Chargé(e) d'accueil
Offre n° O078240724001767
Publiée le 04/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
9 120 habitants
Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise
Ville porte du Parc Naturel Régional du Vexin Français
Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise
Ville porte du Parc Naturel Régional du Vexin Français
Lieu de travail
10 place Brigitte Gros, Meulan-en-Yvelines (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le secrétariat Général, composé d'une équipe de 3 personnes, recrute un (e) chargé d'accueil pour son service accueil situé à l'Hôtel de Ville.
Missions / conditions d'exercice
Placé(e) sous l'autorité du responsable du Secrétariat Général, en binôme avec un autre agent, le chargé d'accueil assure la centralisation des informations nécessaires au public, participe activement à la mise en œuvre d'une démarche qualité et la gestion relation citoyen et en assure son suivi.
Activités principales :
Accueil - Standard
• Accueil général de l’Hôtel de Ville,
• Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs,
• Information générale du public et réponses de premier niveau pour l’ensemble des services,
• Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC,
• Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l’Hôtel de ville,
• Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc),
• Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales mais aussi documents émanant des services à destination des usagers ou organismes divers),
• Mise à jour des présentoirs,
• Gestion des affiches liées aux horaires d’ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication,
• Gestion de l’affichage des actes administratifs de la ville, d’informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques,
• Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers,
• Réception et orientation des appels téléphoniques,
• Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation,
• Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu’au lieu de réunion,
Tâches administratives
• Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l’Hôtel de ville (tamponnage, dématérialisation pour les courriers postaux, enregistrement et transmission),
• Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil,
• Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l’appariteur,
• Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert, assurer le suivi à l’aide du tableau de transmission et transmission au prestataire),
• Tenue de l’annuaire des organismes et services,
• Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi (affichage, retrait et au besoin transmission de procès-verbaux),
• Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit,
• Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l’agenda des événements de la ville,
• Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l’Hôtel de ville (hors services techniques et police),
• Participer à l’évaluation de la satisfaction du public : gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques,
• Elaboration du rapport d’activités du service Accueil.
Conditions d'exercice : 38h00 hebdomadaires - travail le samedi par roulement
Activités principales :
Accueil - Standard
• Accueil général de l’Hôtel de Ville,
• Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs,
• Information générale du public et réponses de premier niveau pour l’ensemble des services,
• Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC,
• Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l’Hôtel de ville,
• Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc),
• Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales mais aussi documents émanant des services à destination des usagers ou organismes divers),
• Mise à jour des présentoirs,
• Gestion des affiches liées aux horaires d’ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication,
• Gestion de l’affichage des actes administratifs de la ville, d’informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques,
• Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers,
• Réception et orientation des appels téléphoniques,
• Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation,
• Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu’au lieu de réunion,
Tâches administratives
• Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l’Hôtel de ville (tamponnage, dématérialisation pour les courriers postaux, enregistrement et transmission),
• Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil,
• Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l’appariteur,
• Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert, assurer le suivi à l’aide du tableau de transmission et transmission au prestataire),
• Tenue de l’annuaire des organismes et services,
• Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi (affichage, retrait et au besoin transmission de procès-verbaux),
• Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit,
• Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l’agenda des événements de la ville,
• Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l’Hôtel de ville (hors services techniques et police),
• Participer à l’évaluation de la satisfaction du public : gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques,
• Elaboration du rapport d’activités du service Accueil.
Conditions d'exercice : 38h00 hebdomadaires - travail le samedi par roulement
Profils recherchés
-Posséder une première expérience dans un poste similaire en collectivité territoriale,
-Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique
-Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
-Bonne connaissance du fonctionnement des Services municipaux et des procédures hiérarchiques.
-Aptitude à l’utilisation d’internet et du logiciel métier (GRC)
-Discrétion et réserve professionnelle
-Sens de l’écoute et du contact avec le public
-Sens du service public et aptitude aux relations humaines
-Bonne maîtrise de la lecture et de l’écriture
-Grande rigueur et méthode
-Très bonne présentation et respect impératif des horaires
-Grande disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service
-Désamorcer les situations conflictuelles
-Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique
-Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
-Bonne connaissance du fonctionnement des Services municipaux et des procédures hiérarchiques.
-Aptitude à l’utilisation d’internet et du logiciel métier (GRC)
-Discrétion et réserve professionnelle
-Sens de l’écoute et du contact avec le public
-Sens du service public et aptitude aux relations humaines
-Bonne maîtrise de la lecture et de l’écriture
-Grande rigueur et méthode
-Très bonne présentation et respect impératif des horaires
-Grande disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service
-Désamorcer les situations conflictuelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0130904141
Informations complémentaires
Envoyer votre dossier de candidature ( lettre de motivation, CV et dernier arrêté de situation administrative) par voie postale à Madame le Maire - Direction des Ressources Humaines ou par voie électronique : recrutement@ville-meulan.fr
RIFSEEP - CNAS - Forfait mobilité durable- 25 CA - 18 jours RTT- participation employeur complémentaire santé.
RIFSEEP - CNAS - Forfait mobilité durable- 25 CA - 18 jours RTT- participation employeur complémentaire santé.
Adresse de l'employeur
Mairie de MEULAN-EN-YVELINES
>10 place Brigitte Gros
78250 MEULAN-EN-YVELINES
>10 place Brigitte Gros
78250 MEULAN-EN-YVELINES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.