Agent d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O064241203001372
Publiée le 03/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Atchoarena, Bidart (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
03/02/2025
Date limite de candidature
31/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rejoignez notre équipe à la Mairie de Bidart en tant qu'agent d'accueil H/F à mi-temps (17h30/semaine) !
Vous serez le premier visage que nos administrés verront, jouant un rôle clé dans l'accueil chaleureux et le renseignement efficace du public.
Votre sens du service public et votre aisance avec les outils informatiques seront des atouts précieux pour gérer les demandes des citoyens et le courrier de la collectivité.
Dans un environnement stimulant, vous aurez l'opportunité de collaborer avec tous nos services et de contribuer activement à la bonne marche de la mairie.
Si vous êtes organisé, réactif et avez le souci du détail et le sens du contact, cette opportunité est faite pour vous.
Vous serez le premier visage que nos administrés verront, jouant un rôle clé dans l'accueil chaleureux et le renseignement efficace du public.
Votre sens du service public et votre aisance avec les outils informatiques seront des atouts précieux pour gérer les demandes des citoyens et le courrier de la collectivité.
Dans un environnement stimulant, vous aurez l'opportunité de collaborer avec tous nos services et de contribuer activement à la bonne marche de la mairie.
Si vous êtes organisé, réactif et avez le souci du détail et le sens du contact, cette opportunité est faite pour vous.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Assurer l’accueil et renseigner le public se présentant à l’accueil de la Mairie
Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone :
- Réaliser de l’accueil de premier niveau
- Orienter les usagers vers les services internes et / ou les réorienter
- Réceptionner et transmettre des messages.
- Gestion de la boite mail de la mairie
- Se tenir informé des démarches administratives.
Surveiller les accès du hall Mairie :
- Ouvrir et fermer les portes de l’accueil Mairie aux heures indiquées.
- S’informer de l’identité de toutes les personnes entrantes.
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents.
Assurer la gestion de l’espace d’accueil de la Mairie :
- Afficher des supports d’informations actualisés.
- Prendre en charge la gestion des stocks de documentations.
- Tenir l’espace de travail et d’accueil propre et organisé.
Mission 2 : Participer à la gestion des documents administratifs en collaboration avec le responsable du service.
Traiter les principaux dossiers administratifs des administrés (certificats de vie, demandes d’actes, livret de famille...)
- Être pédagogique avec le public souhaitant constituer un dossier administratif.
- Vérifier les pièces du dossier apportées par l’administré.
- Constituer et suivre les dossiers.
- Renseigner et prendre des RDV pour les démarches d’état civil/funéraire/élections.
- Renseigner sur les démarches liées aux listes électorales, recevoir les dossiers d’inscriptions, participer à la gestion de la liste électorale.
Mission 3 : Gérer le courrier le la collectivité.
Assurer la réception, la distribution et l’expédition du courrier entrant et sortant de la collectivité.
- Réceptionner et ouvrir le courrier entrant (mail et courriers).
- Numériser, enregistrer et indexer les flux de courriers sortants et entrants dans la solution de gestion de documents.
- Mettre sous pli et préparer le courrier pour expédition quotidienne.
- Affranchir le courrier sortant.
Autres activités selon les besoins :
- Participer en collaboration avec les autres agents du service aux mission d’état civil et funéraire.
- Déplacements possibles sur le territoire pour transmettre des documents aux autres services.
Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone :
- Réaliser de l’accueil de premier niveau
- Orienter les usagers vers les services internes et / ou les réorienter
- Réceptionner et transmettre des messages.
- Gestion de la boite mail de la mairie
- Se tenir informé des démarches administratives.
Surveiller les accès du hall Mairie :
- Ouvrir et fermer les portes de l’accueil Mairie aux heures indiquées.
- S’informer de l’identité de toutes les personnes entrantes.
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents.
Assurer la gestion de l’espace d’accueil de la Mairie :
- Afficher des supports d’informations actualisés.
- Prendre en charge la gestion des stocks de documentations.
- Tenir l’espace de travail et d’accueil propre et organisé.
Mission 2 : Participer à la gestion des documents administratifs en collaboration avec le responsable du service.
Traiter les principaux dossiers administratifs des administrés (certificats de vie, demandes d’actes, livret de famille...)
- Être pédagogique avec le public souhaitant constituer un dossier administratif.
- Vérifier les pièces du dossier apportées par l’administré.
- Constituer et suivre les dossiers.
- Renseigner et prendre des RDV pour les démarches d’état civil/funéraire/élections.
- Renseigner sur les démarches liées aux listes électorales, recevoir les dossiers d’inscriptions, participer à la gestion de la liste électorale.
Mission 3 : Gérer le courrier le la collectivité.
Assurer la réception, la distribution et l’expédition du courrier entrant et sortant de la collectivité.
- Réceptionner et ouvrir le courrier entrant (mail et courriers).
- Numériser, enregistrer et indexer les flux de courriers sortants et entrants dans la solution de gestion de documents.
- Mettre sous pli et préparer le courrier pour expédition quotidienne.
- Affranchir le courrier sortant.
Autres activités selon les besoins :
- Participer en collaboration avec les autres agents du service aux mission d’état civil et funéraire.
- Déplacements possibles sur le territoire pour transmettre des documents aux autres services.
Profils recherchés
- Grande maîtrise des outils informatiques.
- Excellentes compétences relationnelles et sens de l’accueil requis.
- Capacité à l’anticipation, à l’auto-organisation et à travailler dans un environnement dynamique.
- Travail en équipe.
- Langues appréciées : anglais ou espagnol, le basque est un plus.
- Excellentes compétences relationnelles et sens de l’accueil requis.
- Capacité à l’anticipation, à l’auto-organisation et à travailler dans un environnement dynamique.
- Travail en équipe.
- Langues appréciées : anglais ou espagnol, le basque est un plus.
Contact et modalités de candidature
Contact
0559549067
Informations complémentaires
Postulez dès maintenant en envoyant CV et lettre de motivation exclusivement par mail à rh@bidart.fr avant le 31/12/2024.
Intégration directe, détachement ou CDD.
Découvrez (absolument) le détail des tâches sur la fiche de poste en ligne sur bidart.fr rubrique "emplois et stages" (lien direct ci-dessous).
Intégration directe, détachement ou CDD.
Découvrez (absolument) le détail des tâches sur la fiche de poste en ligne sur bidart.fr rubrique "emplois et stages" (lien direct ci-dessous).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.