suivi des instances communautaires, le service des « assemblées » veille également à rendre les actes de Limoges Métropole exécutoires et à les conserver.
En 2023, le service a organisé 30 réunions de commissions thématiques, 6 réunions de bureaux et 6 conseils communautaires. Lors des conseils communautaires 471 délibérations ont été adoptées et 873 actes ont été transmis au contrôle de légalité.
Missions / conditions d'exercice
L'agent recruté sera placé sous l'autorité du responsable du service des « assemblées » et aura en charge les missions et activités suivantes :
Préparation, gestion et suivi des instances communautaires :
- Planifier et préparer les instances communautaires
- Préparer et envoyer les convocations et dossiers des commissions, bureaux et conseils communautaires aux élus à l'aide des outils dédiés (Fast-Elus, Oximailing) et en interne (Outlook)
- Préparer les dossiers des élus et de la direction générale
- Participer aux séances du conseil communautaire, des commissions thématiques et bureaux communautaires : tenue des documents de séances, médiation des visioconférences
- Participer aux comités de relecture en lien avec les directions de Limoges Métropole
Suivi des procédures métiers dématérialisées :
- Participer à l'amélioration continue de l'utilisation et du fonctionnement des différents logiciels métiers (Oxyad et Fast-Elus) en lien avec la Direction des systèmes d'information (DSI) ; participation aux reunions techniques organisées par la DSI avec les prestataires
- Mettre à jour les circuits de validation du logiciel OXYAD ainsi que les bases de données internes au service (Business Object, Excel et Fast-Elus)
- Conseiller et former les utilisateurs : élaboration de guides d'utilisation, organisation et animation de séances de formation à destination des agents de Limoges Métropole
Suivi de la préparation des actes de Limoges Métropole et de l'accomplissement des formalités administratives :
- Suivre les procédures liées à l'élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions) en veillant à leur publication et à leur diffusion
- Rédaction des arrêtés de délégation de signature et de fonction des élus et personnels administratifs
- Organisation de points réguliers avec les Centres de ressources administratifs et financiers (CRAFs) dans le cadre du suivi des actes
Participation à des missions transversales au sein du service :
- Transmettre les actes au contrôle de légalité par voie dématérialisée avec les logiciels dédiés
- Classer et nommer les fichiers informatiques sur le réseau
- Classer et archiver les actes originaux de l'EPCI
Préparation, gestion et suivi des instances communautaires :
- Planifier et préparer les instances communautaires
- Préparer et envoyer les convocations et dossiers des commissions, bureaux et conseils communautaires aux élus à l'aide des outils dédiés (Fast-Elus, Oximailing) et en interne (Outlook)
- Préparer les dossiers des élus et de la direction générale
- Participer aux séances du conseil communautaire, des commissions thématiques et bureaux communautaires : tenue des documents de séances, médiation des visioconférences
- Participer aux comités de relecture en lien avec les directions de Limoges Métropole
Suivi des procédures métiers dématérialisées :
- Participer à l'amélioration continue de l'utilisation et du fonctionnement des différents logiciels métiers (Oxyad et Fast-Elus) en lien avec la Direction des systèmes d'information (DSI) ; participation aux reunions techniques organisées par la DSI avec les prestataires
- Mettre à jour les circuits de validation du logiciel OXYAD ainsi que les bases de données internes au service (Business Object, Excel et Fast-Elus)
- Conseiller et former les utilisateurs : élaboration de guides d'utilisation, organisation et animation de séances de formation à destination des agents de Limoges Métropole
Suivi de la préparation des actes de Limoges Métropole et de l'accomplissement des formalités administratives :
- Suivre les procédures liées à l'élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions) en veillant à leur publication et à leur diffusion
- Rédaction des arrêtés de délégation de signature et de fonction des élus et personnels administratifs
- Organisation de points réguliers avec les Centres de ressources administratifs et financiers (CRAFs) dans le cadre du suivi des actes
Participation à des missions transversales au sein du service :
- Transmettre les actes au contrôle de légalité par voie dématérialisée avec les logiciels dédiés
- Classer et nommer les fichiers informatiques sur le réseau
- Classer et archiver les actes originaux de l'EPCI
Profils recherchés
Profil (qualifications et compétences)
Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales et de leurs établissements publics
Connaissance du fonctionnement général des assemblées communautaires
Maîtrise des outils bureautiques et intérêt prononcé pour les applications informatiques
Capacité à appréhender les logiciels informatiques (Oxyad, Fast-Elus)
Savoir rédiger et mettre en forme des documents
Qualités relationnelles
Discrétion
Autonomie
Qualités rédactionnelles
Qualités d'analyse et de synthèse
Qualités d'organisation et de méthode
Disponibilité
Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales et de leurs établissements publics
Connaissance du fonctionnement général des assemblées communautaires
Maîtrise des outils bureautiques et intérêt prononcé pour les applications informatiques
Capacité à appréhender les logiciels informatiques (Oxyad, Fast-Elus)
Savoir rédiger et mettre en forme des documents
Qualités relationnelles
Discrétion
Autonomie
Qualités rédactionnelles
Qualités d'analyse et de synthèse
Qualités d'organisation et de méthode
Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Conditions d’exercice
Temps de travail
Temps complet - 38 heures 20 par semaine (droits RTT 19 jours par an)
Horaires variables applicables
Lieu d’affectation
Siège social de Limoges Métropole - 19 rue Bernard Palissy à Limoges
Divers
Déplacements fréquents (permis B obligatoire)
Participation obligatoire aux réunions des instances communautaires
Informations complémentaires
Ce poste est ouvert aux agents fonctionnaires relevant du (des) cadre(s)s d’emplois susvisé(s) ainsi qu’aux agents contractuels en application de l’article L. 332-14 du code général de la fonction publique.
Les personnes intéressées par ce poste peuvent contacter pour tous renseignements
Mme Valérie GABRIAC, responsable du service des « assemblées » au 05.55.45.29.31.
Elles peuvent faire acte de candidature en adressant leur lettre de motivation ainsi que leur CV au Président de Limoges Métropole en mentionnant impérativement le numéro de l’offre LM-2024-079.
PAR VOIE NUMÉRIQUE :
drh-pole-4@limoges-metropole.fr
PAR VOIE POSTALE :
À l’attention de Monsieur le Président de Limoges Métropole
19 rue Bernard Palissy
87031 LIMOGES Cedex 1
Temps de travail
Temps complet - 38 heures 20 par semaine (droits RTT 19 jours par an)
Horaires variables applicables
Lieu d’affectation
Siège social de Limoges Métropole - 19 rue Bernard Palissy à Limoges
Divers
Déplacements fréquents (permis B obligatoire)
Participation obligatoire aux réunions des instances communautaires
Informations complémentaires
Ce poste est ouvert aux agents fonctionnaires relevant du (des) cadre(s)s d’emplois susvisé(s) ainsi qu’aux agents contractuels en application de l’article L. 332-14 du code général de la fonction publique.
Les personnes intéressées par ce poste peuvent contacter pour tous renseignements
Mme Valérie GABRIAC, responsable du service des « assemblées » au 05.55.45.29.31.
Elles peuvent faire acte de candidature en adressant leur lettre de motivation ainsi que leur CV au Président de Limoges Métropole en mentionnant impérativement le numéro de l’offre LM-2024-079.
PAR VOIE NUMÉRIQUE :
drh-pole-4@limoges-metropole.fr
PAR VOIE POSTALE :
À l’attention de Monsieur le Président de Limoges Métropole
19 rue Bernard Palissy
87031 LIMOGES Cedex 1
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.