Agent de logistique et d'accueil du protocole
Offre n° O066250211000804
Publiée le 12/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 boulevard Saint-Assiscle - BP 20641, Perpignan (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
14/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Protocole, le titulaire du poste assure des missions logistiques et d’accueil ainsi que le soutien technique de préparation des manifestations organisées par PMM au sein du territoire de l’EPCI.
Missions / conditions d'exercice
Mise en place des réunions dans leurs aspects logistique et protocolaire :
• Préparer le hall d’accueil, les salles : s’assurer de l’état irréprochable (pavoisement, présentoirs)
• Editer les chevalets et badges
• Préparer les réunions de PMM: boissons, viennoiseries, en début de matinée et en cours de journée si nécessaire
• Assurer la mise en place de l’amphithéâtre pour les conférences des maires, bureaux et conseils de communauté
• Veiller à la mise en place des différentes configurations de mobilier des salles
• Suivre l’état des mobiliers
• Superviser au quotidien les bureaux et salles du 1er étage, amphithéâtre, espace convivialité, bureaux des élus, cafétéria
Réception, traitement et diffusion des informations à l’organisation et logistique des manifestations et réunions internes et externes :
• Répondre et appeler les services (internes et externes)
• Traiter les différentes demandes transmises par les services
• Assurer le service des repas, buffets ou cafés.
• Gérer le parc vaisselier et outils protocolaires nécessaires aux différentes manifestations
• Assurer le transport et l’installation du matériel nécessaire à l’évènement (pupitre, sono, oriflamme, kakémono,…)
Coordination avec les fournisseurs externes, réception de la marchandise, gestion des stocks, suivi comptable
• Gérer, sur avis du Cabinet, les consultations, les commandes, devis et facturation des différents fournisseurs du Cabinet
• Classer et archiver les documents comptables
• Contrôler les livraisons et veiller à la qualité des produits reçus
• Optimiser les flux de stocks et produits
• Réaliser les réclamations et effectuer les échanges
• Mettre en place les cocktails, réceptions et petits déjeuners, service, débarrassage, démontage
Suppléance du Responsable du Protocole en cas de multiplicité de manifestations dans l’hôtel communautaire
• Accueillir
• Assurer la validation des salles, afficher les informatifs des réunions
• Placer les chevalets et effectuer le rangement
Répondre à toute demande ponctuelle des besoins du Cabinet dans la gestion des accueils et réunions organisées.
• Préparer le hall d’accueil, les salles : s’assurer de l’état irréprochable (pavoisement, présentoirs)
• Editer les chevalets et badges
• Préparer les réunions de PMM: boissons, viennoiseries, en début de matinée et en cours de journée si nécessaire
• Assurer la mise en place de l’amphithéâtre pour les conférences des maires, bureaux et conseils de communauté
• Veiller à la mise en place des différentes configurations de mobilier des salles
• Suivre l’état des mobiliers
• Superviser au quotidien les bureaux et salles du 1er étage, amphithéâtre, espace convivialité, bureaux des élus, cafétéria
Réception, traitement et diffusion des informations à l’organisation et logistique des manifestations et réunions internes et externes :
• Répondre et appeler les services (internes et externes)
• Traiter les différentes demandes transmises par les services
• Assurer le service des repas, buffets ou cafés.
• Gérer le parc vaisselier et outils protocolaires nécessaires aux différentes manifestations
• Assurer le transport et l’installation du matériel nécessaire à l’évènement (pupitre, sono, oriflamme, kakémono,…)
Coordination avec les fournisseurs externes, réception de la marchandise, gestion des stocks, suivi comptable
• Gérer, sur avis du Cabinet, les consultations, les commandes, devis et facturation des différents fournisseurs du Cabinet
• Classer et archiver les documents comptables
• Contrôler les livraisons et veiller à la qualité des produits reçus
• Optimiser les flux de stocks et produits
• Réaliser les réclamations et effectuer les échanges
• Mettre en place les cocktails, réceptions et petits déjeuners, service, débarrassage, démontage
Suppléance du Responsable du Protocole en cas de multiplicité de manifestations dans l’hôtel communautaire
• Accueillir
• Assurer la validation des salles, afficher les informatifs des réunions
• Placer les chevalets et effectuer le rangement
Répondre à toute demande ponctuelle des besoins du Cabinet dans la gestion des accueils et réunions organisées.
Profils recherchés
Savoir
Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de Perpignan Méditerranée
Connaissance des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance du vocabulaire professionnel du Service
Connaissance basique des usages protocolaires, pavoisement et des procédures de sécurité.
Savoir-faire
Techniques de base de secrétariat
Maîtrise des logiciels informatiques : world, Excel, internet, Outlook
Maîtrise des notions d’organisation et de gestion du temps
Savoir mettre en œuvre les projets dans le respect des consignes
Qualités rédactionnelles et d’expression orale
Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Rendre compte
Savoir-être
Discret - rigoureux – diplomate - sens du contact - esprit d’équipe - devoir de réserve et sens du service public
Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de Perpignan Méditerranée
Connaissance des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance du vocabulaire professionnel du Service
Connaissance basique des usages protocolaires, pavoisement et des procédures de sécurité.
Savoir-faire
Techniques de base de secrétariat
Maîtrise des logiciels informatiques : world, Excel, internet, Outlook
Maîtrise des notions d’organisation et de gestion du temps
Savoir mettre en œuvre les projets dans le respect des consignes
Qualités rédactionnelles et d’expression orale
Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Rendre compte
Savoir-être
Discret - rigoureux – diplomate - sens du contact - esprit d’équipe - devoir de réserve et sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0468086000
Informations complémentaires
CV +Lettre de motivation obligatoire
Joindre le dernier arrêté de situation administrative
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.