assistant(e) de gestion chargé(e) du courrier, de la numérisation et de l'instruction
Offre n° O080250117000638
Publiée le 17/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
49 Boulevard Châteaudun, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
17/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de service du Pôle Accès aux Droits de la Maison Départementale des Personnes Handicapées, l'assistant(e) de gestion chargé(e) du courrier, de la numérisation et de l’instruction est chargé(e) de l’instruction administrative des dossiers des usagers. Il ou elle assure l’enregistrement de tous les dossiers via le système d’information de la MDPH . Il ou elle assure également la gestion du courrier de la MDPH et la numérisation des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités :
• Réceptionner et prendre en charge le courrier entrant et comptabiliser les départs
• Relayer et distribuer dans les services et à la direction les différents courriers spécifiques et la documentation
• Assurer la mise sous pli et la gestion du courrier sortant
• Exercer l’activité d'instruction de niveau 1 (pré-instruction) des dossiers des usagers
• Numériser les dossiers et les différents courriers en respectant les règles de nommage et le classement spécifiques à la gestion électronique des documents GED
• Traiter les dossiers en attente de recevabilité en s'assurant notamment du suivi individuel (appels téléphoniques de relance)
• Classer et archiver les dossiers
• Participer à la dynamique du Pôle Accès aux Droits
• Participer aux réunions de pôle, d'équipes et institutionnelles
• Participer aux actions d'information et de formation internes ou partenariales
• Réceptionner et prendre en charge le courrier entrant et comptabiliser les départs
• Relayer et distribuer dans les services et à la direction les différents courriers spécifiques et la documentation
• Assurer la mise sous pli et la gestion du courrier sortant
• Exercer l’activité d'instruction de niveau 1 (pré-instruction) des dossiers des usagers
• Numériser les dossiers et les différents courriers en respectant les règles de nommage et le classement spécifiques à la gestion électronique des documents GED
• Traiter les dossiers en attente de recevabilité en s'assurant notamment du suivi individuel (appels téléphoniques de relance)
• Classer et archiver les dossiers
• Participer à la dynamique du Pôle Accès aux Droits
• Participer aux réunions de pôle, d'équipes et institutionnelles
• Participer aux actions d'information et de formation internes ou partenariales
Profils recherchés
Contraintes du poste :
• Travail sur écran d’ordinateur
• Continuité de service avec les agents de l’instruction de niveau 1, du courrier et de la numérisation
Compétences requises :
Connaissances :
• Connaissance de la législation inhérente à l’activité de la MDPH
• Maîtrise de l’outil informatique et les logiciels internes
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à la polyvalence
• Capacité d’organisation
• Capacité à hiérarchiser et prioriser
• Aptitude au respect des délais
• Capacité à rende compte
Comportements/motivations :
• Dynamisme
• Disponibilité
• Rigueur et méthode
• Discrétion et confidentialité
• Sens de la qualité du service offert au public
• Adaptabilité
• Réactivité
• Sens du travail en équipe et en collectif
• Travail sur écran d’ordinateur
• Continuité de service avec les agents de l’instruction de niveau 1, du courrier et de la numérisation
Compétences requises :
Connaissances :
• Connaissance de la législation inhérente à l’activité de la MDPH
• Maîtrise de l’outil informatique et les logiciels internes
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à la polyvalence
• Capacité d’organisation
• Capacité à hiérarchiser et prioriser
• Aptitude au respect des délais
• Capacité à rende compte
Comportements/motivations :
• Dynamisme
• Disponibilité
• Rigueur et méthode
• Discrétion et confidentialité
• Sens de la qualité du service offert au public
• Adaptabilité
• Réactivité
• Sens du travail en équipe et en collectif
Contact et modalités de candidature
Contact
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.