SECRÉTAIRE D ACCUEIL ET ADMINISTRATIVE
Offre n° O069241031000105
Publiée le 31/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
106 AVENUE G. CLEMENCEAU, Saint-Genis-Laval (Rhône)
Poste à pourvoir le
02/12/2024
Date limite de candidature
30/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
PRÉSENTATION DE LA COLLECTIVITÉ
La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.
Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :
• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité
• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue
La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.
L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :
• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)
• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)
• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)
Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.
CADRE D’EMPLOI
Cadre d'emploi des adjoints administratifs (C)
Poste à temps plein
POSITION
Rattachement hiérarchique : Directeur de la structure « Mixcube »
Lieu de travail : « Mixcube »
La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.
Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :
• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité
• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue
La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.
L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :
• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)
• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)
• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)
Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.
CADRE D’EMPLOI
Cadre d'emploi des adjoints administratifs (C)
Poste à temps plein
POSITION
Rattachement hiérarchique : Directeur de la structure « Mixcube »
Lieu de travail : « Mixcube »
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE
Missions principales :
ASSURER LA PREMIERE REPONSE AU PUBLIC :
• Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
• informer et orienter les publics vers les autres services ou partenaires compétents
• Assurer la gestion et le suivi des salles pour les activités de la structure et pour la mise à disposition ponctuelle ou régulière pour des associations (clés, badges, alarme)
• Communiquer auprès des adhérents sur les programmes d'activités et les périodes d'inscription
• Informer les adhérents en cas d'annulation ou de retard sur une activité (en cas d'absence du coordinateur, des intervenants)
• Gérer les rendez-vous des partenaires (Amely...)
• accueillir, informer les publics en lien avec les partenaires (Amely, Conseiller numérique, PIMM’S mobile…)
EFFECTUER LE SUIVI ADMINISTRATIF LIE A L'ACTIVITE DE L'EQUIPEMENT :
• Assurer les tâches de secrétariat pour la structure : courrier, relecture / correction de divers documents
• Organiser les réunions (communication, logistique …).
• Constituer le dossier annuel d'inscription des adhérents.
• Effectuer le suivi des inscriptions et des présences sur les temps d'activités.
• Réaliser les commandes de fournitures administratives.
• Centraliser et transmettre tous les éléments nécessaires à l'élaboration des outils de communication
• Récolter et traiter les sondages
• Réaliser et ajuster les commandes cantine du centre de loisirs (mercredis, vacances scolaires)
• Référente RGPD (règlement général sur la protection des données)
• Élaborer les conventions de mises à disposition des locaux
• Transmettre l’état des heures animateurs au service des ressources humaines
• Établir des statistiques d’activités (tableau de bords interne, CAF)
REALISER LES TACHES DE COMPTABILITE INHERENTES A L'ACTIVITE :
• Assurer la tenue de caisse et enregistrer les règlements des usagers en tant que régisseur suppléant
• Gérer la co-responsabilité du coffre comprenant les moyens de paiement du centre, les paiements des adhérents et les titres de valeur faciale (titres restaurants, ANCV, CESU, tickets de bus...)
• Réaliser des demandes de prise en charge d'inscriptions auprès des partenaires
Missions secondaires :
• Assurer la fonction de serre-file en cas d’évacuation
• Assurer la suppléance en cas d’absence de l’agent comptable et régisseur
• Participer aux projets de la structure
• Présence sur quelques samedis (inscriptions)
Missions principales :
ASSURER LA PREMIERE REPONSE AU PUBLIC :
• Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
• informer et orienter les publics vers les autres services ou partenaires compétents
• Assurer la gestion et le suivi des salles pour les activités de la structure et pour la mise à disposition ponctuelle ou régulière pour des associations (clés, badges, alarme)
• Communiquer auprès des adhérents sur les programmes d'activités et les périodes d'inscription
• Informer les adhérents en cas d'annulation ou de retard sur une activité (en cas d'absence du coordinateur, des intervenants)
• Gérer les rendez-vous des partenaires (Amely...)
• accueillir, informer les publics en lien avec les partenaires (Amely, Conseiller numérique, PIMM’S mobile…)
EFFECTUER LE SUIVI ADMINISTRATIF LIE A L'ACTIVITE DE L'EQUIPEMENT :
• Assurer les tâches de secrétariat pour la structure : courrier, relecture / correction de divers documents
• Organiser les réunions (communication, logistique …).
• Constituer le dossier annuel d'inscription des adhérents.
• Effectuer le suivi des inscriptions et des présences sur les temps d'activités.
• Réaliser les commandes de fournitures administratives.
• Centraliser et transmettre tous les éléments nécessaires à l'élaboration des outils de communication
• Récolter et traiter les sondages
• Réaliser et ajuster les commandes cantine du centre de loisirs (mercredis, vacances scolaires)
• Référente RGPD (règlement général sur la protection des données)
• Élaborer les conventions de mises à disposition des locaux
• Transmettre l’état des heures animateurs au service des ressources humaines
• Établir des statistiques d’activités (tableau de bords interne, CAF)
REALISER LES TACHES DE COMPTABILITE INHERENTES A L'ACTIVITE :
• Assurer la tenue de caisse et enregistrer les règlements des usagers en tant que régisseur suppléant
• Gérer la co-responsabilité du coffre comprenant les moyens de paiement du centre, les paiements des adhérents et les titres de valeur faciale (titres restaurants, ANCV, CESU, tickets de bus...)
• Réaliser des demandes de prise en charge d'inscriptions auprès des partenaires
Missions secondaires :
• Assurer la fonction de serre-file en cas d’évacuation
• Assurer la suppléance en cas d’absence de l’agent comptable et régisseur
• Participer aux projets de la structure
• Présence sur quelques samedis (inscriptions)
Profils recherchés
COMPETENCES
Qualités professionnelles :
• Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil
• Maîtrise de l’orthographe
• Connaissances des logiciels de bureautique
• Maîtrise du logiciel d’inscriptions et de gestion des activités
• Connaissance de la réglementation de la comptabilité publique (M57)
• Connaissance des marchés publics afin d'assurer l'exécution
• Savoir organiser son travail
Qualités personnelles :
• Discrétion et diplomatie
• Rigueur et autonomie
• Sens de la communication et du travail en équipe
• Gestion des situations d'urgence et de conflits
Qualités professionnelles :
• Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil
• Maîtrise de l’orthographe
• Connaissances des logiciels de bureautique
• Maîtrise du logiciel d’inscriptions et de gestion des activités
• Connaissance de la réglementation de la comptabilité publique (M57)
• Connaissance des marchés publics afin d'assurer l'exécution
• Savoir organiser son travail
Qualités personnelles :
• Discrétion et diplomatie
• Rigueur et autonomie
• Sens de la communication et du travail en équipe
• Gestion des situations d'urgence et de conflits
Contact et modalités de candidature
Contact
0478868267
Informations complémentaires
Pour postuler merci de cliquer sur le lien si dessous qui vous enverra sur la plateforme Toodego.
Si besoin voici nos contacts
Mail: emploidrh@mairie-saintgenislaval.fr
Téléphone: 0478868267
Si besoin voici nos contacts
Mail: emploidrh@mairie-saintgenislaval.fr
Téléphone: 0478868267
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.