Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - Affaires publiques Officier d'état civil
Offre n° O069241003000389
Publiée le 21/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DRH - SERVICE RECRUTEMENT, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Mairie du 5ème arrondissement, rattachée à la Délégation Générale à la Proximité et à la Relation aux Habitants, qui compte 30 agents pour une population de 49 000 habitants, se compose de 3 services : point-accueil, affaires publiques, et vie locale.
Sous la responsabilité de la responsable affaires publiques, vous êtes l’interlocuteur-trice de proximité des usagers.
Sous la responsabilité de la responsable affaires publiques, vous êtes l’interlocuteur-trice de proximité des usagers.
Missions / conditions d'exercice
Vous travaillez sur les domaines suivants :
cartes nationales d’identité, passeports, attestations d’accueil, état-civil (reconnaissance de paternité, mariage, PACS), stationnement, recensement militaire, élections.
Les missions sont variées et demandent de la polyvalence, de la curiosité et un goût pour l’apprentissage.
La personne sera formée pour obtenir ensuite la délégation d’officier de l’état civil.
Une formation sera assurée par la Mairie du 5ème mais aussi par des organismes extérieurs.
Vous êtes garant–e de l’accès de tous au service public dans un souci d’équité et d’égalité.
Vous accueilllez et renseignez le public sur les démarches effectuables en arrondissement, et instruisez les demandes.
Accueil des usagers :
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes des usagers
- Rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits
Traitement des dossiers administratifs :
- Instruction et vérification des pièces
- Force de proposition pour améliorer le traitement des dossiers
Participation à des réunions :
- Apporter une expertise sur son domaine d'activité
- Participer à un réseau d'échange entre professionnel
- Transmettre les informations à ses collègues
Fonction de référent thématique :
- Participer à des réunions et faire le lien avec l’ensemble de l’équipe
- Conseiller techniquement les interlocuteurs
- Recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques
- Se tenir au courant des évolutions réglementaires et transmettre aux collègues
Ponctuellement, gestion de l’accueil général du public, du standard et des demandes acheminées par voie électronique, inscriptions scolaires, calcul de quotient familial municipal
Informations complémentaires
Lieu de travail :
Principalement Mairie du Point du Jour (14 rue E. Locard) et occasionnellement Annexe du Vieux Lyon 69005 Lyon (5 place du petit collège)
Rémunération :
- 2100€ brut mensuel + prime de fin d'année 1836€ brut et CRM 457€ brut sous conditions
Conditions spécifiques d’exercice :
- Présence 1 samedi matin sur 3 de 8h30 à 12h15 (récupération des heures)
- Travail une à deux fois par an le samedi après-midi pour célébrer les mariages avec l’élu
- Travail les week-ends pendant les scrutins électoraux (travail rémunéré en plus du salaire)
- Participation ponctuelle aux temps forts de la vie institutionnelle de l’arrondissement : vœux du maire, accueil des nouveaux arrivants, forum des associations (avec récupération ou primes selon les cas)
- Formation régulière du personnel et accompagnement à la prise de fonction
- Possibilité d’utiliser les vélos électriques pour se déplacer dans le cadre professionnel
- Aide à la mobilité durable : prime pour les déplacements en mode doux, prise en charge à 75 % des transports en commun
- 21 jours de RTT, tickets restaurant (8,5 euros), comité œuvres sociales
- 38 h 45 hebdomadaires
- NBI Accueil : 10 points
cartes nationales d’identité, passeports, attestations d’accueil, état-civil (reconnaissance de paternité, mariage, PACS), stationnement, recensement militaire, élections.
Les missions sont variées et demandent de la polyvalence, de la curiosité et un goût pour l’apprentissage.
La personne sera formée pour obtenir ensuite la délégation d’officier de l’état civil.
Une formation sera assurée par la Mairie du 5ème mais aussi par des organismes extérieurs.
Vous êtes garant–e de l’accès de tous au service public dans un souci d’équité et d’égalité.
