Secrétaire / assistant(e) au chef de projet Massif des Vosges
Offre n° O068240930001883
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Maison du parc - 1 rue du Couvent, Munster (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon grille indiciaire de la FPT + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle administratif et sous la responsabilité de la responsable ressources humaines et moyens généraux, renfort du secrétariat général (50%) et secrétariat du poste de Chef de projet tourisme Massif des Vosges (50%).
Spécificités du poste : gestion des imprévus, contact avec des interlocuteurs variés, respect des consignes de confidentialité. Travail sur écran. Horaires susceptibles de varier du fait de l'organisation de réunions ou d'évènements en soirée et le week-end. Déplacements possibles sur l'ensemble du territoire du Massif des Vosges.
Spécificités du poste : gestion des imprévus, contact avec des interlocuteurs variés, respect des consignes de confidentialité. Travail sur écran. Horaires susceptibles de varier du fait de l'organisation de réunions ou d'évènements en soirée et le week-end. Déplacements possibles sur l'ensemble du territoire du Massif des Vosges.
Missions / conditions d'exercice
Pour le secrétariat général du Parc naturel régional des Ballons des Vosges :
- Accueil téléphonique,
- Mise en forme de différents documents (courriers, notes, rapports, affiches, cartons invitations, etc.),
- Reproduction de documents,
- Enregistrement et répartition du courrier arrivé,
- Mise sous pli et affranchissement,
- Préparation et organisation logistique de réunions : convocations, réception des participants, réservation conférence téléphonique...
- Appui aux secrétaires de pôle,
- Programmation des réunions en visio-conférence et accompagnement de l'équipe dans l'utilisation de l'outil de visio-conférence,
- Achats de petites fournitures administratives et produits d'entretien,
- Mise à jour de la base de données,
- Prise de rendez-vous,
- Classement.
Pour la mission " Massif des Vosges " :
- Secrétariat : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements, affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, gestion de mailings.
- Assistance au chef de projet en son absence : gestion et suivi de certains dossiers, rédaction de notes à partir de consignes.
- Gestion et suivi des supports de marques " Massif des Vosges ".
- Accueil téléphonique,
- Mise en forme de différents documents (courriers, notes, rapports, affiches, cartons invitations, etc.),
- Reproduction de documents,
- Enregistrement et répartition du courrier arrivé,
- Mise sous pli et affranchissement,
- Préparation et organisation logistique de réunions : convocations, réception des participants, réservation conférence téléphonique...
- Appui aux secrétaires de pôle,
- Programmation des réunions en visio-conférence et accompagnement de l'équipe dans l'utilisation de l'outil de visio-conférence,
- Achats de petites fournitures administratives et produits d'entretien,
- Mise à jour de la base de données,
- Prise de rendez-vous,
- Classement.
Pour la mission " Massif des Vosges " :
- Secrétariat : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements, affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, gestion de mailings.
- Assistance au chef de projet en son absence : gestion et suivi de certains dossiers, rédaction de notes à partir de consignes.
- Gestion et suivi des supports de marques " Massif des Vosges ".
Profils recherchés
Profil recherché :
Niveau BAC dans le domaine du secrétariat
Expérience requise : plus de 3 ans dans un poste équivalent
Savoirs généraux
- Bonne connaissance des techniques de communication orale et écrite
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement des collectivités publiques
Savoirs faire (compétences techniques)
- Utilisation des modes de communication écrites et orales
- Utilisation de l'outil informatique (word, excel)
- Respect des procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Prise et restitution de messages
Savoirs être (aptitudes)
- S'exprimer correctement à l'oral et par écrit
- Travailler en équipe
- Respect de la confidentialité des informations et des données
- Rigueur, autonomie, réactivité, capacité à gérer les imprévus
Niveau BAC dans le domaine du secrétariat
Expérience requise : plus de 3 ans dans un poste équivalent
Savoirs généraux
- Bonne connaissance des techniques de communication orale et écrite
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement des collectivités publiques
Savoirs faire (compétences techniques)
- Utilisation des modes de communication écrites et orales
- Utilisation de l'outil informatique (word, excel)
- Respect des procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Prise et restitution de messages
Savoirs être (aptitudes)
- S'exprimer correctement à l'oral et par écrit
- Travailler en équipe
- Respect de la confidentialité des informations et des données
- Rigueur, autonomie, réactivité, capacité à gérer les imprévus
Contact et modalités de candidature
Contact
Elise AUCOUTURIER, Responsable Ressources humaines, Tel : 03.89.77.90.22
Informations complémentaires
Personnes à contacter et modalités de dépôt des candidatures :
Les candidatures sont à adresser par mail à l'adresse suivante : candidature@parc-ballons-vosges.fr
Veuillez préciser sur votre candidature votre statut (fonctionnaire avec grade ou non-fonctionnaire)
Les candidatures sont à adresser par mail à l'adresse suivante : candidature@parc-ballons-vosges.fr
Veuillez préciser sur votre candidature votre statut (fonctionnaire avec grade ou non-fonctionnaire)
Adresse de l'employeur
SMO PARC NATUREL RÉGIONAL DES BALLONS DES VOSGES
>1 rue du Couvent
68140 Munster
>1 rue du Couvent
68140 Munster
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.