CHARGÉ(E) D’ACCUEIL ET ETAT CIVIL
Offre n° O062250319000153
Publiée le 19/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Basly - CS70029, Isbergues (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
20/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales et de la direction générale des services, l'agent d'accueil et d'état civil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public au sein des mairies annexes de la ville. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l'état civil. Il peut également être en renfort sur diverses missions des affaires générales.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public et gestion administrative au sein des mairies annexes de la ville
- Accueillir le public ;
- Recevoir, filtrer et orienter les communications ;
- Prendre les messages :
o noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
o transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
- Distribuer, délivrer ou réceptionner des documents ;
- Enregistrement et classement des documents et fichiers ;
Etat civil
- Instruction et constitution des actes d’état civil ;
- Mise à jour des registres d’état-civil (établissement et enregistrement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…) ;
- Délivrance de certificat d’hérédité
- Enregistrement (et traitement) des demandes de changement de nom/prénom ;
- Délivrance des actes d’état-civil, attestation d’accueil, certificat de vie ;
- Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence éventuelle lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention) ;
- Préparation des dossiers de PACS et de baptêmes civils (présence lors de la signature du PACS) ;
- Traitement des demandes de recensement militaire ;
- Information presse
Gestion des cimetières
- Concession des cimetières : vente, enregistrement dans le logiciel et mise à jour du plan (délivrance et contrôle des titres de concessions) ;
- Location cases de columbarium / cavurnes ;
- Suivi et mise à jour le cas échéant du règlement des cimetières ;
Elections
- Aide à l’organisation des élections
- Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Mise à jour de la liste électorale (suivi des fiches (radiations, changement d’adresse, inscriptions)
- Permanence élection
- Accueillir le public ;
- Recevoir, filtrer et orienter les communications ;
- Prendre les messages :
o noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
o transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
- Distribuer, délivrer ou réceptionner des documents ;
- Enregistrement et classement des documents et fichiers ;
Etat civil
- Instruction et constitution des actes d’état civil ;
- Mise à jour des registres d’état-civil (établissement et enregistrement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…) ;
- Délivrance de certificat d’hérédité
- Enregistrement (et traitement) des demandes de changement de nom/prénom ;
- Délivrance des actes d’état-civil, attestation d’accueil, certificat de vie ;
- Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence éventuelle lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention) ;
- Préparation des dossiers de PACS et de baptêmes civils (présence lors de la signature du PACS) ;
- Traitement des demandes de recensement militaire ;
- Information presse
Gestion des cimetières
- Concession des cimetières : vente, enregistrement dans le logiciel et mise à jour du plan (délivrance et contrôle des titres de concessions) ;
- Location cases de columbarium / cavurnes ;
- Suivi et mise à jour le cas échéant du règlement des cimetières ;
Elections
- Aide à l’organisation des élections
- Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Mise à jour de la liste électorale (suivi des fiches (radiations, changement d’adresse, inscriptions)
- Permanence élection
Profils recherchés
Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil, de l'état civil.
Savoir et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques d’accueil du public
- Bonnes connaissances dans le domaine de l’état civil
- Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook...);
- Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune ;
Savoir-être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Autonomie ;
Savoir et Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques d’accueil du public
- Bonnes connaissances dans le domaine de l’état civil
- Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook...);
- Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune ;
Savoir-être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Autonomie ;
Contact et modalités de candidature
Contact
0321613080
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à l'attention de Mr Le Maire
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE ISBERGUES
>Place Basly - CS70029
62330 Isbergues cedex
>Place Basly - CS70029
62330 Isbergues cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.