Vous accueilllez et renseignez le public sur les démarches effectuables en arrondissement, et instruisez les demandes.
Accueil des usagers :
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes des usagers
- Rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits
Traitement des dossiers administratifs :
- Instruction et vérification des pièces
- Force de proposition pour améliorer le traitement des dossiers
Participation à des réunions :
- Apporter une expertise sur son domaine d'activité
- Participer à un réseau d'échange entre professionnel
- Transmettre les informations à ses collègues
Fonction de référent thématique :
- Participer à des réunions et faire le lien avec l’ensemble de l’équipe
- Conseiller techniquement les interlocuteurs
- Recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques
- Se tenir au courant des évolutions réglementaires et transmettre aux collègues
Ponctuellement, gestion de l’accueil général du public, du standard et des demandes acheminées par voie électronique, inscriptions scolaires, calcul de quotient familial municipal
Informations complémentaires
Lieu de travail :
Principalement Mairie du Point du Jour (14 rue E. Locard) et occasionnellement Annexe du Vieux Lyon 69005 Lyon (5 place du petit collège)
Rémunération :
- 2100€ brut mensuel + prime de fin d'année 1836€ brut et CRM 457€ brut sous conditions
Conditions spécifiques d’exercice :
- Présence 1 samedi matin sur 3 de 8h30 à 12h15 (récupération des heures)
- Travail une à deux fois par an le samedi après-midi pour célébrer les mariages avec l’élu
- Travail les week-ends pendant les scrutins électoraux (travail rémunéré en plus du salaire)
- Participation ponctuelle aux temps forts de la vie institutionnelle de l’arrondissement : vœux du maire, accueil des nouveaux arrivants, forum des associations (avec récupération ou primes selon les cas)
- Formation régulière du personnel et accompagnement à la prise de fonction
- Possibilité d’utiliser les vélos électriques pour se déplacer dans le cadre professionnel
- Aide à la mobilité durable : prime pour les déplacements en mode doux, prise en charge à 75 % des transports en commun
- 21 jours de RTT, tickets restaurant (8,5 euros), comité œuvres sociales
- 38 h 45 hebdomadaires
- NBI Accueil : 10 points
Profils recherchés
Connaissances :
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook
- Aisance sur des progiciels spécialisés : Formation en interne sur les logiciels Cityweb (logiciel état civil) Select (gestion des inscriptions électorales), Selligent (gestion de la relation à l’usager)
- Bon niveau d’expression écrite et orale
- Technique de gestion des conflits
- Des connaissances juridiques et/ou sur le fonctionnement des collectivités territoriales seront fortement appréciées
Savoir-faire - Savoir-être :
- Savoir faire circuler l’information et rendre compte de son activité
- Être en capacité de gérer des situations de stress de l’usager
Qualités :
- Esprit d'équipe mais également capacité à être autonome
- Sens de l'organisation, du classement, rigueur absolument indispensable
- Qualités relationnelles aussi bien avec les usagers que les collègues. Capacité d’empathie et d’écoute mais aussi de remise en cause.
- Discrétion professionnelle
- Respect du principe de neutralité du service public
- Sens du service public
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook
- Aisance sur des progiciels spécialisés : Formation en interne sur les logiciels Cityweb (logiciel état civil) Select (gestion des inscriptions électorales), Selligent (gestion de la relation à l’usager)
- Bon niveau d’expression écrite et orale
- Technique de gestion des conflits
- Des connaissances juridiques et/ou sur le fonctionnement des collectivités territoriales seront fortement appréciées
Savoir-faire - Savoir-être :
- Savoir faire circuler l’information et rendre compte de son activité
- Être en capacité de gérer des situations de stress de l’usager
Qualités :
- Esprit d'équipe mais également capacité à être autonome
- Sens de l'organisation, du classement, rigueur absolument indispensable
- Qualités relationnelles aussi bien avec les usagers que les collègues. Capacité d’empathie et d’écoute mais aussi de remise en cause.
- Discrétion professionnelle
- Respect du principe de neutralité du service public
- Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.