Agent d'accueil et de gestion administrative affaires générales-scolaires-élections

Offre n° O069241101389537
Publiée le 27/11/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
Lieu de travail
DRH - SERVICE RECRUTEMENT, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
23/12/2024
Date limite de candidature
22/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Lyon recrute
Missions / conditions d'exercice
Le 3ème arrondissement compte une population approchant 103 000 habitants.
La mairie du 3ème est composée de 43 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.
Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais 6 jours sur 7.
Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
- l'identité et la citoyenneté (titres d'identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)
L'organisation est scindée en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.
La Mairie est administrée par un Conseil d'Arrondissement de 36 membres présidé par la Maire d'arrondissement.
Missions :
Sous l'autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous êtes chargé au sein de l'équipe affaires générales-scolaires-élections, d'assurer l'accueil  et la gestion des dossiers des demandeurs de prestations. Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes susceptible d'intervenir sur d'autres thématiques telles que le premier accueil, l'état civil, les cartes nationales d'identité passeports.
Interlocuteur des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers dans le cadre règlementaire. 
Activités principales :
1- Accueil des usagers
- Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l'aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet)
- Appréhender les limites de son domaine d'intervention
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à une prestation
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser des informations auprès du public
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
2- Traitement des dossiers administratifs de l'équipe affaires générales-scolaires-élections
- Légaliser les signatures, certifier des copies conformes, délivrer des attestations d'accueil, des attestations pour le recensement citoyen, stationnement résidentiel
- Préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial
- Traiter les demandes d'inscriptions sur les listes électorales
- Traiter les demandes dématérialisées de prestations (renouvellement des demandes de vignettes de stationnement résidentiel, préinscriptions scolaires, inscriptions sur les listes électorales). Gérer le dialogue avec l'usager.  
- Vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées
3- Appui technique aux référents élections et scolaire
- Assistance à la préparation des élections
- Ponctuellement assurer la coordination du recensement de la population 
- Soutien ou suppléance éventuelle pour la préparation des commissions de dérogation aux périmètres scolaires
4- Suivi d'activité 
- Solliciter sa hiérarchie si nécessaire
- Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
- Mettre à jour des tableaux de bord
Activités spécifiques : 
Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement :
1- Premier accueil 
- Gérer les files d'attente
- Orienter les usagers, délivrer divers renseignements 
- Prendre des rendez-vous
- Délivrer des imprimés pour les pièces à fournir pour les démarches
2- Etat civil 
- Délivrer des copies intégrales d'actes, des extraits
- Vérifier les données d'état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d'état civil)
- Apposer des mentions en marge des actes
- Délivrer, mettre à jour des livrets de famille
- Assister les élus pour la célébration des mariages
3- Cartes nationales d'identité - passeports
- Traitement des demandes de cartes nationales d'identité et des passeports
- Remise des titres
Profils recherchés
Connaissances :
- organisation administrative de la collectivité
- cadre légal et règlementaire des activités exercées
- maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel) et des logiciels métiers
- technique d'expression écrite et orale
- technique de gestion des conflits
Qualités :
Vous êtes rigoureux et méthodique
Vous avez le sens de l'organisation
Vous détenez des qualités relationnelles
Vous avez l'esprit d'équipe
Vous savez faire preuve de discrétion professionnelle

Contact et modalités de candidature

Informations complémentaires
Pour accéder au formulaire de candidature, cliquer sur le lien ci-dessus.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.