Secrétaire liens de filiation
Offre n° O080240916000896
Publiée le 16/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
49 Boulevard Châteaudun, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
16/12/2024
Date limite de candidature
16/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Enfance, famille >
Petite enfance
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du pôle adoption et liens de filiation, le ou (la) secrétaire assure en relation avec l’ensemble de l’équipe la gestion administrative de la consultation des dossiers ASE et de l’adoption afin de répondre aux demandes d’accès des personnes ayant bénéficier d’une prise en charge à l’aide sociale à l’enfance ; la gestion administrative des interventions spécialisées de l’équipe pluridisciplinaire sur l’évaluation des liens de filiation ; la gestion administrative de la commission d’examen de la situation et du statut des enfants confiés conformément à la loi du 14 mars 2016 relative à la protection de l’enfance et des cellules de veilles départementales
Missions / conditions d'exercice
Administrative
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Traiter le courrier
• Gérer et analyser les demandes de consultations et d’attestations de placement
• Assurer la rédaction et la frappe de documents divers
• Participer aux réunions d’équipe et rédiger le compte rendu sur le volet liens de filiation
• Recueillir des éléments statistiques afin de renseigner les outils nationaux et départementaux et contribuer à l’élaboration des rapports d’activité
• Participer à l’actualisation du projet de service
• Assurer l’organisation administrative de la commission d’examen de la situation et du statut des enfants confiés
• Participer au suivi administratif des dossiers
• Planifier les réunions, les synthèses en concertation avec la responsable de pôle
• Saisir les données dans différents logiciels (oxyad, logaweb)
• Consulter les données dans Solis
• Centraliser et coordonner la circulation des informations au sein de l’équipe et à destination des partenaires
Communication des dossiers archivés au public
• Planifier, préparer et organiser les consultations
• Centraliser et assurer le suivi des demandes et des réponses aux usagers
• Rechercher les dossiers des usagers aux archives de la Direction enfance et famille, aux Archives départementales
• Assurer l’acheminement des documents et leur délivrance aux demandeurs
• Rédiger et transmettre les attestations de placements
• Verser les dossiers consultés aux archives de l’ASE
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Traiter le courrier
• Gérer et analyser les demandes de consultations et d’attestations de placement
• Assurer la rédaction et la frappe de documents divers
• Participer aux réunions d’équipe et rédiger le compte rendu sur le volet liens de filiation
• Recueillir des éléments statistiques afin de renseigner les outils nationaux et départementaux et contribuer à l’élaboration des rapports d’activité
• Participer à l’actualisation du projet de service
• Assurer l’organisation administrative de la commission d’examen de la situation et du statut des enfants confiés
• Participer au suivi administratif des dossiers
• Planifier les réunions, les synthèses en concertation avec la responsable de pôle
• Saisir les données dans différents logiciels (oxyad, logaweb)
• Consulter les données dans Solis
• Centraliser et coordonner la circulation des informations au sein de l’équipe et à destination des partenaires
Communication des dossiers archivés au public
• Planifier, préparer et organiser les consultations
• Centraliser et assurer le suivi des demandes et des réponses aux usagers
• Rechercher les dossiers des usagers aux archives de la Direction enfance et famille, aux Archives départementales
• Assurer l’acheminement des documents et leur délivrance aux demandeurs
• Rédiger et transmettre les attestations de placements
• Verser les dossiers consultés aux archives de l’ASE
Profils recherchés
• Assurer la continuité de service du pôle adoption et liens de filiations
• Assurer la manutention des dossiers
Compétences requises :
Connaissances :
• Connaissance de l’administration départementale et de son environnement institutionnel
• Connaissance des techniques archivistiques, des normes de classement nationales et des règles d’accès aux dossiers
• Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
• Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise de l’environnement bureautique sous Office
• Maîtrise de communication électronique
• Maîtrise des logiciels Solis et logaweb
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à l'organisation et à la coordination
• Capacité d'anticipation et de prévision
• Capacité rédactionnelle
• Capacité à hiérarchiser les urgences
• Respect des procédures des réglementations en vigueur
Comportements professionnels – Motivations :
• Sens de la qualité du service offert au public
• Écoute et diplomatie
• Rigueur et méthode
• Sens du travail en équipe
• Réactivité
• Autonomie
• Discrétion, respect du secret professionnel, devoir de réserve
• Assurer la manutention des dossiers
Compétences requises :
Connaissances :
• Connaissance de l’administration départementale et de son environnement institutionnel
• Connaissance des techniques archivistiques, des normes de classement nationales et des règles d’accès aux dossiers
• Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
• Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise de l’environnement bureautique sous Office
• Maîtrise de communication électronique
• Maîtrise des logiciels Solis et logaweb
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à l'organisation et à la coordination
• Capacité d'anticipation et de prévision
• Capacité rédactionnelle
• Capacité à hiérarchiser les urgences
• Respect des procédures des réglementations en vigueur
Comportements professionnels – Motivations :
• Sens de la qualité du service offert au public
• Écoute et diplomatie
• Rigueur et méthode
• Sens du travail en équipe
• Réactivité
• Autonomie
• Discrétion, respect du secret professionnel, devoir de réserve
Contact et modalités de candidature
Contact
0322718080
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.