Agent polyvalent en charge de l'accueil des publics et d'actes de secrétariat courant H/F
Offre n° O076241202000698
Publiée le 02/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
12 AVENUE JACQUES ANQUETIL, Eu (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
08/01/2025
Date limite de candidature
01/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
18h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe en charge de la Direction générale adjointe des Moyens Généraux, vous intervenez en binôme pour assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des usagers de la communauté de communes.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs (avec amabilité pour un accueil valorisant la CCVS ou des structures connexes)
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence
- Prendre des messages et les restituer efficacement pour une instruction et un traitement des dossiers par les services
- Adapter son intervention aux différents publics
- Apporter une réponse sur mesure aux visiteurs, savoir les orienter et les mettre en relation avec les services
- Renseigner sur les divers services et missions exercées par la CCVS, France Service …
- Connaître et renseigner sur les dispositifs existants des partenaires
- Réception des mails de la boîte mail générale et transfert à la DGS et aux services concernés
- Constituer, actualiser (minimum mensuellement) et diffuser un fonds documentaire (brochures, affiches …)
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, scan)
- Affranchissement du courrier sortant de la CCVS
- Rédaction de courriers types en lien avec les différents services concernés
- Vérification des dossiers réceptionnés à l’accueil (ALSH, VAE …)
- Distribution des fournitures administratives et suivi du stock en lien avec le 2ème agent d’accueil
Activités accessoires / secondaires :
- Gestion du visiobus (réservations, remise des clés, état des lieux …)
- Photocopies et reliures de dossiers pour l’ensemble des services, mise sous pli et affranchissement des courriers à envoyer en nombre, inauguration, etc.
- Préparer les moments de convivialité de la collectivité (café, pot etc) y compris gestion des achats et de l’intendance et, le cas échéant, du service
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs (avec amabilité pour un accueil valorisant la CCVS ou des structures connexes)
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence
- Prendre des messages et les restituer efficacement pour une instruction et un traitement des dossiers par les services
- Adapter son intervention aux différents publics
- Apporter une réponse sur mesure aux visiteurs, savoir les orienter et les mettre en relation avec les services
- Renseigner sur les divers services et missions exercées par la CCVS, France Service …
- Connaître et renseigner sur les dispositifs existants des partenaires
- Réception des mails de la boîte mail générale et transfert à la DGS et aux services concernés
- Constituer, actualiser (minimum mensuellement) et diffuser un fonds documentaire (brochures, affiches …)
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, scan)
- Affranchissement du courrier sortant de la CCVS
- Rédaction de courriers types en lien avec les différents services concernés
- Vérification des dossiers réceptionnés à l’accueil (ALSH, VAE …)
- Distribution des fournitures administratives et suivi du stock en lien avec le 2ème agent d’accueil
Activités accessoires / secondaires :
- Gestion du visiobus (réservations, remise des clés, état des lieux …)
- Photocopies et reliures de dossiers pour l’ensemble des services, mise sous pli et affranchissement des courriers à envoyer en nombre, inauguration, etc.
- Préparer les moments de convivialité de la collectivité (café, pot etc) y compris gestion des achats et de l’intendance et, le cas échéant, du service
Profils recherchés
DIPLÔMES / COMPETENCES REQUISES
Niveau de diplôme requis : bac + 2
Agent administratif disposant d’une expérience significative en matière d’accueil en collectivités territoriales (expérience exigée).
QUALITÉS ATTENDUES
- Connaissances des outils de communication, des techniques d’accueil et règles téléphoniques,
- Aisance relationnelle et capacité d’écoute.
- Maitrise de l’écrit et de l’oral ; orthographe parfaite.
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel et powerpoint) et des règles générales de secrétariat.
- Autonomie
- Esprit d’initiative
- Gestion du temps, planification, méthode.
- Médiation, résolution de conflit.
- Intégrité, impartialité, grande discrétion.
- Capacité à travailler tant en autonomie qu’en équipe.
- Capacité d’adaptation.
- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).
Niveau de diplôme requis : bac + 2
Agent administratif disposant d’une expérience significative en matière d’accueil en collectivités territoriales (expérience exigée).
QUALITÉS ATTENDUES
- Connaissances des outils de communication, des techniques d’accueil et règles téléphoniques,
- Aisance relationnelle et capacité d’écoute.
- Maitrise de l’écrit et de l’oral ; orthographe parfaite.
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel et powerpoint) et des règles générales de secrétariat.
- Autonomie
- Esprit d’initiative
- Gestion du temps, planification, méthode.
- Médiation, résolution de conflit.
- Intégrité, impartialité, grande discrétion.
- Capacité à travailler tant en autonomie qu’en équipe.
- Capacité d’adaptation.
- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).
Contact et modalités de candidature
Contact
0227282087
Informations complémentaires
VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE NOS EQUIPES :
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation, copie des diplômes, et CV. Pour les agents titulaire, copie du dernier arrêté d’avancement d’échelon ou de grade) avant le 02/01/2025 à :
Monsieur le Président
Communauté de communes des Villes Soeurs
Service des ressources humaines
12 avenue Jacques Anquetil
76260 Eu
Contact administratif : Madame BORDREZ : rh@villes-soeurs.fr ou 02.27.28.05.90
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation, copie des diplômes, et CV. Pour les agents titulaire, copie du dernier arrêté d’avancement d’échelon ou de grade) avant le 02/01/2025 à :
Monsieur le Président
Communauté de communes des Villes Soeurs
Service des ressources humaines
12 avenue Jacques Anquetil
76260 Eu
Contact administratif : Madame BORDREZ : rh@villes-soeurs.fr ou 02.27.28.05.90
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE DE COMMUNES DES VILLES SOEURS
>12 AVENUE JACQUES ANQUETIL
76260 EU
>12 AVENUE JACQUES ANQUETIL
76260 EU
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.