Assistant du Maire, des Elus et de la DGS H/F
Offre n° O078241223000520
Publiée le 23/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Bailly est située dans les Yvelines, à proximité de Versailles et Saint-Germain-en-Laye, entre la forêt de Marly-le-Roi et la plaine classée de Versailles. Située dans l'agglomération de Versailles Grand Parc, cette commune de plus de 4 000 habitants est dynamique et elle s'apprête à accueillir le Tram 13 Express reliant les RER A et C. Ses nombreux équipements en font une commune où il fait bon vivre.
Lieu de travail
1 rue des Chênes, Bailly (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé.e sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services et du Maire, l'assistant.e aura pour missions d'assister le Maire, les élus et la DGS dans le cadre de la préparation de dossiers propre à la vie communale, ainsi qu’à la préparation et au suivi des instances municipales. Il/elle devra participer à l’élaboration des discours pour le Maire (mariages, cérémonies, etc…)
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Assurer l'accueil téléphonique, et physique
Suivi quotidien de l'agenda du Maire, DGS
Organisation des réunions
Prise de rendez-vous avec les administrés
Préparation des dossiers de réunions des élus
Gestion du courrier
Elaboration des discours pour le Maire
Préparer les dossiers, convocations, comptes rendus, suivi des envois,
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Réaliser et suivre des tableaux de suivi d’activités
Trier, classer, archiver et relier des documents
Gérer les parapheurs
Accompagnement de la DGS dans le quotidien (congés agents, etc.)
Préparation et suivi des instances municipales :
Instruire le dossier du conseil municipal en collaboration avec le service juridique (note de synthèse, convocation, compte-rendu)
Suivre la procédure de transmission des actes au contrôle de légalité (FAST), l’affichage et la notification des décisions prises
Suivre les registres des délibérations et recueils des actes administratifs
Préparer divers arrêtés municipaux
Préparer et suivre les dossiers du bureau municipal (convocation, compte-rendu, ...)
Spécificité du poste : présence en réunion avec les élus (réunion adjoints, etc)
Cérémonies, réceptions :
Préparation des cérémonies officielles en collaboration avec le service (vœux, cérémonies, inaugurations, accueil des nouveaux arrivants)
Préparation de diverses réunions (réunions publiques et réceptions diverses en mairie)
Missions secondaires :
Gestion des commandes de fourniture de bureau et de mobilier
Gestion des archives de la commune (planning, suivi)
Gestion des abonnements de la commune
Elaboration et suivi du budget « secrétariat général »
Assurer l'accueil téléphonique, et physique
Suivi quotidien de l'agenda du Maire, DGS
Organisation des réunions
Prise de rendez-vous avec les administrés
Préparation des dossiers de réunions des élus
Gestion du courrier
Elaboration des discours pour le Maire
Préparer les dossiers, convocations, comptes rendus, suivi des envois,
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Réaliser et suivre des tableaux de suivi d’activités
Trier, classer, archiver et relier des documents
Gérer les parapheurs
Accompagnement de la DGS dans le quotidien (congés agents, etc.)
Préparation et suivi des instances municipales :
Instruire le dossier du conseil municipal en collaboration avec le service juridique (note de synthèse, convocation, compte-rendu)
Suivre la procédure de transmission des actes au contrôle de légalité (FAST), l’affichage et la notification des décisions prises
Suivre les registres des délibérations et recueils des actes administratifs
Préparer divers arrêtés municipaux
Préparer et suivre les dossiers du bureau municipal (convocation, compte-rendu, ...)
Spécificité du poste : présence en réunion avec les élus (réunion adjoints, etc)
Cérémonies, réceptions :
Préparation des cérémonies officielles en collaboration avec le service (vœux, cérémonies, inaugurations, accueil des nouveaux arrivants)
Préparation de diverses réunions (réunions publiques et réceptions diverses en mairie)
Missions secondaires :
Gestion des commandes de fourniture de bureau et de mobilier
Gestion des archives de la commune (planning, suivi)
Gestion des abonnements de la commune
Elaboration et suivi du budget « secrétariat général »
Profils recherchés
Compétences associées
Savoirs généraux :
Connaissance de l'environnement juridique et institutionnel des collectivités territoriales et de leurs enjeux
Connaissance des partenaires institutionnels
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et du fonctionnement des Conseils Municipaux
Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
Maitrise des écrits professionnels
Maitrise de la communication
Maitrise du Pack Office (World – Excel – Powerpoint – Outlook)
Savoir-Etre
Disponibilité, adaptabilité, autonomie
Gestion des priorités et du temps de travail
Confidentialité, Réserve
Rigueur, Réactivité, Méthode
Ecoute active, Ouverture d’esprit, Aisance relationnelle
Bonne présentation
Expression orale de qualité
Savoir gérer la pression
Savoirs généraux :
Connaissance de l'environnement juridique et institutionnel des collectivités territoriales et de leurs enjeux
Connaissance des partenaires institutionnels
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et du fonctionnement des Conseils Municipaux
Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
Maitrise des écrits professionnels
Maitrise de la communication
Maitrise du Pack Office (World – Excel – Powerpoint – Outlook)
Savoir-Etre
Disponibilité, adaptabilité, autonomie
Gestion des priorités et du temps de travail
Confidentialité, Réserve
Rigueur, Réactivité, Méthode
Ecoute active, Ouverture d’esprit, Aisance relationnelle
Bonne présentation
Expression orale de qualité
Savoir gérer la pression
Contact et modalités de candidature
Contact
0130800755
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
1 rue des Chênes
78870 BAILLY
Monsieur le Maire
1 rue des Chênes
78870 BAILLY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.